加强企业档案管理工作的思考

企业档案工作的出发点和落脚点是服务企业生产，提高经济效益。可见，企业档案工作是企业生产、经营、管理的一项基础性工作，加强企业档案管理是科学管理企业、推进企业发展的必然选择。现代企业，档案资料数量剧增，企业对档案信息的需求也普遍增长，加强企业档案工作，提升服务水平显得尤为重要。

一、 以科学化立制为抓手，推进企业档案机制体系健全

一是健全档案管理制度。按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，切合单位实际，建立健全档案工作规章制度，对归档范围、保管期限，保密文件收发、存档、销毁等环节、程序作出明确规定，并在实际工作中不断完善，不断强化档案的形成、收集、整理过程管理。严格落实制度规定，确保档案安全。坚持制度上墙、措施落地，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。二是完善沟通协调机制。加强与领导沟通，促使领导强化档案意识，将档案管理工作列入企业重要议事日程，做到年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导。加强与工程管理员、技术员沟通，要求及时收集归档工程项目资料。加强与部门档案员沟通，促使业务信息系统与档案管理系统有机衔接，做到勤收集、勤整理、勤检查核实，把好收集整理基础关。三是建立绩效考核机制。将档案工作纳入企业绩效考核，与奖罚挂钩，科学制定档案工作绩效考核办法，细化考核指标，严格按照考核办法对各部门进行考核，加大档案工作的督导落实力度，充分发挥绩效考核对档案工作的管理、激励、导向、监控、约束作用，有效提高档案资料的完整程度和管理水平。建立健全一系列档案工作机制，确保档案工作统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。

二、 以信息化建设为动力，推进企业档案管理体系改革

一是加强信息化硬件建设。充分发挥计算机检索速度快、运算精确度高、存储信息量大等优势，优质配备档案管理计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度。建立并完善企业单位局域网，借助局域网开发网上档案业务，实行档案工作网络化，加强档案的利用，实现档案信息资源共享，逐步提升档案信息化水平。二是加强信息化资源建设。对纸质档案资料进行收集、筛选、加工，利用计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化录入、保存，转化电子信息形式，便于检索利用、科学管理。加强电子档案资料的归档工作，完善档案目录数据库建设，进一步开发标准化的档案管理系统，提高档案管理工作效率。三是加强信息化管理措施。制定档案信息化管理标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，确保电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范局域网，完善企业档案信息网络，实现企业档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

三、 以规范化管理为准绳，推进企业档案管理效能增强

一是强化队伍管理。设立专职档案员和兼职档案员，明确档案管理负责人以及专、兼职档案员的岗位职责，建立以主管领导挂帅、办公室全程参与、档案室具体负责、部门协调联动的四级档案管理网络，实现档案管理网络全覆盖。积极参加档案管理专业培训，交流学习先进管理经验，增强档案管理责任意识，提高业务素质水平，促使档案管理工作规范化。注重信息化队伍建设，加强电子档案管理的培训，培养档案、信息处理复合型人才，熟练掌握、灵活运用电子档案管理技能。将档案管理纳入综合绩效考核范围，实行档案工作成效与档案人员工资挂钩，有效提升档案工作管理水平。二是强化硬件管理。硬件设备管理是档案管理的基础，也是保证档案管理质量的关键。专设档案保管室，配备空调，去湿机、消防器等必备硬件，加强库房“十防”，配齐电脑、打印机、扫描仪等现代化办公设施，维护档案信息化管理系统，做到库存档案与系统内电子条目档案一一对应。三是强化流动管理。档案管理是一个流动性的管理过程。重点突出严格性、规范性、时限性，做好档案资料归档、档案资料借阅，即“进出口”双向流动环节。充分发挥绩效考核对档案管理的约束、监督、利用和保护的作用，加强管理人员和阅档人员的双方管理，保障档案工作的顺利开展。做到档案材料管理关口前移，抓好归档前档案材料检查工作，确保按规定、按要求收集整档。严格执行档案资料限时借阅制，不按期归还档案资料者，及时下发催还通知单，务必在规定期限内强行收回，确保档案资料完好再利用。

四、 以优质化服务为宗旨，推进企业档案管理水平提升

一是做好“前线”查询服务。提升档案管理人员服务意识，强化档案管理岗位职责，以满腔的热情、严谨的工作作风、高效快捷周到的服务态度为每一位查询企业档案的办事人员服务，满足社会各界利用档案的需求。牢固树立档案工作者良好的职业道德形象，提升服务水平，提高服务效能，促使档案管理工作更好地服务于企业，服务于社会。二是做好“幕后”信息反馈。主动搜集反馈信息，全面、准确掌握群众需求。建立档案使用情况网上登记制度，及时记录档案利用者对档案信息的访问情况，系统、全面了解利用者查阅档案材料的具体效果。深入基层随机走访、定期发放用户利用情况调查表，向广大用户直接、客观了解利用档案信息产生的效果、对各种提供利用方式的满意程度及对档案部门各种规章制度的意见和建议等，综合用户的意见和建议，不断完善和改进工作。三是做好“坐镇”领导接待。实行分管领导接待日制度，分管领导定期或不定期“坐镇”档案查阅室，准确掌握档案管理工作运行情况，亲临一线接待查档群众，了解群众在利用档案中存在的问题和需求。通过一系列措施，不断提升企业优质、高效的档案利用服务水平，发挥档案管理工作多形式、多层次、多渠道服务企业生产、经营决策的作用，发挥档案工作在加强企业管理、提升企业文化、促进企业生产的优势。

（作者单位：郴州市苏仙电力局）