浅谈高校院系办公室工作人员应有的工作意识与工作方法

在高等院校，院系是最基层的教学单位，院系办公室则是全系教学管理的枢纽，是协调各种关系的桥梁，是各项工作正常、高效进行的保障。在新形势下，为了发挥院系办公室在教学管理方面的枢纽作用，使教学工作协调有序地开展，办公室工作人员必须明确自己的工作责任和工作目的，探索出一套行之有效的工作方法。

一、摆正位置，明确责任

高等学校的根本任务是为社会培养经济文化建设所需要的合格人才，院或者教学系则是各类人才培养计划的执行者。人才培养质量的决定因素是多方面的，但关键要素则表现在两个方面：教师教学水平的高低；教学管理是否严格、合理、有序。在高等院校的管理序列当中，院系办公室处在管理工作的最前沿，办公室工作人员是院系领导的参谋和助手，是院系具体管理事务的执行者，承担着协调教师和学生、联系上下及各个部门、保证教学活动有序开展的职责。他们的工作理念、工作效率直接关系到院系整体教学活动的推进和管理目标的落实，而他们具体的办事方式、处事态度则会对教师的教学热情、学生对专业学习的积极性以及其他人员对院系工作的关心和支持产生直接或者间接的影响。要做好这一工作，院系办公室工作人员就必须首先自觉加强政策法规、教育理论的学习，从一切为了人才培养这个高度去认识自己的工作岗位，从一切紧紧围绕教学这个中心去理解工作的性质，从而摆正自己的位置，真正将教师、学生作为自己的服务对象，把保证和提高院系的教学质量作为自己工作的主旨和方向，用强烈的事业心和责任感来对待每一项工作任务，尽自己的所能忠实地履行基层教学管理工作的职责和义务。

1.以人为本，服务教学

（1）以人为本的教学管理活动首先体现在主动服务的意识上。主动服务就是从教学活动的规律出发，处处为学生和教师着想，了解他们的实际需要，收集来自各方面的信息、资料并及时向他们通报，积极配合教师和学生的教学活动，尽力为教学活动的开展提供一切可能的帮助，为他们的教学科研、学习活动提供最全面、最及时、最优质的服务。主动服务就是要主动与各职能部门及兄弟系、所沟通，相互交流各自工作的经验和体会，共同探讨办公室工作的新思路、新方法，促进办公室工作的提高和完善。主动服务还要求管理工作者应当是各种管理规章、制度和教学要求的宣传者。管理人员应当积极向教师和学生宣传学院教育教学方面的规章制度，以赢得他们对管理工作的理解和支持。

（2）以人为本的教学管理活动还体现在尊重服务对象上。教学管理的任何制度措施、管理规范的落实最终都必须在教学过程中化为教师和学生的自觉行动，而尊重他人是赢得理解和积极响应的首要条件。尊重，首先是对教师和学生人格上的敬重，因而在管理过程中，面对学生，不应当因为他们是学生而颐指气使；面对普通教师也不应该因工作性质的不同而各分彼此、冷漠应对。其次要尊重教师和学生的劳动。办公室大量的工作是要求、接受和处理教师、学生报送的教学文件，对一些不符合规范要求的做法，应当以耐心、协商的方式来处理，而不能动辄横加指责。其三要有谦逊的态度，善于与教师和学生交流，了解相关情况，学习好的方法。

以人为本的教学管理活动也必须有一颗关爱他人的真心。要真心实意地关心教师和学生，做他们的知心朋友。在日常工作中，通过一个微笑、一个问候、一句赞美来拉近彼此的距离、融洽彼此的关系、增进彼此的感情；当他们遇到困难和挫折时，能以同志的情谊、师长的爱心、朋友的热诚给予适时的关怀；当他们有事需要帮助时绝不推诿，全力以赴。通过这样一些个人点滴的行动来培育和造就一个充满着爱与温暖的集体，营造一个尊重与信任人的管理氛围，一个宽容和谐的人文环境，一个充满活力的工作环境，一个宽松温馨的生活环境，并以此作为大家团结协作、奋发向上的精神力量。使他们怀着快乐的心情参与各项教学科研活动，为创建教学系优良的系风、系貌，严谨的教风和踏实的学风奠定坚实的基础，也为学院迎接教育部本科合格评估创造有利的条件。

2.立足岗位，认真细致

教学管理工作繁琐、细碎、任务量大的工作性质决定了工作的各个环节必须做到有章有序，容不得一丝浮躁。这就需要办公室工作人员处处严格要求自己，踏实认真，努力提高工作效率，做到精、全、细、勤、忍。

（1）精：就是以高标准对待自己的工作。要善于从大处着眼，把握全局，从日常凌乱琐碎的事务中抓住关键，分清轻重层次；又要能够从细小之处着手对具体的事务进行有条理、有分寸的分析和落实。从年度工作计划的制定到一个具体事务的电话通知，都必须做到准时、精确。

（2）全：作为一个合格的管理者，在工作计划安排和具体实施上应从学校的全局出发，以学校的整体利益为重，考虑问题要多角度、多层次地进行，从教师的课程安排到教学计划的修订，从招生计划的确定到教学空间的合理分配，从工作量的测算、考试的具体组织、实施到教学档案的管理、行文，都要从大处着眼，小处着手，做到宏观与微观相结合，整体与局部相结合。只有这样，才能在工作中全面周到，不留遗误。

（3）细：教学系办公室工作的细碎繁琐，决定了办公室工作人员必须要有极为细致的工作习惯。无论是教学任务的下达，还是教学文件、教学档案的整理，目录、页码的编排；无论是各级考试的组织安排，还是考试成绩的整理登记、统计上报；也无论是考试试卷的装订，还是教师课时量的统计、计算，甚至教材的征订、报刊的分发，都要求我们要慎之又慎，细之再细。稍有疏忽，就会酿成无可挽回的损失。

（4）勤：中国有好多关于勤的古语，如“勤能补拙”、“业精于勤，荒于嬉，行成于思，毁于随。”等等，一个人要想有所作为，要想自己的工作、生活充满活力，那就要在勤字上下功夫。对于办公室工作人员来说，要高质量、高效率地完成自己的工作，就必须要手勤、腿勤、脑勤、嘴勤。在处理问题的过程中，多翻阅有关的资料，多思考，多调查，多倾听各系、部教师、辅导员、教学秘书、学生的意见和建议，力求找到解决问题的最好方法，及时把上级的指示和教师、学生的意见上传下达，保障教学、科研工作的有序进行。

（5）忍：所谓忍，是指一个高校教学系办公室工作人员必须要善于控制自己的情感和行为，特别是在心境不佳的状态下，要注意控制和调节自己的情绪，且不可将自己的不良情绪转嫁给别人，把教师和学生当作发泄个人不良情绪的“出气筒”。要有容人之短的雅量和取人之长的素养，做到小节不究、小怨不积，以冷静和善的态度处理各种各样的问题，明大理、识大体、顾大局，团结最广大的教师、学生和职员，最大限度地调动他们的工作、学习、科研积极性，使教学系、部乃至全院的工作有一个稳步的发展。

3.与时俱进，开拓创新

人才培养是一个动态过程。一切教学任务都是通过教学活动来完成的，各种不同的教学活动有它们内在的联系和规律性，又各自有不同的时间安排、不同的方式目的和不同物质保障要求。同时社会对人才培养的要求随着社会经济文化的发展而变化，高等院校的人才培养目标和培养规格也会随之不断进行调整，各种新的教育方法和教学手段被运用于教学。因此，高校院系办公室的教学管理工作必须在管理方式、管理手段上不断适应教育理念、教学方法和教学手段的变化和更新，才能够始终保持较高的工作效率。办公室工作人员要善于学习、勤于思考，对人才培养、教学活动中出现的新问题、新情况、新变化有较为敏锐的观察，以不断拓宽教学管理的视野和范围；要善于积累和总结工作经验，根据专业教学的特点和新的教学理念及管理规范来适时调整工作思路，在管理实践中不断创新工作方式，改进工作方法；要善于借鉴兄弟院校先进的管理经验并结合本单位实际灵活运用；紧跟时代的步伐，熟练运用计算机等先进技术手段进行教学管理；充分发挥互联网的优势，通过与教师和学生信息互动来增进互信，规范行为、推广标准，逐步实现院系教学管理的现代化、科学化。

（作者单位：河西学院化学系）