加强中职学校档案管理工作的几点建议

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和学校管理水平的标准尺度之一，是学校各项评估工作的重要内容，是教育事业的重要组成部分。目前，中职学校面临着不断的改革，中职学校的档案管理工作存在不少问题，如何加强中职学校档案管理工作，笔者作了些探讨。

一、增强意识，建立和完善档案管理机制

首先要提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，组织学习《档案法》，深入学习档案法律知识并进行宣传，使领导和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要性，增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护学校档案工作的氛围。其次建立管理机构，实行绩效考核评估机制。学校成立以院长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组。学校党委、院长办公室、教务处、政教处、招就处、培训处、总务处、工会、团总支以及各个科室等都设有兼职档案员，从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。建立绩效考核评估机制，设立详细的考核指标，比如有完善的档案管理制度、资料能够及时全面地入档、归类明确无错误等。制订考核标准和建立评价责任及评价申诉机制，对达标的科室部门进行物质奖励和精神奖励，未达标的部门进行相应的扣分，并给予物质和精神处罚。使档案工作做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，保证档案管理工作的顺利开展。

二、加强档案资料的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级发送的文件材料，单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收齐之后要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。对于学生资料，如学生登记表、各科成绩表、学籍表（卡）等，按学制年度进行立卷归档，学生从入学到毕业这段时间的档案材料具有很强的周期性，档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷，把好收集整理关。对于教师资料，教职工每年填写好教职工个人资料，建立教师个人档案，学校抽出专人整理好他们的材料并保存好。按年度登记保存图片资料，学校举行的各类活动记录，比如重要会议、

接待来访、采访录相、学术交流、培训、观摩、师生奖惩等等。把学术资料整理好编印成册，全部归档保存。平时注意收集新闻资料，国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料。同时把获奖的照片、证书的复印件及原件资料及时存档。

三、加强档案室硬件建设

硬件建设既是提高档案管理水平的基础，也是保证档案管理质量的最好手段。中职学校要专门设立档案室，购置档案管理设施设备，数据库管理，检索服务系统，通讯系统和用户终端，把设备系统编档并分类存放管理，做好库房“八防”工作（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘），同时加强档案信息网络建设，确保档案材料保管安全，规范管理，使用方便。

四、加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

首先，要树立中职学校档案是重要的信息资源的理念。其次，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，在具体管理上要跟上时代步伐。最后，在档案管理中购买传真机、打印机、扫描仪、复印机、存储器和信息检索终端等现代化办公设施，在收集、处理、传递档案信息资料实现技术现代化，档案信息存储数字化和档案信息利用网络化，提高档案的服务质量。购买档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等现代化管理技术和先进技术设备，建立档案工作网络，提高管理水平，实现办公自动化。

五、加强在职人员职业教育，提高档案人员整体素质

1.提高认识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有较强的工作责任心、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，还要有运用现代化科技手段和先进的管理方法的基本技能。要认真学习《档案法》、《档案人员职业道德》和国家有关文档工作规定，档案管理人员充分使自己认识到档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务。明确文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用是自己的职责范围，建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

2.建立长效培训机制和激励机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度。如参加省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班。其次，要建立在职教育的约束和激励机制。将在职教育和档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的不给予职称评定。档案工作实行绩效考核评估机制，把档案工作进行精确量化，把优秀、良好、合格和不合格作为考核结果，对做得好的部门科室实行物质和精神奖励，对不合格部门科室要追究个人责任和领导责任，对严重违纪违法者给予严厉处罚。使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。

3.坚持在职教育的原则，认真挑选课程内容。在职教育具有针对性、时效性和现实性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。在职教育在选择课程上也更具有目的性，在职人员也能更认真地学习。首先学习文档专业知识。学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念，弥补一次性教育的不足。其次学习相关学科知识和现代科技知识。对在职人员进行相关学科知识的补充和更新，加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

参考文献：

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［2］刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探.卫生职业教育2005（17）.

［3］代利利.加强学校档案管理.阜阳师范学院学报2005（5）.

［4］隋敏.文书档案的科学化管理探讨.档案管理2011（3）.

（作者单位：邵阳教育学院）