现代档案管理工作创新的措施和思路

[摘 要]档案管理作为企业管理工作的一部分，必须适应现代企业和新时期发展的需要，树立新的观念。本文分析了现阶段档案管理存在的问题，就如何创新档案管理进行了阐述。

[关键词]档案管理；问题；措施

中图分类号：F426.31 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）47-0236-01

社会体制改革在一步步的深入，因此作为单位要与时俱进，对传统的档案管理方法进行改进，否则无法与目前的社会形势相适应。单位领导者和档案管理工作人员对自己存在的问题要进行思考，从本单位实际情况出发，相互借鉴经验。这样不仅能够提高本单位的档案管理工作质量，还能够促进单位未来的发展。

1.现阶段档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员方面。缺乏责任心，对工作麻痹大意，不积极主动，认为档案管理无足轻重。同时，缺乏专业素养。在档案管理工作中，许多人综合素质不高，缺乏专业的档案管理人员。

1.2 档案管理的信息化程度低。计算机技术在档案管理中发挥着重要作用，电子档案已经基本普及。但在软件设计与开发过程中，档案管理者基本不参与，只是使用者。而软件开发和设计者作为非专业人员，在一些方面会忽略档案者对软件的要求，所以二者的脱节造成了电子档案不方便，实用的状况。

1.3 档案管理存在职责不明，责任不清的问题。

1.4 各门类档案分散保管，各自为政，很少交流和合作。

1.5 档案工作的投入很少，档案房的面积狭小，相关的设备陈旧，更新速度慢，硬件投入少，特别是在计算机方面，比如有的单位处于手工操作阶段，档案管理的效率和准确性很难得到保证。

2.现代档案管理工作创新的措施和思路

2.1 创新理念

创新是一个民族的灵魂，也是档案事业兴旺发达的不竭动力。没有创新，就不能开创档案事业的新局面，就无法解决当前档案工作在理论上和实践中所面临的种种困难。档案工作者必须具有创新精神，打破因循守旧，墨守成规的僵局，勇于开拓，敢于创新，研究新情况，解决新问题，创造性地开展工作，不断适应社会主义市场经济的需要。

2.2 人员方面

建立一支高素质的人员队伍。对于一名档案管理的工作人员来说，首先要解决思想上得到问题，转变工作观念，正确调整自己在工作中的角色。单位在招聘工作人员要慎重，提高门槛，注重专业技能的同时，在员工上岗前对其极进行有效，细致的岗前培训。在员工工作过程中，单位要创造机会，创造条件，抽出时间对工作人员进行培训指导，增强档案管理人员的工作能力。档案管理对工作人员有一定的素质和数量要求。有的单位在这方面的人才很少，特别是基层的单位，有的甚至只配备2-3名工作人员，这就需要增加人员。此外，有的工作人员的专业素养也值得怀疑，对档案管理没有深入的了解没，认识只停留在表面，因此工作做不到位。因此，在档案局为人员创造培训的机会上，档案管理人员应积极应积极主动参加培训，学习系统的档案管理知识，做到对专业知识的精通和熟练运用。比如，工作人员除了具备一定的档案管理专业知识以外，还要关心国家大事，了解政策方针。由于档案管理实行电子化管理，因此工作人员同也应该提高自己的计算机能力。档案管理人员要转变角色，提高认识，在工作过程中兢兢业业，用职业道德规范严格要求自己，不麻痹大意，确保档案不损坏、不丢失、不错漏任何案卷，其中包括音像资料以及网络资料，对档案要严格保密，强化保密观念，将自己变得行为规范在保密法规之中，不泄露秘密。

工作人员要刻苦钻研，总结一定的技巧，并在同事之间相互交流，取长补短。树立法律意识，学习、宣传《档案法》和《保密法》，提高干部、职工的档案工作意识，增强保密观念和档案工作的自觉性。用法时时刻刻约束自己，做到心中有法律，时时践行法律。每日对自己的工作进行总结，做到“三省吾身”，不断反思自己的工作在哪些方面做得好，哪些方面有缺陷，是否做到档案管理的科学，有效，无误，遇到问题不要逃避，也不要否定自己，要有信心，并积极改正，使自己的工作再上一层楼。在反省的同时，档案管理人员要充实自己，及时给自己充电，以跟上工作需要。平时要加强学习，广泛的阅读档案管理方面的书籍和资料，并牢记于心，应用于实践之中。

在上面的基础上，工作人员需要掌握一些工作技巧。（1）对之前的档案做好整理工作，由于原始档案数量比较大，这就需要工作人员对这些档案进行合理，有序的分类，编写目录，并进行统一整理和装订，这样既提高了工作效率，又利于在查阅时方便，快速。（2）增强同志间的合作协调能力，档案分类，编目，整理，装订是环环相扣，复杂，费时的一个过程，一个人很难高效无误的完成，这时就需要大家同心协力，各自完成自己的分工，这样繁琐的工作就会完成。（3）档案要放在干燥，安全的地方，远离潮湿，存在安全隐患的地方。同时，也要做好防蛀工作。安装防潮、防蛀、防潮的档案箱，安装防盗门，防盗窗以及消防器材。这些是确保档案安全，不变坏，不受到损害的重要保证。（4）严格查阅程序。妥善的档案保管是查阅的重要前提，相关人员在查阅时盐严格按照程序，爱惜档案，这样档案的作用才能得到有效的发挥。（5）各部分档案管理人员要各司其职，分专人保管，人员出现交接和变动时，要做好交接工作。工作人员要最大限度地提升服务功能，增强服务的主动性和有效性。增强开放观念，使档案馆走出封闭，围绕市场需求和经济建设中心。让档案事业面向市场，走上良性循环的道路。

2.3 制度方面

要完善档案管理制度，将一切行为圈定在制度之下。“无规矩，不成方圆”，档案管理要规范化，采取一系列措施保证工作有序，合法。档案管理走上制度化要求是潮流所趋，也是这项工作得到优化的重要前提。职工要明确档案管理的范围，哪些资料属于这个范围之内，一般说来，凡是反映本单位日常工作并且经过查考分析具有利用和参考价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等都应划入这个范围之内立卷归档。除了拥有扎实的专业知识，同时，也要具有良好的职业道德和操守，档案管理人员对公函等文件要严格保密，因此要设立保密制度。在这个制度的约束下，档案管理人员要约束自己，确保机密文件和材料不被泄露。对于相关人员查阅档案，也要严格程序。非档案管理人员在以工作需要为目的的条件下，要经过一定的程序和批准才可以查阅，这时工作人员要做好登记工作。档案箱或档案柜只允许放档案，其他和其无的东西不能堆放，确保存放有序，利于查找和查阅。借出的档案资料一定要严格登记，包括资料型号，借出时间，归还时间。重要文件做好复印工作，不要将原件轻易拿出来，对于破损，时间长的文件也不要使用原件，而是使用复印件。

此外，建立竞争机制，不论是领导干部还是一般档案工作人员，都应通过公平竞争#优胜劣汰的机制实行竞争上岗。要建立荣誉激励机制，以激励档案管理人员不断进步，不断创新。

3.加快档案数字化建设

现存的一些档案都是纸质档案，以纸张为载体。但是，信息化的步伐在加快，电子计算机越来越被广泛的运用到办公之中名，办公自动化普及的程度越来越高。近些年来，档案出现了电子化的趋势，传统的纸质档案逐渐被取代，大量的磁性载体、光介质载体开始出现，因此档案出现了纸质版和电子版共存的多元局面。因此，当前档案管理的一个重要的内容就是将这些庞大的档案管理妥善，其中一个重要的途径就是进行数字化的处理，构建电子文件数据库以及电子影像档案数据库。在此基础上，对系统信息进行加工，开展计算机网络传输，这样就可以实现档案的合理储存以及高效的开发利用，最终达到档案的共享以及社会、经济效益的双赢。

4 结束语

要做好企业档案管理工作的创新，就必须认真反思目前档案管理中存在的问题，强化责任意识，提高自身素质，拓展管理方法，升华管理理念，不断推进档案资源管理的集约化和信息化建设，确保档案管理工作的标准化和档案资源的共享。