高校院系教学档案管理信息化

中图分类号：G648 文献标识码：B 文章编号：1672-1578（2013）12-0001-01

高校院系级教学档案就是高校内部各院系在具体开展一系列教学活动过程中逐步形成的具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。它真实地记载着各专业院系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量院系教学水平的重要标志之一，是制定各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量的重要依据。高校院系级教学档案管理是高等学校教育教学管理的重要内容之一，对于加强院系教学基础建设，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化，深化教学改革等方面都有着积极的作用。

1.院系教学档案管理存在的问题

1.1 档案材料不齐全。普通高校系级档案管理工作起步较晚，制度不建全，对教学档案管理的意识较为薄弱，对这项工作的重要性还没有一个完整的认识。相当一部分教学档案材料没有及时收集整理，从而导致教学档案材料不齐全，不完整。如每学期都有青年教师培养部署，却没有具体实施过程中的文字记载，没有培养计划和总结。为了迎接教育评估，补充档案材料的缺口，需要花费很多物力、财力和人力来进行，这不仅造成了巨大的浪费，并且在很大程度上影响了正常教学工作的秩序，同时也影响了档案材料的真实性。

1.2 档案材料不规范。系级教学档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少归类统计：如实验室向学生开放统计；学生使用教材使用率及优秀教材统计等。有部分档案材料原始记录书写用圆珠笔铅笔或复印件代替，纸张大小不一，长短不齐。有些教学档案记录"有头无尾，有终无始"，如重点课程建设，有审报表，缺少上级主管部门的正式批复或具体实施过程中形成的材料。

随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展，对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，探讨在信息化环境下如何充分发挥教学档案信息资源为教学工作服务的作用，主动适应21世纪高等教育改革发展的需要，已成为当前高校院系级教学档案管理工作面临的重要课题。

2.高校院系级教学档案信息化管理对策

2.1 教学档案信息化的含义和内容。教学档案信息化是指根据信息利用规律实现其利用价值，在院系级教学档案管理工作中全面应用现代信息技术，对教学档案资源进行有效的管理并提供后续服务。信息化的主要目的就是促使院系级教学档案管理模式从传统的以教学档案实体保管为重点向利用教学档案为教学工作服务的方向逐渐过渡和转换，充分体现高校办学的最大服务效益。

高校院系级教学档案信息化主要包括四个方面的内容：教学档案资源收集信息化，教学档案资源管理信息化，教学档案资源利用信息化，教学档案资源共享信息化。院系级教学档案信息化将使院系广泛使用的纸质档案向磁盘、光盘、网络等信息化介质转变，使院系级教学档案文件的收集、管理和利用方式发生根本性的变化，有利于院系级档案信息的长期保存和教学档案资源的开发、利用，必将大大提高院系级档案管理的质量。

2.2 院系级教学档案信息化的对策。围绕做好高校院系级教学档案信息化工作，结合院系级教学档案管理的特点和存在的不足，在管理信息化建设过程中，应着重做好以下几个方面的工作：

2.2.1 做好院系级教学原始信息收集工作。建立健全系级教学档案管理工作规章制度是教学档案管理规范化、制度化、科学化的根本保证。为此，各院系应依据《档案法》、《高校档案工作规范》等相关档案管理规范，根据学校的要求，结合本院系的实际情况，制定出适合院系级档案管理工作的规章制度，统一院系级教学资料分类标准和管理方法，以便于实现院系级教学资料档案的信息化储存、检索和利用。用制度的稳定性、强制性和执行制度的严肃性来规范院系级教学档案工作，使教学档案建设和教学管理工作有章可循，促进院系级教学档案管理工作规范化、制度化、科学化。

2.2.2 提高院系级教学档案资源的利用率。院系级教学档案这一信息资源的科学管理和开发利用与其管理手段有着密切联系，既要不断挖掘传统管理手段的潜力，更应着眼于强化现代化管理手段，改善档案管理方法，使教学档案实现科学、规范管理，提高其利用率更好地为教学这个中心工作服务。借助于信息化管理手段，除了可对院系级教学档案进行有效管理，实现检索综合查询外，还可尝试通过信息手段对院系各教学年度的历史档案资料进行综合分析，寻找出教学发展的规律，进而预测教学前景，找出教学发展与努力的方向，实现更加快捷的管理和利用的目的。

2.3 重视院系级教学档案管理信息化系统的建设。档案信息建设是一项系统工程，围绕档案的收集、整理、保管、利用等环节，包括总体设计、设备选型、扫描录入、系统管理、资料查询等步骤，其信息化管理模式包含办公自动化、文档一体化、管理智能化、服务现代化等内容信息化管理系统的开发要充分发挥院系教学档案管理单位和开发单位的合作，做到系统设计合理。要充分考虑信息化时代的发展要求，在整体性能、系统兼容、使用和维护方便等方面尽可能满足院系级管理人员进行教学档案信息化管理的基本需求，适应院系级教学档案管理长期发展的需要，从系统机制上提高院系级教学档案信息共享能力。

2.4 加快院系级教学档案信息化管理人才队伍的建设。院系级教学档案管理依托现代化的办公设备和信息化管理系统开展教学档案信息化管理工作，为了掌握好新的教学档案信息化管理模式，院系级教学档案管理人员需要学习一些新的信息化知识，提高自身的信息化管理素质，尽快成长为具有高素质专业知识和高技能的信息管理人员，这样才能用好教学档案信息化管理系统，对所管理的院系级教学档案做到精确把握，为有效地提供相应的教学档案信息资源服务。所以要加大对档案管理人员的培训力度，通过参加学术研讨和经验交流，邀请专业人士来校举办培训班等各种途径，努力提高他们的信息化管理业务水平，从而促进传统院系级教学档案管理向信息化管理的快速转型。

只有在信息化环境下提高院系教学档案管理水平，改进信息化管理方式，才能充分发挥高校院系级教学档案的特点和优势，以便更好地为教学管理工作提供全方位的资源服务，从而不断提高教学档案管理的质量和水平。