高校馆藏图书档案数字化建设的原则与探索

摘要：就目前高校图书档案管理现状，分析了当前图书档案管理信息化建设中存在的若干问题，提出了图书档案管理数字化建设应该遵循的原则，并从加强制度建设，规范档案管理、明确目标，统筹安排、转变观念、建立安全风险机制等方面对图书档案的数字化建设进行了一些探索。

关键词：高校；图书档案；数字化建设

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）28-0199-03

图书档案是在图书管理工作中形成的一项专门档案，对于保护图书、合理开发利用及有效配置图书档案资源具有现实意义和作用。既是图书管理的一项重要的基础性工作，也是高校档案系统中的一个要素，同时也是学校数字信息系统的重要组成部分。如何建设科学合理、实用方便的图书档案数字化系统，加强对图书档案的管理和利用，提高图书管理工作效率和工作质量，是高校图书档案适应数字信息化所面临的一个重要课题，

一、高校图书档案管理的现状

1.图书档案涉及的范围、种类和数量急剧增加。目前，高校图书档案是以文本档案为主，并有部分电子数据档案，随着图书管理工作的快速发展，图书档案的服务范围不断扩大，大量的图书资源均需要归档，且档案形式繁多，有纸质图书、数字图书、课件、音像、影像等，每年归档数量达数十万卷，日趋增长的图书档案数量与存放空间的矛盾日益突出，传统的图书档案管理方式与图书管理工作对相关信息需求的矛盾逐渐显现。

2.图书档案的利用频率和数量日趋增长。随着高校招生规模的快速发展，与图书有关的业务，特别是数字化图书资源，其利用率日趋增长，据高校各年度图书档案利用情况统计数据表明，前来咨询、查询、调阅、下载数字图书档案的人次、卷次逐年增加，复制图书、期刊等数字化档案资料的数量也在快速增长。

3.图书档案应用的范围和覆盖面不断扩大。长期以来，图书档案管理工作的重点是服务于高校的学生和教职工，以及为高校相关部门的科研服务等，随着高校教学改革和发展的需要，图书管理工作的范围也不断延伸，图书档案的利用范围和覆盖面也不断扩大。特别是近年来，图书档案资源不仅为本校学生和教职工服务，也逐渐向其他高校学生提供服务，甚至延伸到相邻社区，更多的为社会以及家庭个人服务，如我校的“学习在线”，主要面向社区的广大人群提供必要的学习等信息档案资源。

二、当前图书档案管理信息化建设中存在的问题

为了适应形势的发展，高校图书管理部门加大了对图书档案管理的力度，并采取了一系列措施，推进图书档案的信息化管理，但仍然不能满足社会各方面对图书档案信息的需求，依然存在着一些亟待解决的问题。

1.传统的图书档案管理理念，难以满足信息化的发展需求。传统的“重存档、轻利用”图书档案管理理念依然根深蒂固，部分领导的图书档案管理意识薄弱，认为图书档案管理不能直接产生经济效益，而且占用学校的人力、物力、财力等资源，往往忽视图书档案管理的社会价值和作用，尤其是图书档案的数字化建设，不但需要硬件、软件的投入，还需要专业人才和资金的投入。因此，摈弃“重存档、轻利用”的档案管理理念，重视图书档案的社会价值和作用，才能转变观念，推动图书档案的数字化建设，满足信息化发展的需求。

2.建设管理资金不足，导致硬件设施和软件资源等基础设施欠缺。图书档案的数字化建设需要一定的建设管理资金，建设相应的基础设施，包括符合要求的建筑设施、计算机硬件设备以及配套的软件资源等。目前高校图书档案管理数字化建设设施因经费问题差距较大，软件资源的开发和应用相对滞后，尤其是图书档案管理软件不能满足数字化管理的需要，目前的一些管理软件仅仅是对纸质图书档案的计算机辅助管理，忽略了图书档案归档过程的自动化以及系统管理数据的共享等功能，这些因素都给图书档案数字化建设带来了一定困难；基础设施的不配套以及传统的图书档案管理模式已经不能适应图书档案管理信息化需求。因此，高校图书部门应改变观念，加大对图书档案数字化建设的资金投入，购置相应的高性能服务器和计算机终端设备，开发与之相适应的图书档案信息化管理软件，充分利用图书档案资源信息为高校师生服务、为社会服务。

3.图书档案开发利用率不高。多年来，高校图书管理部门在工作中建立了大量的图书档案资料，除了本校师生的需求外，社会人群对图书档案信息的需求也急剧增加，但高校图书管理部门普遍存在“重藏轻用”的现象，很重视图书档案归档立卷工作，造成图书档案长期存放不动，变成了“死档案”，实际工作中也不注重图书档案的开发利用，缺乏“死档案”变“活档案”的主动服务意识。档案的价值就在于充分利用，我们图书档案管理工作的目标也在于利用，如果不能充分利用图书档案的信息资源，为社会大众服务、经济发展服务，那么图书档案也就失去了存在的价值。

4.图书档案的管理干部和专业技术人员的素质有待提高。图书档案的管理面广、量大，涉及到高校图书管理部门和其他相关部门，具有系统性和专业性，图书档案工作人员不仅要具有一定的图书管理知识还应具备档案专业技术知识，以及相应的计算机和网络管理能力，掌握数字化信息的存储、检索技术，对图书档案的数字化网络资源进行有效地管理。但是，高校现有的图书档案管理干部和专业技术人员缺乏，与师生对图书档案资源信息化的需求不相适应，已不能适应新形势的发展需要。既懂管理又懂技术的干部和一专多能的专业技术人员更是缺乏，这些因素制约了图书档案的数字化建设和发展。

三、图书档案数字化建设的原则

高校图书档案的数字化建设对学校的资源建设和发展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用图书档案为师生的学习和科研工作尤为紧迫，新形势下传统的图书档案管理方式已经不能满足信息社会条件下图书档案的管理要求，图书档案的快速更新、资源共享、快捷检索等管理方式，都要求我们改变图书档案管理模式，借助现代信息技术来实现。

高校图书档案的数字化建设，应根据各地区高校总体发展规划和图书管理的实际需要，坚持以下原则。

1.标准规范原则。高校图书档案数字化建设必须遵循标准化和规范化原则，这是实现图书档案服务自动化和信息共享网络化的前提。图书档案数量、种类繁多，在数字化建设过程中存在着一系列数字化资源的数据存储标准和规范问题，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》以及《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施，为图书档案的数字化建设的标准和规范从技术和管理层面提供了具体的指导，如：它规定纸质档案采用黑白模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储、采用彩色模式扫描的图像文件，一般采用JPEG格式存储提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式等。除图像存储格式外，扫描的色彩模式、分辨率以及数据库模式等，图书档案的数字化标准和规范应贯穿于图书档案数字化建设管理的全过程，如案卷目录的标引格式标准、著录项目标准、目录与图像的链接技术以及网络传输、共享模式标准等，从而规范图书档案的数字化建设，确保图书档案数字化建设目标的实现，全面提升图书档案的数字化管理水平。

2.开放共享原则。高校图书档案数字化的目标之一是使档案信息资源准确方便快捷地提供给需要的师生，使图书档案信息资源数据实现共享，以满足师生和社会对图书档案利用的需求。树立服务意识，充分利用图书档案的完整性、长效性，为师生服务、为高校的科研服务；在图书档案数字化过程中，做好图书档案的梳理、鉴别工作，除需要保密的档案外，能够对师生和社会开放的档案做好解密、降密工作，对形成的图书档案数字化资源及时上传到相关网站并适时更新，真正做到向师生和社会开放，通过局域网，实现省校和市校、县校甚至是乡镇成教中心的图书档案信息资源共享；在门户网站建立方便快捷的查询、下载系统，方便师生和社会公众足不出户查询、复制图书档案信息资源等。

3.安全可靠原则。高校图书档案数字化建设是一项长期性、持续性的基础工作，大量的数字图书信息资料如果泄密或灭失、毁损，则可能对图书档案的数字化建设和管理工作带来无可挽回的损失，因此，在数字化建设过程中，不但要考虑到档案资料的保密要求，而且要考虑其安全性和可靠性需要。一是硬件设备设施的安全可靠，如建设符合标准的、规范的图书档案存储建筑和设施、购置高性能且能满足需要的服务器以及网络终端设备、数据信息传输、存储设备等；二是相关软件的安全可靠，根据高校图书管理部门的实际需要，购置或者开发相应的软件管理系统；三是数字化信息管理的安全可靠，如档案信息资源的自动备份管理、网络安全环境、操作人员权限授予和远程访问、图书档案信息保密级别、数据库之间的链接和数据交换等安全防范体系，从而建立健全相关的安全可靠性控制机制，保证档案信息数字化建设安全可靠运行，满足师生和社会的各种需要。

4.成本效益原则。数字化建设使得图书档案信息的收集、归档、存储和查询变得更加高效、方便和快捷，这是高校图书管理部门对档案信息数字化管理和建设的趋势，而且需要投入相应的财力、物力和人力，高校图书管理部门在数字化建设过程中应该坚持成本效益的原则，既要保证数字化建设成功运行，该投入的资金要有保障，也要考虑到建设成本，统筹规划，避免浪费，做到经济适用、满足需要；在兼顾成本的同时，坚持效益优先，图书档案的数字化建设最终目的还是为了师生学习、研究的需要，向信息需求者提供服务，体现图书档案的存在价值，在保障图书档案满足管理、需要和社会需求，充分发挥其社会效益的基础上，兼顾图书档案数字化建设的经济效益和成本，实现效益最大化。

5.协调统一原则。高校图书档案数字化建设是一项复杂的系统工程，在图书管理的日常管理工作中，形成了种类繁多、形式各异、数量巨大的图书档案，涉及到各职能部门以及相关的管理人员和专业技术人员；数字化建设需要相应的人力、物力和财力，包括管理人员和专业技术人员的调配、硬件设备的采购、软件系统的开发、网络信息资源的利用等；省校图书管理部门与市、县校图书管理部门相关资源的整合，如图书档案管理信息系统与系统软件数据的相互链接、转换，实现图书信息共享使用。因此，图书档案数字化建设应统一领导，建立相应的宏观调控机制和管理协调机制，各职能部门和相关人员做到分工协作、相互配合、协调一致，积极参与数字化建设，全面提升图书档案数字化管理水平。

四、图书档案数字化建设的探索

数字化和信息化是当今社会经济发展的趋势，传统的图书档案管理已难以适应图书管理工作，数字化、网络化建设和应用，彻底改变了图书档案管理模式，极大地提高了图书管理的效率，因此，必须多角度、全方位考虑图书档案的数字化建设工作。

1.加强制度建设，规范档案管理。制定相应的图书档案管理制度，如图书档案的立卷管理、归档管理、安全保密管理、查询调阅、存储备份、鉴定销毁等一系列管理制度；以及图书档案工作人员管理制度，如图书档案人员岗位职责、考核监督管理办法、档案管理量化考核指标等；规范图书档案流程管理，从图书初始信息获取、上报、审批、纸质档案的归档；与此同时，档案的数字化信息的导入、网上审批流转、归档同步进行，以提高工作效率，规范档案管理。

2.明确数字化建设目标，统筹安排数字化档案进程。高校图书档案数字化建设的目的是通过提供数字化图书档案信息为师生和社会实践服务，长期以来形成的图书档案如何合理利用、充分发挥其使用价值，需要从广大师生和社会公众需要的角度对图书档案数字化建设进行投入产出效益分析，分轻重缓急、统筹安排。首先，对经过甄别、鉴定的具有重要保存价值的濒危图书档案进行数字化；二是对需要永久保存的图书档案进行数字化；三是对利用、咨询频率较高的图书档案进行数字化；四是对具有地方特色的、珍贵的图书档案进行数字化，有目的、有重点地推进图书档案的数字化工作，加快实现数字化建设目标。

3.树立服务意识、转变服务理念，发挥图书档案的使用价值。传统的图书档案管理是“重保管、轻利用”，图书档案信息处于被动利用状态，咨询、利用率不高，实现图书档案数字化信息管理后，从根本上改变了档案信息的利用方式，社会公众利用图书档案信息变得更加方便、快捷。图书档案管理部门和管理人员应适应数字化管理的需要，改变服务意识和观念，从被动服务变为主动服务；根据不同用户的特点，开发用户需求导向的数字信息资源，通过计算机网络将图书档案资源信息以及网络数据库中的相关信息进行查询、筛选、整合在线推送到用户终端；对图书档案进行科学化管理，整合不同类型、不同载体的数字化资源，为实现图书的优化配置提供信息依据，提高图书档案利用率和使用价值。

4.建立风险安全控制机制。图书档案的数字化建设需要持续的资金投入、相关人员的调配以及网络数字化资源的保障，在此过程中，因政策、人员变动、资金安排等因素，会产生一定的风险，如：组织管理人员或专业技术人员的变动导致软件系统开发的中断；资金预算不足或超支导致相关硬件购置不能如期举行；的图书档案资源在数字化信息转换过程中的泄密风险；图书档案数字化资源在查询下载、网络共享和在线传播等可能产生的知识产权侵权风险等。因此，必须分别建立安全风险控制机制，如协调财务、政府采购、技术保障等部门共同论证项目资金预算，保障数字化建设的持续性运行；通过确定相关协议、合同、购买版权资源等，控制知识产权风险。为了保障图书档案资源网络信息安全，必须采取相应的安全管理控制措施，如权限管理，对管理人员和访问用户，根据不同级别赋予相应的管理权限和访问权限，从而在后台和前端降低图书档案资源信息安全风险，此外，结合身份证识别技术和信息加密技术等网络安全技术，实现对网络安全风险的控制。

五、结语

在信息社会条件下，图书档案已经步入信息网络化、存储数字化和服务自动化时代。但是，高校图书管理部门在图书档案数字化建设过程中，往往各自为政，从局部管理需求出发进行数字化建设，忽略了图书档案为社会服务的功能以及数字化的网络共享、开放便捷等特征以及网络风险、安全因素等，因此，各地图书管理部门应根据图书的总体规划以及各地图书管理的实际情况和需要，统筹兼顾，快捷高效地实现图书档案数字化建设目标。

参考文献：

[1]吴建中.战略思考―图书馆管理的10个热门话题[M].上海科学技术文献出版社，2005：21.

[2]钟伯英.论图书档案为社会经济服务的重要性[J].南方论刊，2013，（3）.

[3]丁恩多.我国数字档案馆研究综述[J].科技情报开发与经济，2005，（21）.

[4]陈瑞萍.土地档案管理中的信息化建设[J].科技传播，2012，（3）.

[5]赵春兰.对档案数字化工作的几点认识[J].黑龙江档案，2013，（1）.

[6]张捷.论数字档案馆与数字图书馆知识服务优化整合模型构建[J].档案，2008，（6）.