档案网站信息资源建设

［摘　要］随着档案资源网络化进程的不断推进，档案网站的信息资源建设已是档案界和广大用户着重关注的重点内容之一。档案网站是对外公布档案信息、建设档案工作、加强自身服务功能的新平台。然而，在我国档案网站的信息资源建设中仍然存在多个问题，对档案网站信息资源的建设存在重大影响。本文通过对比发现了我国在检索功能不足、信息资源匮乏等方面的不足，从而挖掘出提高我国档案网站信息资源获取能力的策略，并提出要建设有中国特色的档案信息网站。

［关键词］档案网站；信息资源；网站建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.099

［中图分类号］G270.7 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02

0 引　言

现如今，档案网站具有受众面广、信息量大、信息传播速度快等特点，其已成为档案部门信息资源对外的“窗口”。档案网站的信息资源建设，一方面使档案馆（室）从传统的、封闭的、单向的工作方式和环境中转向现代化、开放性和多样性的工作方式和环境，并慢慢融入了信息化、网络化时代的大数据环境；另一方面让传统的档案馆馆藏资源的利用发挥了更大作用。

中国人民大学信息资源管理学院组建的“档案网站调查和测评项目组”曾在不同时期多次对我国省级档案网站进行测评，通过测评报告可以看到我国有32个省级档案部门建立了自己的网站。档案信息资源数据库的建设，为信息资源的增值、共享提供了宽阔的平台。但由于资金、人才、技术等多方面的原因，国内档案网站的信息资源建设依然处于初步阶段，这主要体现在：整合建设层次较低、建设资源单一、重资源建设，轻资源利用、检索功能不健全，公众对网站熟R度低等。

1 国内外档案网站信息资源建设情况的分析

近年来，国内档案网站信息资源建设的进程不断推进。但从宏观层面上看，我国档案信息的资源无论是采集模式、接入容量和资源丰度等方面都与国外存在较大的差距。我国档案界从20世纪70年代末、80年代初开始尝试运用计算机管理档案，在20世纪90年代中期至21世纪初，国家和地方政府对档案信息化建设的投入大幅增加，档案部门配置的信息化设备越来越多，档案信息化的相关法规得到了进一步完善，档案信息化进入了快速发展时期，大多数省级档案馆都建立了基于数据库的档案业务管理系统。到目前为止，信息网络技术广泛应用，各类档案信息化建设迅速发展，档案网站信息资源建设加速。国外档案网站信息资源建设起步较早，具有一定的基础，发展相对较好。英、美两国关于数字档案馆的研究比较集中，加拿大、澳大利亚、荷兰等国家的档案网站信息资源建设也有较好的基础。

2 档案网站建设内容的构建

目前，由于档案网站普遍存在信息匮乏、类型与级别单一、检索功能不完善、缺乏特色等问题，导致在推广信息资源建设的过程中存在很多阻力。要解决这些问题，就必须构建目录和文件、文本编辑和研究并重的档案信息资源组织模式。

2.1 行业纵向联合，加强网站基础设施建设

面对信息技术和知识经济的挑战与机遇，还处在落后状态的档案管理必须要抛弃“闭门造车”的思想，充分利用后发之势，主动与其他文化信息部门进行横向协作，加强网站信息资源的建设，这样才能使档案管理进入到信息产业和文化产业的核心中，并一举成为信息时代的主要力量。同时，还要充分利用社交媒体，使档案网站与社交媒体相融合，从而达到时代的要求。

2.2 档案目录、原文与编研成果三级信息并重

构建数据库和目录信息、研究信息相对应的文本信息，信息资源的存储依靠的是强大的信息数据库，所以数据库是档案网站的核心，是网站内容的支撑。

2.3 永久保存、服务、镜像、链接四级资源共存

构建科学、合理配置的信息资源网站，可以使网站效益达到最佳状态。可将档案网站提供各种信息资源划分成以下四个级别。

永久保存级：这是档案馆的特色，只有在本网站才可用，其他的档案网站均无法使用，本馆对其负有永久保存的责任。

服务级：可以丰富网站资源，但不在本馆馆藏范围内，不具备所有权，不负永久保存责任。

镜像级：对站点资源有辅助和补充作用，而不是本馆的馆藏。保存其他机构的文化和档案信息，或者和档案馆收集范围有交叉的数字信息被复制在本网站的副本。这是目前应主要考虑的问题。

链接级：网站资源的补充，可以显示分散在不同信息机构的信息资源。

3 档案网站建设中存在的不足

“被利用”是档案部门收集保管档案信息资源的主要目的，而档案网站作为网络家族中的成员，具备网络传媒的优点，如时效性强、覆盖面广、存储能力强、互动丰富、传播灵活。更具有传播时间上的自由、传播空间上的无限、传播方式上的多样等特点。但传统的思想观念、业务模式及资金、人才与技术短缺等因素也导致了一些移动互联网络环境下档案信息资源优化建设不相适应的问题，具体如下。

3.1 可用资源匮乏

纵观我国绝大部分的档案网站，都普遍存在：①信息资源获取途径单一；②基于数据库的档案展览少；③没有国外详细的信息分类，又不像国外档案网站涵盖政治、经济、军事、外交、历史和法律等多个层面；④一些档案网站甚至没有分类信息资源数据库等诸多问题。

档案网站信息资源的全面性差异主要体现在馆藏信息数字化的程度上。档案馆藏资源数字化的数量又决定了档案网站获取档案资源的全面性。而信息资源的全面性保障要有强大的数据库做后端支持，国内档案网站对数据库的开发还相对较少，我国档案网站获取信息资源的全面性还相对落后。信息资源可以通过传递或交流来满足人们在某一方面的需求，在档案网站建设的过程中信息资源是实现档案信息开发价值的基础，而可用信息资源的匮乏，使档案网站的建设与利用成了无稽之谈。

3.2 检索功能不足

我国档案网站的检索能力较弱，检索工具总体数量较少，数据覆盖率低，界面使用不方便，检索速度较慢，而个别网站甚至没有检索工具，再要么就是专业性太强且使用介绍信息过少和其只是一个网页，形同虚设，根本没有检索功能。究其原因主要是：①对普通档案需求用户来说使用太过专业的检索工具难度太大，在一定程度上限制了非专业用户对档案的获取和利用；②使用的检索工具普遍太过简单，检索方式趋于单一化；③缺少强大的数据库支撑，使检索只限于案卷级或目录级，不能进行更深层次的检索。

4 档案网站建设的优化策略

4.1 确保信息资源的质量，完善网站的服务功能

档案网站信息资源的建设要以服务于人为目的，提供真实、可靠、实时的档案信息。研究和尊重用户的需求，从而实现档案信息资源的公开化和大众化，以自身有利的资源为依靠，丰富档案网站，档案从业人员，尤其是服务于档案网站的工作者应本着分步骤实施、优先利用的原则，创建有自身特色的信息资源，彰显本网站的优势，确保信息资源的质量，提高网站的服务功能。

4.2 提高检索工具的易用性，实现快速查询

目前，档案管理负责人应对检索工具进一步开发，为用户提供一个多功能的访问途径，真正实现方便、高效、快速的检索功能。为了改善信息资源的易查、易用性，一方面可以提高z索工具用户界面的专业性；另一方面应适当增加检索工具使用的介绍信息。档案网站服务的水平取决于用户的满意度，而用户的满意度又取决于实际工作中档案网站技术管理人员对现代信息的掌握和运用程度。因此，组建一支拥有高知识技能、高业务素质的人才队伍不可或缺。

5 结　语

网络信息多而杂，而传统档案的真实性和可靠性的特点已深入人心，广大受众期待从传统档案中利用新媒体获取真实信息。在数据信息化时代下，我国各级档案馆既面临着机遇，又面临着挑战。档案馆不仅应重视信息安全的管理，还应加大馆藏资源的深度开发与利用，特别是将受众感兴趣且有时代意义的特色档案加以整理并在网上进行传播。档案网站存在的核心价值就是服务于广大用户，且还能充分展现档案工作以及档案工作者的价值。

主要参考文献

［1］朱丹华.档案网站信息资源建设与利用中存在的问题及对策分析［J］消费电子,2013(8).

［2］巩善鑫.试论档案网站信息资源的组织与利用［J］.科学时代,2011(7).