流动人员人事档案信息化刍议

[摘 要]新时期，随着流动人员及其人事档案数量的跃升，相应的档案管理问题也在不断涌现，本文拟从问题、意义、特征以及内容四个方面简单阐述流动人员人事档案信息化的重要性，以期对进一步研究该领域起到抛砖引玉之用。

[关键词]流动人员；人事档案；信息化

人事档案承载着一个人的工作状况、思想品德、奖励惩处等各种经历，是最能用事实反映个人履历的重要资料，在社会化服务中发挥着举足轻重的作用。流动人员人事档案是人事档案中最为庞大的内容之一。本文拟对流动人员人事档案信息化相关问题做一些初步探讨，旨在对该群体人事档案的建设与发展有所裨益。

一、流动人员人事档案管理的问题

（一）总体状况

近年来，伴随着我国社会经济的日趋发展、城市化进程的不断加快以及人事制度改革的逐步深化，流动人员在全国各地所占比重日渐跃升，该人群的人事档案数量也随之迅猛激增，其档案管理工作面临严峻考验，加之现代化的设备和技术在档案事业中的广泛应用，传统的档案管理模式和方法已稍显滞后，需要亟待改进和完善。

（二）具体问题

1.管理不到位

虽然中组部和人事部联合的《流动人员人事档案管理暂行规定》（下文简称《规定》）中已明确规定了管理流动人员人事档案的部门是党委组织部门和政府人事行政部门及其所属的人才流动服务机构，但诸多现实问题的存在导致了许多其他的部门也设立机构来掌管流动人员的档案。因之，该人群的人事档案管理缺乏一定的权威性和严肃性，社会各界逐渐降低了对档案的信任。

2.时效不凸显

由于流动人员人事档案的纷繁复杂性以及其管理机构人员的配备不足，当事人升迁、进修、鉴定、业绩等方方面面的材料不能及时入档，其中多数人才服务机构保管的档案均处于“进来时和出去时基本保持原貌”的状态，直接影响了档案的时效性。

3.实用不明确

流动人员人事档案管理上的缺陷，致使档案材料出现虚假、陈旧、空泛等问题，不仅不能完整反映流动人员的职业变化历程，而且在很大程度上抹杀了档案的实际利用价值。

二、流动人员人事档案信息化的意义

（一）有效避免档案传递过程中出现的问题

现实工作中，很多用人单位在接收、利用或者转出人事档案时忽视国家相关规定，允许当事人自己携带个人档案，或者在接转档案时不加盖密封章，导致档案内容被私改或者私删，这些负面事件的发生严重损害了流动人员人事档案的真实性。通过流动人员人事档案信息化网络平台，相关组织和部门在权限范围内可随时随地查询、更新和审核所需人员的信息，可有效避免档案传递过程中的隐患问题。

（二）节约成本

现有的流动人员人事档案管理体制的弊端导致很多档案存在多方管理的现象，造成人力物力的不必要浪费。信息化建设，通过搭建全国流动人员公共信息网，集中统一管理该人群的人事档案，合理节约成本，优化资源配置。

（三）方便档案的查找利用

流动人员人事档案来源较广，涵盖种类繁多，加之现有的人才流动服务机构对其相对滞后的整理，致使档案利用有所不便，实现流动人员人事档案信息化管理，建立科学合理的网络检索工具，方便查找利用。

（四）拓展人事管理和人才服务空间

现有的流动人员人事档案管理仅仅将该人群的档案局限于一个单位或者一个地区，不利于人才资源的优化配置。流动人员人事档案信息化建设通过搭建人才资源网络平台，将人事管理和人才服务空间由单位、地区拓展到全社会，用人单位可在权限范围内不受地域限制来挖掘所需人才。

（五）实现档案的动态管理

档案内容的陈旧以及大量“弃档”、“死档”现象的存在，使流动人员人事档案几乎处于一种管理上的静止状态，未能正常发挥其应有的作用。信息化使流动人员人事档案管理不受客观条件的限制，管理部门可通过网络服务平台随时补充档案内容，为广大用户提供便利，实现其动态化管理。

三、流动人员人事档案信息化的特征

（一）以人为本和为民服务的管理理念

人本性是流动人员人事档案信息化管理的根本特性。信息化管理最终的目的是为了促进全社会流动人口的全面发展，以真实的资料来反映该群体的工作履历、思想道德等素质，帮助其实现人生价值。

（二）权限性和开放性的管理空间

流动人员人事档案信息化具有特定的权限规定，在条件允许范围内将该群体的人事档案信息资源整合到全社会，为全体档案利用者提供良好而开放的服务空间。

（三）实践性和操作性的管理品质

流动人员人事档案信息化管理是一项实践性和操作性很强的档案管理模式，面向全社会各阶层的人群，需要管理人员具备相当扎实的处理实践问题的经验，才能不断提升档案管理的品质。

四、流动人员人事档案信息化的内容

（一）流动人员信息库

所谓流动人员信息库，就是涵盖全国流动人员信息的集合体。该信息库首先需要建立各大省、直辖市流动人员信息资源网，在此基础上运用统一的流动人员人事档案信息管理软件，进而建立健全全国流动人员信息资源体系。该信息库集信息录入、个人追踪与网络查询等多个子系统于一体，最大范围地实现档案接收、追踪与利用的一站式服务。

（二）标准和规范

“无规矩不成方圆”，在开放而复杂的网络世界中，科学有效的行业标准和规范必然会更好地促进网络平台的良性发展。针对流动人员人事档案的种类和特征，建立健全统一的流动人员人事档案管理制度和流程，在档案信息化各个环节中保证信息的真实与完整。具体来看主要包括三种类型：一是法律法规类，1996年颁布的《规定》显然已经不能完全适应当今社会的发展，一些新问题与原有的老政策逐渐表现出不和谐的局面，制定与社会发展步伐相一致的法律法规是确保流动人员人事档案信息化顺利开展的首要任务。二是基础类，包括数字档案文件格式、元数据等规范。三是技术操作类，包括计算机软硬件基础设施、存储压缩格式、安全保障等统一标准和规范。

（三）人才队伍

信息技术的高速发展，促使传统的劳动密集型档案管理模式逐步转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作模式，从而决定了更加立体化和多元化的人才结构已成为信息化建设队伍中的中流砥柱。流动人员人事档案信息化人才队伍建设，应从四个方面把握：一是根据实际需要配备档案管理人员，切实解决人员不足的现状；二是严格职业资格认证体系，确保从业人员素质过硬；三是吸收掌握信息化和系统分析知识的专业人才，及时更新人才比例；四是加强从业人员继续教育，不断拓展自身素质。随着流动人员人事档案信息化工作的不断深入开展，人才组成必须根据实际工作的发展需要，随时调整和补充，以保证该领域人才队伍的构成组合处于最佳状态。

信息化是实现社会主义现代化建设全局的重要战略举措，积极推进流动人员人事档案信息化建设符合当前我国档案事业建设的总体要求。要实现信息化建设的目标，在现代化进程中科学有效地管理好流动人员的人事档案，不能单靠某一方面的力量，而是需要在政府和相关部门的正确引导以及全社会公众的共同努力下全方位、多角度地逐步展开。笔者相信，随着我国现代化和档案信息化进程的不断加快，流动人员人事档案信息化建设会愈来愈受到社会各界的广泛关注。

参考文献：

[1]中共中央组织部，人事部.流动人员人事档案管理暂行规定[S].

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作者简介：张盛华，男，西南林业大学综合档案室助理馆员。