高校OA办公系统实施情况探讨

摘要：我国高校以初步建立了OA办公系统，但仍存在不足之处，该文对当前高校OA办公系统的实施情况进行探讨，并给出相应改进策略。

关键词：高校；OA；办公系统

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)17-4239-02

OA是Office Automation的缩写，OA办公系统是利用电脑或手机等终端进行办公，以提高办公效率，减少办公流程，降低办公成本，提升单位管理水平。高校OA办公系统包括了工作流管理、任务管理、知识管理、公文管理、信息门户等功能，还结合了电子邮件、即时通讯、语音电话、移动通信等协同工具，为高校办公提供一个高效、无缝、协作的信息管理平台。

1高校OA办公系统建设的必要性

随着计算机技术及网络技术的推广和普及，无纸化办公已成为高校办公的发展趋势。高校OA办公系统建设的必要性主要体现在：其一，高校校园网硬件建设已逐渐完善，各办公室利用计算机进行工作也比较普及，且高校办公人员文化素质较高，对新知识的接受能力较强，因此，高校是一个很理想的实施OA办公系统的场所；其二，高校教学岗位的教师基本没有固定的办公室，有课则来，这对教师了解学校最新动态和学校传达行政通知等造成了一定的困难，OA办公系统的建设能够使教师在家也能及时跟学校各部门进行联网，进行办公；其三，高校系部和行政办公室都分布在校园各个角落，特别是近几年来分校区的设立更是加大了高校传送文件的难度，OA办公系统能够让办公人员足不出户传送各种文件；最后，OA办公系统的建设是无纸化办公的必要条件，符合低碳经济的要求，有利于节约办公成本，减少办公环节，更好的提高办公的效率。

2高校OA办公系统建设存在的不足

目前，我国许多高校已初步建立了本校的OA办公系统，各种各样应用系统也应运而生，财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等等，其他有些是直接通过采购方式取得，有些是学校依靠自身力量进行开发。这些系统建设水平参差不齐，且不一定适应高校自身的需求，在实际应用中也存在各种问题。归纳起来主要有：

2.1电子签名技术仍未普及

在高校办公流程中，各类审批程序是一个重要的组成部分，办公人员经常奔波于学校各个角落找各个领导签名审批，往往一整个审批流程办下来至少都要好几天，遇到领导出差等情况则更加冗长，不仅使办公人员疲惫不堪，也使审批领导疲于应付。当前正在高校中使用的OA办公系统多数都只停留在会议通知、邮件传送、信息登记等应用层面上，电子签名技术并为被广泛使用，然而，其优点是显而易见的，它能够使办公人员足不出户便可把需审批的文件送到相关领导的电脑桌面，而审批领导也能高效率地集中处理，大大的提高了高校办公效率。

2.2各种应用系统亟需整合

由于历史原因，高校各管理部门在选择应用系统方面出现了“各自为政”的不利局面，财务系统、人事管理系统、教务系统、科研成果管理系统、学生管理系统等各部门或采购或自行开发的系统都有各自的数据库，我们通常称之为异构数据库系统，异构型数据库中各局部数据库管理系统在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制（有效规则、完整性规则、数据库触发器、存储过程）等方面存在着许多差异，未能实现数据共享，这给高校实际工作造成了极大的困扰，财务处在发放工资及奖学金时需要采集人事管理系统中教职工的相关信息和学生管理系统中学生的相关信息，而人事部门在核算教师工资时也需要采集教务系统中教师课时完成情况的相关信息，学生管理部门在发放毕业证时也需要采集财务系统中学生学费缴纳情况的信息，然而，由于各数据库之间未能实现数据共享，这些工作很难进行，甚至出现教师离岗但工资照发、学生未缴纳完全部学费而顺利领到毕业证书等情况。因此，异构数据库中的数据共享问题是当前高校OA办公系统亟需解决的问题。

2.3系统安全性有待加强

目前建设办公自动化系统大多采用LotusNotes，Exchange Server作为软件开发平台，或是采用多层CS(Client Server)模式, BS(Browser server)模式（完全自行开发）,其办公系统本身各功能模块的设计实现已不存在太多的技术问题,倒是其系统的安全性一直成为我们开发办公系统的技术关键。[1]高校在人事组织、科研项目、教职工及学生个人信息等数据都有保密需求；教职工工资数据、学生缴费数据、科研成果数据等的安全也是OA办公系统必须保证的需求；在审批程序方面，防止系统外部人员侵入及操作人员的越权操作等也是我们有效办公的基本保障。

3当前高校OA办公系统的改进策略

随着高等学校管理对信息处理的时效性要求和管理的复杂程度的提高，迫切需要一个可以实现整合内外资源的、高效的信息系统，来完成信息的收集、整理、传递和分析，实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用。[2]针对目前高校OA办公系统存在的问题，提出以下几点改进策略：

3.1引进电子签名技术，提高审批效率

我国于2005年4月1日起实施的《中华人民共和国电子签名法》规定：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这部法律的实施为电子签名确立了法律效力。鉴于电子签名技术的引入对高校办公流程中的审批程序有极大的实际意义，高校的下一步的OA办公系统开发中应根据《电子签名法》规范，引进在可靠性、正确性、稳定性均有较好保障的技术方案，积极实施电子签名审批，配合网络办公的使用。

3.2从整体角度，更长远地规划OA办公系统

高校OA办公系统是一项系统工程，在建设过程中应从全局和整体的高度规划学校信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划，全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设，按照规划协同地推进学校的办公自动化。整体规划的制定需要在充分了解学校的办公现状、需求，特别是学校发展对于信息化需求的基础上，结合信息技术的发展形势做出科学、全面的规划。高校OA办公系统中的主要信息包括财务信息、教务信息、科研信息、教职工信息、学生信息、学校综合信息等几大类。这些信息来自学校的各管理职能部门，应保证各部门相关信息的同步共享。高校OA办公系统的下一步规划应在充分调查实际需求的基础上，满足各部门间横向、纵向信息共享的需要，应仔细研究异构数据库在数据模型、数据类型、数据精度、数据库内部的机制等方面的差异，把各数据库的分散管理在逻辑上进行集中，从整体应用的角度建立一个全局数据库，为高校的长远发展打好坚实的基础。

3.3加强OA办公系统安全性能

高校OA办公系统的安全是高校办公能否正常运转的关键所在，应在以下几个方面对OA办公系统的安全性能进行加强：一是在网络安全方面，可对用户的可访问性运用防火墙技术，或在wed服务器上安装双网卡，运行不同协议等措施，防止系统信息的泄露；二是对于电子签名审批，应采用更加科学合理的密钥加密算法，并指定经国家认证的第三方权威机构来颁发密钥证书，加密的私钥文件必须由专人直接送到电子签名使用者手中，以保证密钥的安全性和电子签名的权威性；三是在数据安全方面，应在数据备份方面采取足够措施；最后对使用OA办公系统的人员应加强在保密及数据安全方面的培训。

总之，高校OA办公系统是一项长期、系统的工程，其建设过程并非旦夕之间，我们应该充分利用现代计算机网络技术，站在整体的高度，对下一步的实施方案充分论证，认真实施，为高校的跨越式发展铺平道路。

参考文献：

[1]李文印,叶润国,邓春燕,周斌.办公自动化系统安全性设计及实现[J].吉林大学学报:信息科学版,2003(4).

[2]王改性.高校办公自动化系统的建设策略探讨[J].消费导刊,2008(8).