如何做好企业进存销内部控制

【摘 要】内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。一个企业如果具备完善的内部控制制度，并使之得到有力的执行，那么必定能给企业带来不少好处，内部控制的好坏关乎一个企业的生存与发展，国内外对于内控制度的研究、实施越来越重视，本文通过对A公司内部控制的整体结构分析，到对其中最重要的3个环节：进、存、销内部控制进行分析，了解了A公司进存销业务内部控制现状，通过细节分析，A公司的进销存内部控制设置是完善的，执行也是大体有效的，但在其中也发现了一些不足，同时，针对这些不足，提出一些改进的方案，以做好A企业进销存内部控制。

【关键词】进销存；内部控制；制度

A公司成立于20世纪90年代末期，是一家销售、服务、售后为一体的大型企业。公司主营各品牌电脑及终端 ；各式打印机激光打印机、喷墨打印机、喷绘机及售后维修服务；兼营散装碳粉及耗材零配件，发展初期，规章制度不齐全，效率也不够高，到 2000 年左右，公司意识到传统的管理方式已经不能满足公司快速的发展，遂即开始制定了一整套的规章流程，也就是公司内部控制制度的雏形。到2000年，公司销售规模越来越大，销售额已达4亿多元，当今内部控制制度已不符合当前形式，故对其重要的进存销环节进行内部控制研究。

一、A公司进存销内部控制现状

1.A公司进货内部控制制度

A公司进货控制活动中，主要由采供部、销售部、仓储部和财务部、售后服务部完成各项工作。采购要包括以下流程，编制需求、请购、审批、选择供应商、签订合同、入库验收及付款7个步骤：

（1）编制需求及采购计划，财务门部预算人员根据公司下发的预算计划表及以前年度商品采购情况采用增量预算法编制一定时间段的商品采购预算表。

（2）请购，销售部门根据公司下发的计划性文件和预算分析存销比、月度销售能力等情况，进行采购申请。

（3）审批，采供部部门负责人进行第一步审批，审批合格后，由分管领导进行最终审批，只有审批通过的采购才能继续。

（4）选择供应商，由采购员选择合作的供应商，拟定拟采购种类、数额及金额等数据，不出现重大变动，供应商为长期合作的企业。部门负责人审核后，确定供应商名单。

（5）签订合同，采供部根据采购申请分别向长期合作的企业提出月度初步订单。供销双方根据预测数、半年计划、商业库存及工业生产等因素进行磋商，达成一致，报分管领导批准，形成商品合同订单。

（7）付款，该公司采购付款是依据签订的采购合同进行款项支付，主要采用周期结算付款，通常账期为30-60天。基本报账程序如下，采购归口部门资金管理员根据审核无误的“货款审批单”录入资金监管系统；在合同约定周期内，出纳人员完成会计凭证的审核与资金监管系统中支付凭证的相关信息填制、网上银行付款申请单，再递交财务负责任人审核、确认，再由出纳人员完成支付，对支付金额较大的款项出纳人员在支付完成后及时打印支付凭证附在原会计凭证后面，再次核对支付的正确性。

2.A公司的存货管理内部控制

（1）存货验收入库内部控制

对于购进商品，当商品运输到 A公司后，采购部、售后服务部部门人员与仓储部门人员共同接收采购物资。采购部核对购进商品的采购单据与待检物资。售后服务部部门主要负责核对购入商品的型号、配置、机器性能是否与合同上一致；仓储部门需要负责核对商品数量、型号、外包装是否完好的准确性。商品一致的话对存货进行验收，根据采购单形成相应的入库单，打印入库单，一式二联，一联仓储留存，一联转交财务部。再由仓储部进行入库扫描，扫描获取的信息数据导入仓储系统，数据通过信息系统导入销售系统。

（2）仓储环节的内部控制

存货实务入库必须得到管理层的指示与批准，这是存储环节的关键控制点。企业的存储管理需要有适当的存储设施，以使存货免受意外损坏、盗窃或者是被人为破坏。保管专员对检验合格的商品，按照规格分门别类的放置在制定地点。仓储部门负责人需规定固定时间，组织专业人员对存货进行清查、盘点，以防损坏。每次检查都应做好记录，做到存货信息一致。

（3）领用与发出

业务部在销售系统里提交相应订单（订单包括收货客户地址，单价、数量、账期信用额度等），经各级领导审批合格的订单，最终显示在仓储系统里，仓储部门根据订单形成相应的出库单找打印一式三份，一份仓储部门留存，一部业务部留存，一部转交财务部，仓储部给予付货，做好出入库手续，登记详细台账，选择相应物流公司，客户收到货后向客户收取相应的收货回执，或由物流公司将客户的签收单递交公司，以客户的收货回执单做为与物流公司结算依据。

3.A公司销售内控制度

（1）岗位分工与授权审批

①明确业务归口：销售部门要负责签订合同、处理订单、执行销售政策和信用政策并催收货款。订单部负责审核订单合同、单价、账期、信用额度等。财务中心主要负责销售款项的记录和结算、监督管理货款回收。仓储部主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。销售收据和发票由财务中心指定专人负责开具。

②销售授权：销售政策和信用政策的制定与修改、销售价格与折扣的制定与修改、销售费用预算以及超过公司既定销售和信用政策规定范围的特殊事项，均由总经理以内部文件的形式或其他形式审批后下发执行。

（2）销售与发货

①客户信用管理和赊销管理

营销部负责进行客户信用调查，建立所有客户的信用档案，根据不同客户的信用，确定客户信用期限、信用额度、折扣比率与折扣期限。销售部门要对客户信用进行实时动态管理，分析其最新的财务状况和回款状况，并协助营销部门收集客户信用信息，做到及时反馈，如果出现重大变动，要及时提请更改其信用额度和信用期限。

采购审批人员的主要职责就是在采购过程中，及时，科学，合理，准确的执行审批任务。包括对申请采购物品的确定，供应商的推荐、备选、价格的确定等进行监督。同时，还要关注公司库存的变化，保证采购的商品后不会造成库存的大范围积压，通过对审批人员职责的清晰化，就能使每个人都更加明确自己的职责，更好的起到采购过程中的监督作用。

（3）不相容岗位的职责分离

不相容岗位就是指在经济业务中，同一个人办理会出现漏洞和舞弊的可能的两项或者两项以上的职务，在采购活动中，就是采购的申请和审批这两项活动必须有2个或2个以上的人来完成。不相容岗位的职责分离。简单来说，就是指申请者要与授权者分离，授权者与执行者，执行者与记录者，监督者要分离。在采购活动中，申请采购的人与采购审批人要分离，采购审批人与采购的执行人要分离，采购执行人与财务付款人要分离，这样，才能使采购业务的内控更加严密，减少漏洞和风险的产生。

（二）加强存货内部控制

在 A公司存货内部中，存货的市内销售，外市销售，存货退回，样品抽检等，都应按照企业内的出库票据凭票办理出库手续，不允许白条出库。对于商品出库必须经过专门人员的复核，仔细检验出库票据的产品名称，生产地区，数量规模等是否清楚明确，对于发现存在问题的要与相关的部门负责人联系，找出问题原因并解决。检验单据是否合格，检验合格后再进行销售，确保出库存货明确记录销账后再办理出库。严格把控盖章、销账、核对流程，确保不漏盖、不缺盖付讫章。有员工疏忽所造成损失由责任人索赔。存货出库时，必须由两人以上监管清点数目，必须做到每件商品都过目，每批商品都清点。搬运过程中，需要专人看管监搬，防止存货破损毁坏。存货的关键控制点有3个，分别是出库票据审核、出入库专人负责以及盖章及时有效。只要严把三关确保存货安全出库。同时，应按财务制度办理商品储存中所涉及的有关财务方面的事宜。

（三）强化销售内部控制

1.加强订单的验证和审批流程

一般而言，当客户有购买意向时，会先向销售部门提供购货订单，当销售部门收到购货订单后，营销部应首先查看这家客户是否有赊账，赊账额度是否在信用额度内，赊账的期限是否超出公司所授予的信用期限。对于一个新客户，营销部应协同销售部详细调查客户的信用记录，资金实力，公司规模，然后针对新客户的实际情况，制定一个具体的信用额度以及信用期限，降低坏账的风险。对于老客户而言，营销部应查阅该客户以往的还款记录，确认其是否具有良好的信用记录。同时，应参考该客户以往的销售记录，确认新订单的数量，型号等是否与以前有较大不同。对于数量金额较大的订单，可以要求客户提供最近半年的审计报告，来参考该公司的经营状况，财务状况，以此防范可能的风险。

当销售合同确定后，必须要有销售部门负责人与营销部门负责人签字确认，才能上报总经理审批，而不能跳过销售部门或营销部负责人，因为销售与营销负责任是最了解交易详情的人，对于可能的风险要及时向总经理报告。

2.加强应收账款的管理工作

应收账款的管理始终是整个销售环节的重中之重，一般企业都会给客户一定时间的信用期，财务人员和销售人员，要始终保持对应收账款的关注，对于余额较大的或者账龄较长的应收款项要特别关注。同时，需要按照事先制定的会计准则对应收账款根据账龄不同，计提不同比例的坏账准备，真实反映公司面临的财务风险，同时也提醒财务人员和销售人员，对超过信用期限的应收款项进行催收，同时对大额的应收款项的客户要保持重点跟踪，实时了解该客户的经营情况，必要时，可实地调查企业的经营情况。总之，应收账款不仅是销售环节的重要一环，同时应收账款的正常回收也关乎整个公司的资金周转，每个人都要加强对应收账款管理的意识，确保企业的经营不受资金周转的影响。

四、结束语

本文主要以A公司为代表的对企业的进存销内部控制进行研究，但由于本人学识及时间有限，仅仅对其中的小部分内容进行了研究分析，不能提供更为全面的研究成果，希望以此为出发点，在后继的研究中更多的了解国内外内控制度的发展、现状，补充各方面的知识，从而能对本课题开展进一步的研究工作，以得到更多的关于内部控制的理论和实践意义。

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