如何做好展览会的预算

【摘要】一份详细的预算关系到参展效果的好坏。预算工作为整体展览工作服务，合理、科学地使用各种费用，将提高展览工作的效率和效益。本文从制定、调整两个方面详细介绍了参展预算的内容及注意事项和细则，为企业参展提供了有力的指导。

关键词：展会 预算 计划

随着企业规模的发展，许多企业都会每年选择参加一到两次的展览活动，或在国内或去国外，选择合适的展览会、做好参展预算、做好参展计划工作都是决策者需要考虑的一系列的问题。

做好参展工作，首先是制定一整套工作计划，包括：一份人员名单，列明工作和责任范围及联系地址；一份详细的工作方案，列明各项工作的内容、标准、期限、负责人等细节；一份总工作日程（英文称master plan）和一份详细的工作日程（英文称detailed plan）；一份详细的费用预算。每个有关人员包括领导和具体工作人员和有关部门都应当有一套工作计划。

我们在这里主要谈谈如何做好参展预算。预算工作涉及到方方面面，无论是参加展览活动还是组织展览会，企业的各项工作都需要费用支出，即我们通常所说的预算。从管理的角度，预算总额应在做出决定时就确定，附上详细预算和工作计划，并在执行过程中根据实际情况进行必要的调整，并对开支做必要的控制。没有预算，没有控制，就可能超支，甚至超支严重。预算工作为整体展览工作服务，合理、科学地使用各种费用，将提高展览工作的效率和效益。

做展览会的预算工作，不仅要站在财务角度，也要站在经营角度，用投资的观念有效地利用使用各项费用，把开支当作投资时，工作才具挑战性，才能导致好效果和高效益。

财务管理上，有许多涉及预算、开支、记帐、审核、决算等等许多技术要求和规定。展览费用应纳入展出者的整体财务系统以及符合政府统计、税务部门的标准，而各单位、各地方的差别很大，且不相容，因此，本文将不探讨具体的技术要求和规定，比如记帐格式等。只简单讲述展览预算、控制等管理方面的一些原理、方法、知识、经验，为参展企业做预算工作提供帮助。

1、制定预算

展览费用一般分为直接费用和间接费用。直接费用是指为筹办展览直接开支的费用，各个展览项目之间会有比较大的差异。展览直接费用由展览项目有关人员的负责、管理、属于展览项目工作的一部分。展览界一般将展览费用分为五大类：

（1）场馆租金或场地租用费用

参加各类展览活动，首先都需支付展览组织者或场馆拥有者一定的活动场地的使用费，通常指场馆租金或场地租金。展览项目不同，地区不同，这类费用差别较大，通常的报价都是按每平方米面积的价格一场活动来计算。

（2）设计施工类费用，也有人称作展台费用。包括设计、施工、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、电源连接及用电、电器设备租用及安装、供排水设备租用及安装、电话电脑租用及安装、餐饮设备租用及安装、地毯租用、展品布置、文图设计制作安装、防火器材租用、展台清扫等。这部分费用可能占总预算的35%，一般需要约15%的备用。

（3）展品运输类费用包括展品制作或购买（如果是现有产品，也有资金占用问题）、包装、运输、装卸、仓储、保险等。这部分开支因距离远近、国内参展还是国外参展、展品多少、单程或往返运输而差异可能很大，可能占总预算的10%～20%。需要留有10%的备用额。

（4）宣传公关类费用。这是一个范围很广的开支类别，包括宣传、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像等等，还包括观众邀请，贵宾邀请接待等。这部分开支可能占总预算的10%～30%，由于其收缩性很大，因此备用额度可以多留些，为15%。有些展出者在宣传、广告、公关、编印资料等方面有专门的预算，展览宣传等工作是整体宣传等工作的一部分，在这种情况下这类开支项目有也可以列为间接开支项目。

（5）行政后勤类费用，也有人称作人员费用。行政或人员开支是一个比较复杂的类别。展览间接开支大部分发生在这里。比如正式筹备人员和展台人员的工资是展出者的经常性开支，不从展览预算中开支。但是，从管理角度看，为了计算展览工作效率和效益，必须计算人员开支。有一种计算方式称为“人员一时间核算”。“人员一时间核算”不仅是一种时间管理方式，也可以提高工作效率；但是，是否与预算和开支挂钩，要根据展出者具体情况决定。行政后勤的直接开支费用主要有人员的交通、膳食、住宿、长期职工补贴、人员培训、临时雇员的工资等。这部分费用可能占总预算的10%～20%，需要约5%的备用额。

根据我们组织国内企业参加德国展览会作过一项费用调查，统计出国内展览各方面开支占预算总额的比例，与上述数据有所不同：

——场地租金，占展览总预算的25%；

——展台施工，包括设计，搭建、拆除、文图制作、道具制作等，占41%；

——展品运输和消耗等杂项，包括电、水、气、清扫、仓储等，占9%；

——展台人员包括吃、住、交通等，占17%；

——宣传（参展，不是单独展），占7%；

统计结果还表明，开支标准的35%是由展览组织者所决定，65%由展出者决定。

展览费用预算可以根据财务特点，参照展览工作方案事项分类逐项地安排。预算要列明开支项目，预算额，实际开支额。有些展出者还列出预算额和实际开支额的差额比例以及占总额比例。这两种比例数据对以后作预算有很大地参考价值。此外，为管理好开支，可以加个备注栏。

2 调整控制

展览收支有了预算还不够，还必须对预算进行调整，对开支进行控制，要对展览费用进行管理。管理展览费用有几条原则：

（1）制定一人负责全部直接开支，明确费用批准和使用的权限和范围，明确展出目标和预算额，并向全体筹备人员说明；

（2）不轻易改变授权，不轻易干涉被授权人的决定；

（3）不要保密，而要将预算限额告知有关的每一人员，包括外部的承包商。

当然在实际工作中预算改变是经常发生的事，如果有充足的理由，即使会造成额外开支，甚至损失，应该改变的还是应该改变。最好的办法是仔细地调研、认真地决定、周密地安排。任何改变都应有充分地经营理由。应指出的是离展览会开幕日期越近的改变，可能产生的额外费用就越高。

由于预算是根据估计制定的，因此不够准确，需要不断地调整，以使预算符合实际情况需要。计划方案里的工作项目，不要因为经费短缺而取消。虽然这会节省一些费用，但是却可能影像其它工作的开展，导致整体效果下降。

以下一些情况对制定预算、控制开支、计算成本有参考价值：

（1）实地考察，事先联络，早做决定。最好实地考察展览会，熟悉展览、场地、设施、活动，预先安排，有助于做好设计、宣传、运输、接待等工作，节省预算。

（2）展架及展具。如果经常展出，可以考虑购买重复多次使用的展架和展具，既环保又经济，而且现代系列展架可以组合成很多种形式和形状。

（3）展品运输。小型展品和数量少时展出者自己运输展品。但是若无条件，或展品多最好通过运输公司安排。展品运输时间要计算好，太早太迟都将导致额外开支。若无把握，宁可安排早些，多花钱总比到开幕展品还未到要好。若反复使用展具、展品、要告知展台人员小心使用、包装、搬运。

（4）展台工作人员食、宿、行、补贴等安排。尽早与组织者联系，了解有无可能通过展览会安排折扣的旅馆。展览会期间，展出者和参观者很多，住房会紧张，房费、餐费都会上涨。早定好的旅馆，还需多次确认，以防旅馆转让给出价高者。如果展出者在本地，以上问题便不存在。

（5）保险。展出者都必须办理保险。在有些地方，公司只需要办理一下手续，将正常经营范围内的保险扩大、延伸到展览上，包括展览人员、展品等方面，而不需要另外支付保险费。若保险公司要求另付，可以从展览会组织者推荐的几家公司中择优选用。

（6）招待。习惯上展台尤其是国外参展时，大展台要给客户尤其是坐下洽谈的客户提供饮料，包括软饮料、茶、咖啡、甚至酒和正餐。因此，要视条件为展台配备冰箱、茶具、咖啡具等设备。离公司近，可以使用公司现有设备，如果离公司远，可以租用。展台清扫，一般包括在场地租金内。如果未包括，清扫费用也不会太高。但是可以自己动手，最好晚上闭幕后做。若使用清洁工，一定要明确是否清洁展品。

（7）广告宣传品等的准备。展览资料是不可缺的，尤其是贸易展览会。资料包括公司介绍、产品介绍、报价单等。如果展出规模比较大，有特别的产品或特别的报价，公司可以专门印制展览资料。

（8）通讯费用。在国外参展时通讯费用较高，可事先购买当地电话卡，减少成本。在当地展出电话很有用，特别是可以作为交际手段让潜在客户使用。而且，有电话展出者自己联络也方便得多，可以提高工作效率，最终有助展览效益。

（9）特别服务。有些设备操作可能需要用水，需要电动力，需要压缩空气，需要煤气，需要处理垃圾等。要事先了解清楚有无供应，并了解价格。一般比较贵。

（10）计划、管理所花的时间。与日常工作混做，成本、开支难以计算。

（11）经营损失。一些小公司为参加展览往往不得不停业，通常会造成生意损失。这笔损失应算入展览费用。

与展览相关的费用还有一些间接费用，是指为筹办展出花费的人力、时间以及从其它预算中开支的费用，比如公关人员的工资、开会、差旅、交通、通信、文书（电话、传真、复印等）、展品制作、展品包装、展品所占用的资金等等。间接开支不属于展览预算，从展览费用管理角度看可以省略不过问。但是从整体经营角度看，不论怎么开支都是成本，都涉及到效益。展览有关人员，特别是项目经理以及上级主管必须心中有数，掌握间接开支情况是为了控制总支出、提高工作效率和效益，展览结束后要从观众参观人数，意向成交额和有效洽谈等指标综合衡量展览会的效果。

好的预算可以提高工作质量和效益，可以作为参展效果评估的重要标准，并可以作为以后衡量企业营销工作的重要参考。