高校档案管理探索与深究

【摘要】在学校人才培养过程中，高校档案工作显示出举足轻重的作用，是提高教育事业不可多得的重要资料和学校管理体系工作中不可缺少的重要环节。其要想在今后学校管理中体现自身价值，就必须在管理上创新体系建设上多下工夫，适应市场体制的需要，跟上当今和未来世界的步伐。

【关键词】高校档案管理;现状;创新体系

一、高校档案管理现状

目前高校档案管理面临的主要问题是在于传统的管理思路和管理办法与日益庞大且变更频繁的档案信息形成了巨大落差，导致档案管理被动的沦为形式化的步骤。也就是说，高校其他管理工作中对档案管理的需求其实是巨大的，但由于档案管理体系无法满足这一需求，才导致档案管理处于食之无味弃之可惜的窘境。在这样的现实压力下，突破传统的档案管理思路是当前的首要任务。

二、高校档案管理存在的问题

1.档案室保管条件不统一

很多高校的档案管理离统一规划，距离整齐、规范统一的要求还有一定的差距。甚至部分档案室变成储藏室凌乱不堪，并没有充分利用起来。管理体制不完善，致使部分档案受到损坏。从客观因素上看，有些学校设置独立的档案办公室的确存在困难。然而，一些机构对档案的放置并没有系统管理，胡乱摆放，造成了档案的分散性。这一系列的源头问题根本原因就是因为对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。虽然现在部分高校条件越来越好，计算机微机管理也得到了广泛运用，但对于高科技术与实际管理应用方面的探索还有很长一段路要走。

2.档案工作重视程度不够

在日常工作管理中，部分高校对于学校的重要单干甚至是机密档案都没有制定科学合理的管理体系，而是随处乱丢，没有形成统一管理。针对此类问题的存在，为了加强这些高效的档案管理意识，应该适当地进行惩罚措施，以此来督促档案管理人员将档案按照等级进行层次划分和科学存档。与编研工作人员进行全面对比，可以看出高校档案馆与公共档案馆之间存在的差距，已经相差甚远。在一方面来看，只有个别工作人员维持档案馆的整个运行;另一方面，因为档案馆的工作人员的严重欠缺导致档案管理工作进展停滞。长此以往，使得工作人员养成了消极的工作态度，档案分类系统管理意识淡薄，导致诸多档案无人问津。

3.工作人员业务能力尚待提高

高校档案馆的管理工作人员应该与时俱进，具备多方面的管理素质。一般管理素质指的是，自身具备档案管理方面的知识、素养以及管理能力;特使管理素质指的是面对档案管理的特殊要求或者遇到特殊困难时具备解决突发事件和疑难问题的能力。档案管理工作政策性非常强，而且对专业技术要求很高，对工作人员的专业素养要求很高。很多档案管理人员对于档案管理的重视程度不够，管理意识淡薄，也发生过多次档案管理失误问题。最后因不及时整理归总造成不同程度的拖拉和堆积影响了档案工作发展。

三、提高档案管理工作的办法

1.加强改善档案室保管条件

档案管理是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，如果管理体制不完善，势必要造成档案资料的遗失与损坏。这一系列的根本原因在于对档案工作认识不足，管理制度落实不够。现阶段首要任务是文武两头抓，于文全面普及《档案法》和《档案法实施办法》通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部群众充分认识档案工作的重要性，落实改善档案保管设施，提升办公环境。于武建立激励机制，和铁血一般的管理制度，加强档案管理人员的法律意识，没有免费的付出，只有永恒的制度。

2.提高工作人员素质

要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，努力打造一支强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业队伍。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，我们需要档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。对于现代档案工作人员来说，应具备一般才能和特殊才能。主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，加强再教育，为教学科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质高校化。

四、档案管理创新体系建设

1.加强档案管理创新体系建设

（1）模式创新

模拟创新顾名思义是寻求门面上的一种改变，现如今适应主义大行其道。但多属换汤不换药。高校档案馆虽属机关部门，但在结构上多为挂靠而非独立，在职能上多为执行少为决策。这与如今办学要求相差甚远，促进高校档案管理变革刻不容缓。在高校机构改革中，先后将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策。在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，必须把握前瞻性才能为档案工作创造一个良好的氛围。只有这样，才能让高校档案事业不断发展，使档案机构高效、安全的行驶。

（2）思维创新

管理创新的前提在于思维创新，思维一般可理解为观念上的变化，其首要任务是要解放思想。不要片面的追求全面被动服务，封闭自导，要始终贯穿着观念创新的思想。今后的档案管理工作目标应该是知识化、社会化，创新化。管理创新技术的更新已迫在眉睫，要用现代化管理手段替代传统的手工管理。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。而档案管理人员要有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

2.高校档案管理创新与实践

（1）引进人本管理理念开展资源整合

对于现代档案人员来说，应具备“一般才能”和“特殊才能”。其管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，及时购买档案管理软件，扩大对于及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。这样才能加强信息资源建设优化组合，提高档案利用率。

（2）人才资源管理

统一实行全员聘任竞争上岗，通过岗位的设置和工资透明化的分级，调动不同工作人员的积极性;建立激励机制，鼓励馆员轮岗，增加绩效比重，从而带动知识在馆内流动，在工作中成长，做好传帮带，多于他人分享自己知识和专业技术;本着对党对人民高度政治责任，要加强馆员在职培训继续教育，“活到老，学到老”保证专业知识的更新和扩充，防止其原地踏步或停滞不前，不提升就是落后;建立保密制度，高校档案中部分内部机密是不能公开的，要行使好保密监督权力，绝不容许威胁国家的政治安全及人民切身利益。

参考文献：

[1]李小平.关于高校档案管理创新体系建设的思考[J].湖北成人教育学院学报，2012（3）.

[2]张珍.试论现代档案人员知识结构的优化[J].2007（6）.