浅谈新形势下的城建档案管理

【摘 要】主要阐述城建档案管理的作用，存在问题及措施。

【关键词】城建档案；作用 ；问题；措施

1.城建档案在城市建设、管理和发展中的重要作用

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案在城市建设各项活动过程中的作用，主要表现在以下几个方面：

（1）城建档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段。城建档案是城市

建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑产品，一是城建档案。城

建档案是城建生产活动的直接记录和实际反映，它真实地记述了城建生产活动的过程和成果，记载了人们的城建思想、城建技术、城建经验。

（2）城建档案是城市建设和管理工作的重要依据。在城市规划、建设工作中形成了大

量的城建档案，真实地反映了城市从无到有、从大到小、从落后到先进的活动过程和发展规

律，是人们建设城市、管理城市的智慧结晶。只有以城建档案为依据，才能进行科学的城市

规划、建设和管理，克服盲目性，避免浪费和损失，合理地利用城建档案，才能促进城市建

设顺利有序地健康发展。

（3） 城建档案是城市维修、 改建、 扩建的依据。 城建档案是城市发展过程的真实记录，是城市建筑物、构筑物改建、扩建和维护工作不可缺少的重要依据。没有城建档案，城市建设就会造成混乱，维修、改建、扩建就难以进行。随着城市的飞速发展，城市的现代化建设突飞猛进、日新月异。如今的城市，地上高楼林立；铁路、道桥纵横交错；地下给排水、煤气、通讯、人防等工程管线密集如织。要对这些城市基本设施实施有效的管理与维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案做依据。

（4）城建档案是城市防灾、抗灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。一旦发生

战争，城市是敌人首先攻击的目标。城建档案是战后恢复重建工作的依据。把一个城市中重

要的、具有全局意义的城建档案集中到城建档案馆保存，当发生战争或出现意外的重大灾害

时，将发挥其不可代替的作用。

（5）城建档案是征用土地、房地产权产籍的法律性依据。土地征用、各种审批文件、

建筑执照、产权所有证等房地产档案，是城市房地产管理的历史凭证，是解决产权纠纷的法

律证据。多年来，城建档案馆为利用者提供了大量的征用土地、各种审批档案，为解决产权纠纷提了的法律证据。随着房屋的商品化，这部分城建档案，在开发整理和流通领域的法律依据作用，将越来越充分地显示出来。

2. 城建档案管理存在的主要问题

做好城建档案工作，对促进城市建设的健康发展，更好地为经济建设和城市建设服务

有着十分重要的意义。近年来，我省城建档案工作发展迅速，城建档案管理体系已基本形成，

城建档案的开发利用取得了显著的经济效益和社会效益。但还存在着发展不平衡、行政执法

力度不够、资源结构失衡、信息化建设步伐较慢、干部队伍整体素质有待提高等问题。具体

如下：

2.1 尚未形成完善的城建档案法制法规。

近年来，国家相继颁布了《档案法》、《城市规划法》、《建筑法》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，使城建档案事业的发展有了法律依据和

法律保障，对推进城建档案工作规范化、科学化起到了重要作用。但是城建档案法规建设还

远远不能适应改革开放和现代化城市建设的需要。主要有三方面原因：

（1）目前城建档案工作已发展成为具有全国规模的事业体系，而城建档案立法工作进展缓慢，滞后于实际工作发展的需要。

（2）城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛

盾。

（3）城建档案法规体系尚未形成。中央、地方已形成的城建档案法规不配套，地方法

规相对较多，全国统一的法规较少。

2.2 公众的城建档案法律意识较为薄弱。

由于大部分人甚至是一部分建筑业者都对城建档案的地位、作用了解甚少，认为城建

档案没有什么大的作用，可有可无，城建档案法律意识还比较薄弱。常见的行为主要有三种：

（1）不建档。许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中既没有专门的资

料员，也没有开展工程档案的编制工作，工程竣工后也没有进行档案预验收和档案竣工验收，这对档案工作的危害是全局性的，影响是长期深远的。

（2）应付建档。有的单位在工程档案资料编制过程中，不按规定加盖竣工图章，不按

规定标注各种数据和设计变更，以复印件代替原件；有的甚至突击编写“档案”……，严重

地破坏了工程档案的完整性和真实性。

（3）不归档。在工作实践中有些建设单位虽然建了档，但不向城建档案馆报送工程竣

工档案的现象在各城市都有所存在。

由于目前城建档案执法体制还不完善，执法队伍还处于初级阶段，机构的设置和运作、人员的落实管理、执法的标准和操作都有待进一步探索和完善，以致城建档案的执法工作不能落到实处。

2.3 城建档案工作者的素质有待提高。

城建档案工作在我国起步较晚。近年来，虽然已经基本形成以城建档案馆为主体，以

城建档案室、建设系统基层档案室和建设单位基建部门为基础的城建档案工作网络，但是，

城建档案学科理论和我国城市科学以及档案学理论发展的整体水平相比，还有一段不小的距离。特别是我们从事城建档案工作的人员，或者因为没有系统学习过城建档案管理知识，或者半路出家，对城建档案工作不熟悉，或者随着科学技术的发展，电子信息化管理设备也进入了城建档案管理的领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不能适应新的环境和要求了，诸如此类，严重影响了城建档案事业的发展。

3. 加强城建档案管理的措施

为促进城建档案事业进一步健康发展，建议有关部门在以下几个方面加强城建档案工

作：

（1）切实加强对城建档案工作的领导。

各级建设行政管理部门要把城建档案事业的发展纳入建设事业的发展规划和年度计划，

纳入各级建设行政部门的重要议事日程，列入工作职责范围，定期听取城建档案部门的情况

汇报，及时研究和解决城建档案事业发展中的重大问题，在深化城建档案机构改革、强化城

建档案机构管理职能、加快馆库建设、推进信息化进程、保持人员稳定等方面给予大力支持，为城建档案工作的健康发展发挥支持保障作用。

（2）建立完善城建档案执法机制。

各级建设行政管理部门要认真执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《城市建设档案管理规定》等法律、法规、规章，并结合当地实际，根据新形势下城建档案工作的新特点，制定加强本地区城建档案工作的政策和措施。要完善城建档案行政执法机制，开展城建档案行政执法检查，整理加大执法力度，提高依法管档、依法行政的水平，建立依法收集、依法管理、依法提供利用的新机制，真正把城建档案事业纳入法制化轨道。

（3）进一步加大建设工程档案的管理力度。

建设工程档案是城建档案的重要组成部分，建设系统各行业行政主管部门要明确职责，加强协调，密切配合，采取有力措施，把城建档案工作纳入到建设行政管理各个环节中去，

特别是在规划许可、施工许可、工程验收、工程备案及房地产权属登记等方面，确保城建档

案完整、系统、准确、安全和及时地报送城建档案机构。

（4）加快城建档案信息化建设步伐。

认真贯彻实施《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，推动城建档案信息化建设健康发展。各地要加强城建档案管理软件和计算机设备、网络网站等信息化基础设施建设。

要以服务城市规划建设与管理、服务城市公共安全为中心，积极创建各种专题信息数据库，

加快档案数字化建设。要规范电子文件归档，促进电子档案报送，有序推进纸质档案的数字

化。

（5）扎实抓好城建档案基础业务建设。

加强城建档案人员培训。 根据城建档案事业发展的新趋势和档案干部队伍建设的新要求，组织开展城建档案工作人员的业务培训和继续教育，努力提高业务、专业技术和依法管理水平。认真实施城建档案从业人员持证上岗制度。要搞好城建档案从业人员的上岗培训工作。努力创新城建档案服务机制。

加强城建档案信息的分析研究，拓宽服务领域，创新服务方式，提高服务水平，以服务

城乡规划、建设和管理工作为中心，不断加强城乡建设档案法制建设，全面收集、科学保管、

充分利用城乡建设档案，大力开展档案信息化建设，增强服务意识，提高管理和服务水平，

才能充分发挥城建档案的信息工具、工作参谋、管理助手的作用，才能多层次、全方位地为

城市规划、建设及其管理工作提供及时、优质、高效的服务。