ERP系统订单式采购的潜在风险

摘 要：根据ERP系统在实施工作中的情况，阐述ERP系统订单式采购存在的不足及解决办法。并对如何保证在ERP的业务环境下切实做好和完善采购合同的管理工作提出建议。

关键词：ERP系统；采购；风险

中图分类号：F123.9 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）21-0135-02

一、ERP系统的基本概述

ERP系统，即企业资源计划，是利用现代企业的先进管理思想将企业所有资源进行整合集成管理，并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的管理平台。简单的说是将企业的三大流即物流、资金流、信息流，进行全面一体化管理的管理信息系统。ERP项目的实施，第一次将油田物资采购业务集成到一个统一的管理信息平台，改变了之前各单位物资系统互不联通，相互独立的局面，为油田物资采购业务的统筹管理和资源优化提供了及时高效的信息化手段，对于油田的信息化建设具有重要意义。

作为集采购、仓储、中转、商品检测、配送、现场服务于一体的专业化物资供应单位，是西北地区实力最强大的大型现代化物资供销企业之一。其主营业务为物资供销，经营金属材料、机电设备、化工材料、建材劳保、钻井工具、汽车配件、电器仪表、五金工具等物资3万余种，从国内33个省区和国外20多个国家与地区进货，年吞吐量100多万吨，年采购金额50多亿元。

在ERP项目的实施过程中，发现ERP系统作为企业内部资源统筹管理和优化配置的信息平台，侧重点在于把企业的物流、资金流、信息流统一起来进行管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。但是对于具体业务操作时ERP系统的功能还存在一些不满足实际操作的情况，需要进行调整、扩充和完善。例如，ERP环境下的物资采购合同管理控制体系所涉及的一些功能就需要重新评估和设计。

二、ERP系统在物资采购管理存在的潜在风险

作为油田采购的管理人员在合同管理中，承担着合同的经济、法律审查职责。ERP系统的实施过程中对物资采购仅仅是以采购订单的形式体现，主要功能也仅仅是作为资源配置的手段，对于买卖双方具有权利、义务的合同内容的审核和管理则明显不足。则ERP系统在实际操作中对于物资采购合同的审核、管理中的潜在风险为：

1.物资采购需要买卖双方签订据有合同形式的法律文书，这就需要系统能提供一个录入和输出标准文本的平台。但由于ERP系统的核心是企业内部资源的统筹管理和优化配置，ERP系统中采购订单模块的重点在于采购物料的配置和管理。对采购合同文本所需各项条款，如质保期、运输条件、付款方式、违约责任等并没有提供一个标准、统一的文本录入格式。

2.作为物资采购合同需要有一个标准的输出打印文本模式。ERP系统中采购订单模块对于合同打印仅仅提供采购订单明细打印，并不包含合同文本中约定的相关条款，无法打印出符合要求的标准合同文本。

3.ERP系统中的采购订单审核功能相对单一。ERP系统中对于采购订单的审核仅仅涵盖了对于整个订单的审核通过与否，没有细化到每条物料明细的审核和合同条款的审核。

4.ERP系统针对物资采购业务没有提供报表统计分析功能。物资供应总公司在日常管理工作中需要对总公司生产、经营情况进行随时的实时统计、分析，以反映总公司各项业务的实际运营情况给总公司决策层提供决策的依据。此项功能的缺失对总公司经营管理产生极大的影响，容易产生统计数据滞后的情况。

5.ERP系统对于发出的合同文本是否经买卖双方签字盖章并返回缺少“合同文本盖章确认”功能。使合同管理部门不能有效防范和化解交易风险，确保物资采购合同对外付款的安全性和有效性（注：我单位管理规定只有供应商将打印出来的合同文本签字盖章，并返回我单位，经合同管理部门审核确认后，我单位财务部门才能依据该合同对供应商付款）。

以上原因造成管理部门在合同审核工作中不能及时发现和化解合同签订、履行过程中的法律风险。因此，如何能更好地适应ERP系统，如何在充分发挥ERP系统作用的基础上与总公司的实际相结合，切实做好和完善物资采购的管理工作，降低企业的法律风险，使ERP系统更能符合管理的需要，就成为了管理部门需要切实考虑的课题。

三、对ERP系统订单式采购的调整、扩充和完善

针对ERP系统中物资采购管理存在的法律风险，在油田ERP项目实施的过程中，采用了两种不同的解决方案来弥补。

1.解决方案1：油田除物资供应总公司以外的其他单位，将采购的管理工作从ERP系统中独立出来，在中石油集团公司提供的另外一套专业用于合同管理的系统（中石油合同管理系统）中进行管理。即对于同一份业务，需要在ERP系统和中石油合同管理系统中各执行一遍。

2.解决方案2：新疆油田物资供应总公司是新疆油田物资采购业务的主体单位，每年签订物资采购合同1万多份，物料明细10万余项。如果采用新疆油田其他单位的做法，对于一份业务，分别在两套系统中各执行一遍，工作量巨大，并且由于工作交叉重复，效率低下，非常不现实，也达不到快速、高效、便捷的管理要求，可行性较低。同时由于中石油合同管理系统对于物资类的器材编码没有设定以及对于仓库管理中的收、发、存等工作也没有设定，无法满足物资采购管理工作的整体需要。因此物资供应总公司选择对ERP系统中的采购订单模块进行改进和完善，并且配套以相关的管理规定，从而在ERP系统中实现合同管理的职能和需要。

（1）对于ERP系统采购订单模块中原有的简单合同文本录入环境做了大量改进，按照国家标准买卖合同文本的要求将质保期、运输条件、付款条件、违约责任等合同条款增加到采购订单的合同文本录入中。同时完善物资采购合同的文本种类，增添了金属材料类、化工产品类、机电设备类等七种具有物资特点合同文本。使在合同签订过程中可以根据各类物资的特性选用适合的文本内容，从而防范了法律风险，维护了企业的合法权益。

（2）为解决ERP系统中采购订单模块无法打印出符合要求的合同文本的情况，在物资供应总公司的ERP系统中，单独开发了合同文本打印程序，该程序能够将采购订单中采购的物料和相关信息，以及录入的各种合同条款，按照标准的符合法律要求的文本格式打印出来。从而满足从系统中直接打印出采购合同的标准文本的要求（另外，该程序还对采购订单做了相关甄别和限制，仅仅是对满足各项要求的、有效的采购订单才能打印出对应合同文本，从而保证了打印的合同文本的真实可靠）。

（3）ERP系统中原有的采购订单审核功能相对单一，对于采购订单的审核仅仅涵盖了对于整个订单的审核通过与否，没有细化到每条物料价格明细的审核和合同条款的审核。例如审核某项采购订单时如果发现其中某项物料的价格存在错误，只能将整个订单退回，而无法标明是哪项物料价格存在问题，审批效率不高。对于这个问题，在物资供应总公司的ERP系统中，也单独开发了全新的采购订单的审批程序，新的审批程序将采购订单的审批细化到每条物料明细的审核和合同条款的审核，当审核人员在审核某项采购订单时发现其中某项物料的价格存在错误，在退回该采购订单的时候选择该项物料的审批状态为“审批不通过”，而该份订单的其余物料选择审批状态为“审批通过”；业务员修改该份采购订单时，仅仅只需要修改“审批不通过”物料的相关信息，对于“审批通过”的物料不需要也无法进行修改，极大地提高了采购订单审批的效率。

（4）对于ERP系统的报表统计功能，我们及时向ERP项目部提出需求，提供所需各类报表的模版及所需的查询条件，希望在ERP系统中建立一整套的业务报表体系，使业务人员根据需要随时得到实时的各项业务统计报表。

以上是物资供应总公司为弥补ERP系统在合同管理工作中存在的法律风险，在ERP项目实施过程中对于ERP系统本身所做的一些改进和开发，从而使其满足了合同管理工作的基本要求。

四、EPR系统下物资采购合同管理的建议

ERP系统是一个庞大复杂的系统，而合同管理又是一项精细严密的工作。尽管ERP系统的实施使企业各部门的业务实现了集成化处理，减少了不必要的环节。但是由于实施企业的业务运作更加依赖于ERP系统，这种依赖和系统本身的特点也使企业原有的管理、控制体系发生改变，一些原有的有利于控制和监督的环节也消失了，这就形成了新的业务风险。为了确保ERP系统正常、安全、可靠地运行，确保数据的真实、及时、完整、合法性。除了需要一些对于ERP系统本身的调整和改进，还需要根据ERP系统实施后的实际业务环境建立一系列配套的管理制度和岗位责任制度，对业务操作人员提出责任和要求，才能保证在ERP的业务环境下切实做好和完善采购合同的管理工作。

为了实现这一目标，我们加强和完善了对ERP系统开发、应用、维护过程中相关人员行为的管理、约束和控制，采取一套预防性的内部管理制度。把健全和完善合同签订制度，规范合同签订行为列入重点工作。在原有制度的基础上总结工作经验，重新修订和颁发了《合同管理办法》，更详尽地规定了各部门，各岗位应履行的职责、范围、程序，使合同签订和管理人员有章可循，使工作程序更加合理，提高合同签订的质量。

ERP系统只是管理者进行企业管理的工具，其本身是比较“死板”的。要充分发挥ERP系统的作用还需要高素质的员工的积极协作才行。我们对物资采购人员，合同签订、管理人员实行定期业务培训制度，提高工作人员的业务水平，掌握和熟练系统的操作指令。确保ERP系统数据库录入信息的真实性、完整性、准确性、一致性和安全性。

五、结束语

ERP系统在企业的运行，不仅是优化企业流程，提高工作效率的需要，更重要的是它在加强企业的现代化管理，提高经济效益方面具有的重要意义。在今后的工作中我们会结合本单位实际情况，对业务流程进行优化，将ERP系统在油田上的应用引向深入。