中小企业如何进行人力资源管理外包

“外包”首先是在实践领域兴起的,其作为一种管理模式,早在20世纪六十年代的美国就出现了,但真正发展却在20世纪八十年代以后,包括研发外包、生产外包、营销外包以及管理外包等等。人力资源外包作为管理外包的一种，是指公司委托第三方人力资源管理外包服务机构代为处理公司部分人力资源工作。根据国际数据公司（IDC）的统计数据，2000年美国在人力资源方面的花费超过了227亿美元。其中，人力资源管理外包在该领域增长最快。而IDC对美国人力资源管理服务市场的最新预测表明，人力资源服务方面的收入到2006年将达到560亿美元，且人力资源业务外包将继续是人力资源服务消费领域中增长最快的。我国人力资源外包业务也在蓬勃发展，它作为企业人力资源管理职能转变的方向得到较为迅速的发展。相当多的跨国公司、本土公司，以及有关机构已经对其表现出浓厚的兴趣和关注度，可以说人力资源外包在中国具有广阔的市场前景。随着我国劳动人事工资制度改革的深入，迫切需要灵活用人方式的中小企业也越来越钟情于人力资源外包服务。

一、中小企业进行人力资源管理外包的可能性

中小企业对我国的发展至关重要，它占全国工商注册企业99％的高比重，解决我国城镇总就业量75％以上人口的就业问题。然而，由于中小企业的发展历史短、管理经验少、企业规模小、资产实力薄弱，同时面临行业内部激烈竞争，而且由于我国目前还没有形成人才的良性流动，少数中高层次人才还相对集中在国有改制和高新技术企业，许多中小企业没有专门的人力资源部门和专业人才，缺乏系统的人事制度，不能为员工提供完备的福利待遇和培训机会，更没有战略性人力资源规划，这些导致中小企业核心人员流动率高，员工满意度差，许多企业在发展初期就纷纷“夭折”。可见，大多数中小企业都是因为人力资源问题而阻碍了进一步发展，他们的管理经验相对于经验丰富的外包商来说有很大的差距，所以使中小企业的人力资源管理外包成为可能。

另一方面，近年来各类咨询服务机构的蓬勃发展，也为人力资源管理外包提供了必要的外部条件。它能给公司带来的收益是显而易见的：首先是节省成本，企业的一大部分成本是由人引起的，把一些琐碎的工作外包出去后，可以随时解雇相对剩余的职员；同时，如果和其他公司合作，所取得的规模效益也会使成本降低。其次，人力资源部门职员的工作可以从繁重的低层次、重复性事务中“解脱”出来，而专注于比较重要的战略性工作，比如企业的人力资源短期和长期规划、员工生涯管理、企业文化建设等等。第三，能够寻求到专家意见。由于委托外包的人或机构对该项特定工作具有十分专业的知识，擅长于其实际操作，会使这些工作完成得更好。现在很多国内企业人力资源部门在由传统的人事管理向现代人力资源管理转变过程中，更需要专业方面的意见和指导，外包正是获得这一指导的一个有效途径。另外，人力资源管理外包还能对企业人力资源管理工作的规范性、公证性和科学性起到一个促进作用，加强员工对人力资源管理部门工作的信任度和满意度，某些涉及个人利益的工作(如员工的薪酬福利制度)外包出去以后能有效的遏制不良现象的发生。

二、中小企业如何进行人力资源管理外包

（一）确定外包内容。企业人力资源管理可以分为事务性活动（如档案管理、雇员记录、考勤、劳动关系等等），专业性活动（如绩效评估、培训与发展、激励、工作分析等等），和变革性活动（如知识管理、流程再造等等）。通常企业在考虑外包内容时都将安全性放在首位，把一些不影响企业的核心业务和管理关系的工作大量外包，而那些牵涉到企业长远发展重大关系的工作一般不外包。所以企业一般把事务性活动和一部分专业性活动外包。例如：工作分析与岗位描述、员工招聘、培训与发展、薪酬、福利、劳动关系、人力管理信息系统等工作都可以考虑进行外包。再如国家法定的福利制度，如养老保险、失业保险、医疗保险、住房公积金等事务性工作完全可以外包出去。但是，由于中小企业人力资源部门一般没有专业的人力资源管理人员，他们一般没有那么高的能力担当起人力资源核心业务的设计与规划。同时，在今天的市场上,具有薪酬、福利、外派人员以及人力资源信息系统等专门知识的人力资源专家紧缺,而雇佣人力资源服务商通常比雇佣几个专家容易得多。因此，对于中小企业而言，他们可以考虑适当将专业性和变革性的核心外包出去，以充分有效的利用外部资源及吸取科学的人力资源管理方法和建议。

（二）选择外包商。目前，开展人力资源外包服务的主要是一些人才中介机构、人才市场，专业的人力资源服务机构较少，人力资源外包的内容主要有代办社会保障；代办劳动用工证；推荐人才；录用备案、合同鉴定；档案管理；跨地区人才引进；专业技术职称评定、申报；人事、劳动纠纷的办理等等。人力资源外包项目涉及面广，但以基础性业务为主。虽然近年来国内的人才服务机构发展突飞猛进，但仍然存在许多不足，如从业人员素质参差不齐、专业化程度不高等，加上一些机构的违规经营，使服务商的诚信度大打折扣。由于中小企业外包的内容涉及到了其核心业务，所以在选择外包商时应该更加谨慎小心。

首先，当然是和其他企业外包一样要考虑服务的价格，因为人力资源管理的某项工作外包以后，企业必然要承担一定的外包成本，如果成本较大，甚至大于由企业内部自己承担的成本，那还不如不要外包。需要注意的是在考虑外包成本时，不能单单考虑成本的绝对大小，还应考虑成本与收益的相对大小，如果收益大于成本的话，即使外包成本大于企业内部自己承担的成本，企业也可以考虑外包。因为从长远来看外包是对企业有利的。

其次，就是比其他企业更要注重服务商的信誉和质量，它将对整项工作的完成乃至对企业的正常发展起到决定性作用。比如：薪酬设计外包就是最典型的例子，薪酬管理属于商业机密，一旦泄露给竞争对手，必将对企业产生极其不利的影响。因此，企业在对涉及企业机密、员工满意度、工作流程等敏感性人力资源管理工作(比如工作分析与岗位描述、薪酬设计、人力资源管理信息系统等)选择服务商时，必须确信其可靠性。由于市场交易的信息不对称性，中小企业一般处于不利的位置，尤其当中小企业采用“核心业务”外包时，外包商会掌握很多有关公司的机密资料，如何对外包商进行约束和管理，使彼此相安无事是企业首先考虑的一个问题，中小企业应当经过充分的调查，例如服务商的强弱，外包服务商对于此业务是否有长期承诺，是否有实质性的投资投于硬软件的建设、是否具有丰富的操作经验、是否会严格恪守国家法律的规定以及保密原则等方面的内容进行综合考虑。选取诚信外包商，这是避免发生公司机密泄漏风险的前提条件。

再次，随着分工的明确，每个公司都会有自身的特色和特长为人力资源管理服务。例如，有的擅长薪酬设计，有的人力资源管理规划等，因此中小企业最终可以整合多个相对合适的外包商进行合作。

除此之外，公司在进行人力资源管理外包过程中，还要注意管理人员和员工之间的有效沟通,每一项变革都需要有公司执行层的全力支持，但这种推动力不是简单的动员大会和对外包结果进行评价，而是需要执行层的具体参与,所以通过沟通形成强有力的“执行力”是人力资源外包成功的基础。与员工进行合理有效的沟通，取得他们的信任，将信息和新的策略传递到公司的各个层面，以解释、指导和推动外包工作的顺利进行。通过沟通，也可以让员工清楚地认识到外包不仅是为公司利益着想，而且也是为员工的利益考虑的，让员工意识到实行外包是一种真正多赢的、有效的方式。