现代企业档案工作运行机制的建立

摘要：现代企业档案工作运行机制的建立与企业档案工作的协调运行是一脉相通的，企业档案工作运行机制的建立既是一个客观问题，也是一个主观问题。我们对建立现代企业档案工作运行机制的艰巨性应有充分的认识。

关键词：现代 企业档案 运行机制 建立

企业档案工作运行机制的建立既是一个客观问题，也是一个主观问题。其客观性是指对一个企业来讲，在某一时期内企业档案工作运行机制的构成要素是相对稳定的、与企业运行特征相适应的企业档案工作运行机制是客观存在的。但这一运行机制的建立、运行与维护则又是人的主观行为，需要人们去研究、去实践。我们只有在掌握企业档案工作的普遍理论和一般规律的基础上，再经过对企业运行特征作一番认真研究，才能建立有效实现这两者有机结合的企业档案工作运行机制，才能找到适合本企业运行特征的企业档案工作运行机制的这一客观存在。我们对建立现代企业档案工作运行机制的艰巨性应有充分的认识。

一、现代企业档案工作运行机制的建立是一项系统的工程

从系统论角度看，在建立企业档案工作运行机制中，涉及到方方面面的问题。从企业档案工作与社会关系看，档案行政管理部门、行业主管部门、行业协会都负有责任，并不完全是企业行为。档案行政管理部门的职责是宏观监督、指导服务，面向企业档案工作提供法规、标准、信息、培训等服务，其作用一是理顺企业档案工作宏观管理体制、指导企业建立适合的档案管理模式，总结与推广企业档案工作经验；二是为企业档案工作建立控制机制提供法规依据、企业档案质量依据、建档制度依据。行业主管部门的作用主要体现在国有或国有控股企业上及有关专业领域内，对所属行业或系统的企业建立正常的档案工作运行机制起到不可替代的作用。行业协会的指导、协调作用在某一行业内，尤其是对民营企业档案工作的运行可以起到推动、制约的作用。

从企业档案工作与企业的关系看，企业主管领导的具体领导、协调作用，对企业档案工作运行机制的建立与运行往往起着决定性的作用。从企业档案工作与企业档案部门或人员的关系看，企业档案部门或人员则是企业档案工作运行机制的运作者、维护者、协调者，在其他条件既定情况下，企业档案人员的事业心、业务素质对企业档案工作运行机制的建立、运行起着关键性作用。运行机制的综合性、动态性的实现，关键是看档案人员能否将有关因素及时转化为推动企业档案工作运行的助动力与控制力，能否随企业的发展因势利导企业档案工作。

现代企业档案工作运行机制正是指上述诸因素的相互作用、相互制约、相互协调的原璉与运作方式。如果把影响建立企业档案工作运行机制的因素分成内因与外因两个方面，档案行政管理部门、行业主管部门、行业协会的作用属外因，企业主管与企业档案部门或人员的作用属内因。企业档案工作运行机制的建立与运行，关键在企业内部。

在外因作用力度不够的情况下，内部动力同样不足。由于部分企业领导档案意识不强，单独的企业档案机构在多数企业已不复存在，企业档案人员也多为兼职，档案人员流动性大、业务素质低、兼职多的情况具有普遍性。而兼职或专职档案人员面对这一系统工程仅靠个人努力，往往感到势单力薄、难以应对。企业档案工作运行机制的建立，不仅是档案人员的事，也不仅是企业的事，需要有关部门各司其职、齐抓共管。企业领导与档案人员有责任， 档案行政管理部门、行业主管部门、行业协会也有不可推卸的责任，不能过于强调企业建档因属企业行为而放任自流。因此，企业档案工作运行机制的建立是一项系统工程。

二、现代企业档案工作运行机制的建立是一项变革工程

我国目前的所谓现代企业制度下的企业，有的是由国有企业转制而来，有的是借助民间资本发展而来。鉴于现代企业与传统企业的基本职能是相同的，档案工作亦应具有共性，因此，现代企业档案工作不完全是白手起家。现代企业档案工作运行机制的建立也同样如此，应是借鉴与创新的关系，在建立现代企业档案工作运行机制中弄清其与传统企业档案工作运行机制的异同是十分有益的。

从两者的相同点来看，首先两者构成大体相同，他们都由动力机制、控制机制和评价机制构成，且每机制的构成要素也大体相似。其次是运行条件相似，两种运行机制的建立与运行都需要内外因条件的支撑，例如都需要纳入企业科技管理制度。但我们必须认识到，这种相同只是形似，更重要的是认识其区别，否则我们就会沿用老一套的管理理念与方式来对待现代企业档案工作，就不能建立起现代企业档案工作的运行机制。两者的区别主要体现在：

1.运行理念不同

构建现代企业档案工作的运行机制中需要借鉴传统企业档案工作运行的历史经验，但不能把两者混为一谈，它们最重要的区别是理念的不同。一是传统企业档案工作的运行环境是计划经济体制，是建立在清一色的国有企业的基础上的；现代企业档案工作的运作环境是市场经济体制，建立在企业多元所有制基础上的。二是传统企业档案工作运行的经验彼此是孤立的，尚没有自觉提到运行机制的高度上予以研究；而现代企业档案工作运行机制的研究，则是把这些个体因素有机的联系起来，有目的地将其作为整体与部分的关系加以系统研究，重在其相互作用的研究。三是推动传统企业档案工作的运行中成本观念淡薄，较少考虑企业档案工作的投人产出，而现代企业在推动企业档案工作运行的同时更注重成本观念，较少有形式主义的成分。

2.驱动力不同

从整体上看，企业档案工作运行机制的动力都来自外因与内因的协同作用，但在不同体制背景下，两种因素作用程度有较大差别。在计划经济体制下，在国家各级档案行政管理部门与专业主管机关的强有力作用下，行政力量往往构成了推动企业档案工作动力的主导因素，通过有计划有组织地文件、制定计划、检查评比、升级达标、人员培训、经验推广等推动企业档案工作的开展。在市场经济体制下，现代企业档案工作虽然也需要外部力量的推动，但由于档案行政管理部门与专业主管机关职能转变、企业自主性增强，他们对企业的监督、指导作用已大大减弱，企业内部需求往往构成了推动企业档案工作的主导因素，重在内需动力的构建。

3.运行形态不同

传统企业档案工作运行的形态是比较单一的，运作模式雷同现象明显，例如在管理机构设置上设立有独立的档案机构，在管理形式上对档案实行集中统一管理，在管理制度上强调建立统一的档案管理制度。应该说这种运行机制对国有企业是适合的，对现代企业也是有借鉴意义的。但由于现代企业特征所决定，产权的多元化决定了企业档案所有权的多元性，企业在规模形态、技术形态、经营形态等方面也发生了重大变化，不能再照搬传统国有企业档案工作运行的那一套单一模式。事实上目前在企业档案工作中也出现了多元化的现象。两者的区别不仅局限上述几个方面，由上述不难看出现代企业档案工作运行机制的建立，不是传统企业档案工作运行的翻版或重现，而是一项深刻的变革工程，它涉及到管理观念、管理体制、管理模式、资源建设等方面的变革等，只有在变革和创新中，才能建立起与现代企业制度相适应的企业档案工作运行机制。

三、现代企业档案工作运行机制的建立是一个动态工程

现代企业档案工作与社会、企业有着十分密切的联系，社会与企业的发展对企业档案工作运行机制具有规定与制约作用，社会与企业的动态性决定了企业档案工作运行机制的动态性。在当今社会，社会信息化与企业信息化发展正一日千里，经济全球一体化催动着社会与企业的变革，企业产权重组与外向型趋势不断引发企业形态的变革，现代企业制度的不断完善将引发企业治理结构与信息需求的变化。现代企业制度下企业档案工作运行机制没有固定模式可言，其基本内涵是指与现代企业制度相适应的、各构成要素相互作用、相互协调的、使企业档案工作能自主、高效、持久运行的方式。在建立现代企业档案工作运行机制过程中，我们追求的是功效，但注重的应是过程，建立现代企业档案工作运行机制的过程，实际上是一项系统工程，是一项变革工程，同时也是一个动态过程。

总之，我们的理想目标是以建立现代企业档案工作运行机制为抓手，通过理顺管理体制和创新管理模式，建立起与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度；以企业信息需求为导向，依法加强档案信息资源建设，通过深化服务凸现出企业档案应有的价值；伴随企业信息化建设与时俱进地不断提升档案信息化管理水平，最终达到推动企业档案工作自主、持久、协调运行的目的。

参考文献

[1]李国纲主编.管理系统工程[M].北京：中国人民大学出版社，1993

[2]冯惠玲、张辑哲主编.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001