数字化的档案信息管理方法

【前言】数字化的档案信息管理方法由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。档案信息管理采用数字化存储，可以提升通用性、提高安全性、增强可视性，便于计算机联网查询和实时浏览。资源管理实现网络虚拟，满足用户档案信息即时搜索、即时提取，实现全方位资源共享。信息资源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，检索速度快、效率高、范围广...

[摘 要]现代网络和计算机技术普及到各行各业，我国的档案信息管理模式也由传统的方法逐渐过渡到数字化的新型档案管理形态，档案信息管理采用数字化存储，可以提升通用性、提高安全性、增强可视性，便于计算机联网查询和实时浏览。本文对实现数字化档案信息管理提出一些见解。

[关键词]档案信息 管理办法 数字化

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0327-01

随着数字化技术的不断发展进步，现代网络和计算机技术普及到各行各业，我国的档案信息管理模式也由传统的方法逐渐过渡到数字化的新型档案管理形态，利用计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术等将不同载体、不同形态的信息资源用数字化形式存储，利用网络相互连接，方便随时提取信息，实现资源共享。

1 实现数字化档案信息管理的优点

档案信息管理采用数字化存储，可以提升通用性、提高安全性、增强可视性，便于计算机联网查询和实时浏览。资源管理实现网络虚拟，满足用户档案信息即时搜索、即时提取，实现全方位资源共享。信息资源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，检索速度快、效率高、范围广。使用者可以在任何时间、任何地点、通过网络查阅档案信息，大大节省人力、物力和财力资源。数字化的档案信息管理具有保存时间长，保真性高，内容全面、完整、真实等特点，方便用户随时访问。

档案信息数字化较传统方法先进，将纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节约了保管费用，还节省占地空间，方便迅速查阅，避免反复印刷造成资源浪费。数字化档案管理使资料及时归档，尽快为用户提供，通过网络计算机随时查阅，提供便利的信息控制服务。

2 实现数字化的档案信息管理方法

2.1 推进规章制度规范化

为了实现数字化科技档案管理工作，使其发挥重要作用，首先建立健全岗位责任制，制定工作目标、工作职责。把工作目标、工作职责分解到位，落实到人，实现专人保管，专人负责。制定了档案立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案统计鉴定制度、档案移交制度、档案管理奖惩制度等等，科技档案管理人员按章办事，使数字化档案管理步入正轨。严格遵守保密纪律，对于保密档案妥善保管，绝密档案单独保管。

2.2 努力实现信息化管理

实现信息化管理，建设系统工程，实现信息共享。档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加软件的系统。由于各企业日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录人、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、企业分类管理等，从而从机制上提高企业信息共享能力。

（1）建立数据查询制度

采用科技档案管理软件，运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等先进技术，建立科技档案数据库和查询系统。计算机对科技档案信息资源进行辅助管理，可以使科技档案信息更准确及时地为科研事业服务。

（2）建立备份管理制度

一次输入多次输出、科技档案检索快速、信息存储量大都是信息时代带来的好处，信息时代科技档案管理工作带来便利快捷的同时，也存在不稳定性和可变性，因此在日常工作中建立备份管理制度是非常必要的，科技档案管理人员按照制度定期对电子文档复制，防止科技档案信息丢失而造成损失。

（3））完善网络管理手段

档案信息对于探索和掌握生产规律，确定发展方向，实现合理布局有重要作用。计算机技术、网络技术的应用，使得科技档案建立了文献信息采集体系、数据库生产体系和现代化文献信息服务体系，建设以互联网为基础的宽带信息网络，因此要采用数据加密技术、身份识别技术、信息确认技术对网络加强管理，确保网络安全。

2.3 提升档案管理人员素质和技术水平

随着当今世界信息且爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大且的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

信息时代，数字化的档案管理对科技档案管理人员无论是在政治素质、能力素质、业务素质都提出了更高要求，为了适应新形式的发展科技档案管理人员就要不断加强这些方面的学习，才能更好地完成科技档案管理工作。要选拔复合人才，提高档案管理人员的敬业精神和业务素质。全面系统地学习有关档案管理的新知识，使得科技档案管理工作得心应手。

2.4 强化服务意识

强化科技档案服务意识是现代数字化档案工作不容忽视的课题，特别是对于科技档案工作如何适应社会主义市场经济发展而言，科技档案服务意识的强化显得尤其重要。所以需要不断强化服务观念，加大服务力度，不断提高服务水平。

3 结论

档案信息数字化管理是科技发展的必然趋势，也是档案管理的现代化进步的必经之路，档案信息管理部门必须以积极的态度做好数字档案馆的建设，在创新的大环境中不断提高。

参考文献

[1] 赵德美，和英.浅议数字化档案管理[J].科技情报开发与经济.2006.21.

[2] 李淑萍.关于数字化档案管理的对策探讨.中州大学学报.2009.4.

[3] 张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端.黑龙江科技信息.2009.4.