挖掘Word“替换”潜能

一、删除文本

当你使用“替换”命令时，如果保持“替换为”框中的内容为空，则word将会把在文档中找到的与“查找内容”框中的文本相同的部分全部删除。利用这一功能，我们可以快速而干净地删除文档中不再需要的文本。比如，现在你要删除当前文档中全部的空格，操作步骤如下：

1.在“编辑”菜单中，单击“替换”命令，打开“查找和替换”对话框；

2.单击“查找内容”框，并键入一个空格键；单击“替换为”框，并确认框中内容为空；单击“全部替换”按钮（如图1）；

3.单击“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框。

现在，再看看你的文档，不会发现一个空格键了吧。

二、删除多余空段落

你从网上“复制”了一些文本，然后“粘贴”到了Word文档中，却发文本中有不少的无谓回车键，该怎样快速删除回车键呢？操作步骤如下：

1.打开“查找和替换”对话框；

2.单击“查找内容”框，然后单击“特殊格式”按钮（如果看不到“特殊格式”按钮，请先单击“更多”按钮），再单击“段落标记”，这时“^P”出现在“查找内容”框中，它代表了段落标记即回车键。再次单击“特殊格式”按钮，并单击“段落标记”（如图2）。在“查找内容”框中输入两个段落标记，即是通知Word要查找的内容为只有回车键的相临的两个空段落。单击“替换为”框，然后单击“特殊格式”，再单击“段落标记”。单击“替换为”框，输入一个段落标记，就是告诉Word把找到的两个空段落，替换为一个空段落；

3.连续单击“全部替换”按钮，当系统提示“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”时，关闭“查找和替换”对话框。

从网上复制来的文字除了空段落外，可能还存在一些空白区域，它们可能是常规空格（包括半角和全角空格）、不间断空格以及制表符的任意组合。大家可以使用键盘上的Tab键将制表符输入到文档中，那么该如何输入不间断空格呢？不间断空格有什么作用呢？实际上，在文档中如果不希望某两个字符比如人名或破折号等被分断在两行，则可以在这两个字符间插入不间断空格，插入的方法是：将插入点移动到这两个字符中间，然后按下Ctrl+Shift+空格键。要一次性地删除文档中的所有空白区域，具体方法是：在“查找内容”框中输入“特殊格式”中的“空白区域”；在“替换”框中不输入任何内容；单击“全部替换”按钮。

三、使用“查找内容”替换

在电视节目中介绍出场人物时，通常主持人都会加上“著名的”这三个字。这不，在你编辑完成一篇Word文档后，突然感到十分必要在文档中所有的“钱学士”前冠以“著名的”三字，并在“著名的钱学士”下加上着重号。以下就是快速而准确地完成该项任务的好方法：

1.打开“查找和替换”对话框；

2.单击“查找内容”框，键入“钱学士”；单击“替换为”框，键入“著名的^&”（^&代表查找到的内容）；选中“使用通配符”复选框。如果看不到“使用通配符”按钮，请先单击“更多”按钮；

3.单击“格式”按钮（如果看不到“格式”按钮，请先单击“更多”按钮），然后单击“字体”（如图3）；

4.单击“字体”选项卡，在“着重号”框中，单击着重号“・”（如图4），单击“确定”按钮；

5.单击“全部替换”按钮，然后关闭“查找和替换”对话框。

现在，文档中所有的“钱学士”就摇身一变成为“著名的钱学士”并被加上着重号啦。

四、使用“剪贴板”输入“查找内容”

对于某些在“查找内容”框中难于输入的内容，比如“”什么的，你就需要借助“剪贴板”的力量了。比如，你要把文档中的“”替换为“五角星”三字，操作步骤如下：

1.选中文档中的一个“”字符，然后按下Ctrl+C键（也可以单击“开始”选项卡“剪贴板”组的“复制”）将其复制到“剪贴板”中；

2.打开“查找和替换”对话框，单击“查找内容”框，然后按下Ctrl+V键，或者右键单击“查找内容”后的方框，在弹出的快捷菜单中，单击“粘贴”（如图5）把“剪贴板”中的内容即“”粘贴到“查找内容”框中。单击“替换为”框，键入“五角星”三字；

3.单击“全部替换”按钮，然后关闭“查找和替换”对话框。

五、在“替换”时使用“剪贴板”

如果你要把文档中所有的“五星红旗”这四个字替换为一幅有五星红旗的图画，请首先把这张需要的图画“复制”到“剪贴板”中备用，然后在Word中按下述步骤操作：

1.打开“查找和替换”对话框；

2.单击“查找内容”框，键入“五星红旗”四个字；单击“替换为”框，然后单击“特殊格式”按钮，再单击“‘剪贴板’内容”（如图6），这时“^c”出现单击“替换为”框中，它即是通知Word需要以“剪贴板”中的内容替换查找到的内容；单击“全部替换”按钮；

3.关闭“查找和替换”对话框。

现在，再看一看你的文档，一定是五星红旗四处飘扬了吧。

六、借力双重查找

你使用Word写成了一篇文学作品，现在感觉应该给作品中的人物“蔡翠花”起个小名，所以眼下你需要把作品中的人物对话内容中的所有“蔡翠花”更改为“小翠”，快捷的操作步骤如下：

1.打开“查找和替换”对话框；

2.单击“查找”选项卡，在“查找内容”框中，键入““*””；选中“使用通配符”复选框；单击“在以下项中查找”，然后单击“主文档”（如图7）；

3.将“查找内容”框中的内容更改为“蔡翠花”；单击“在以下项中查找”，在弹出的菜单中，单击“当前所选内容”；

4.单击“替换”选项卡，确认“查找内容”框中是“蔡翠花”，单击“替换为”框，键入“小翠”，单击“全部替换”按钮；

5.当出现“Word已完成对所选内容的搜索，共替换×××处。是否搜索文档的其余部分？”的询问时，请单击“否”按钮。

经过两次查找和一次替换操作后，文档中所有对话中的“蔡翠花”都被替换为“小翠”，而对话之外的“蔡翠花”不受任何影响。

七、“替换”通配符

在一篇Word文档中有许多形如“99*6”这样的式子，同时有一些“*”并不位于这样的算式中，它们处于文本中间。现在，要将形如“99*6”这样的式子中的“*”替换为“×”，而其他位于文本中的“*”不被替换。该怎么办呢？好办，操作步骤如下：

1.打开“查找和替换”对话框；

2.单击“查找内容”框，键入“（[0-9]）（＼*）（[0-9]）”；单击“替换为”框，键入“＼1×＼3”；选中“使用通配符”复选框；单击“全部替换”按钮；

3.关闭“查找和替换”对话框。

八、Tips

在Windows系统中，通配符是可用于表示一个或多个字符的键盘字符，最常用的通配符有两个，即问号“？”代表单个字符，星号“*”代表一个或多个字符。除此之外，Word“替换”命令把以下字符也视作通配符：

1.（）：在进行替换操作时，在“查找内容”框中，可使用括号对通配符和文本进行分组，以指明处理顺序。

2.＼n：在进行替换操作时，在“替换为”框中可使用＼n通配符搜索表达式，