浅议档案网站建设

近年来，随着我国信息化建设进程的加快，档案信息化建设取得了很大的进展。作为信息化建设重要载体的档案网站也如雨后春笋般纷纷建立起来，并在经济社会发展中发挥着重要的作用。档案网站是档案部门在公共信息服务网络上建立的站点，一般是以主页方式提供档案信息服务和开展档案宣传。

一、档案网站建设的现状

自1999年电子政务实施以来，我国的档案网站从无到有，在数量和质量上都呈现出逐步上升的趋势。目前，全国的档案网站总共开通了大约200多家，在一定程度上反映了我国档案网站建设的水平，体现了不同的地域特色，同时也向用户提供了很多的特色服务。但不可否认的是，这些档案网站还存在着诸多有待提高的方面和有待解决的问题。一是我国的档案网站数量相对较少。全同各级各类档案机构中仅档案馆的数量就有3500个左右，而已开通的档案网站却仅有200余个，开通网站的档案机构所占比率明显过低，导致总体上网络档案信息量的不足。二是缺乏全面的、具体的馆藏档案信息。目前，我国档案网站中关于馆藏档案的信息多是二次、三次信息，缺乏一次档案信息，档案全文信息更是少之又少。三是网站内的档案信息内容有待丰富，可增加服务板块、交流互动板块，增加栏目的深入度和层次度等予以改善。四是档案信息形式单一，主要是文本信息和照片，三维动画、音频、视频等形式的档案信息数量相对较少。五是档案网站内容陈旧，更新周期过长。六是网络检索工具有待提高，部分档案网站在线查询不到档案全文内容。

二、加强档案网站建设的有效对策

（一）强化功能

第一，强化服务功能。建立档案网站最主要的目的就是更方便、快捷地为用户提供其所需要的档案信息。要通过建立强大的检索功能和丰富的相关链接，不断丰富和更新网站信息内容，并根据用户的需求提供个性化的服务，美化用户界面，使用户在接触最新、最全面的档案信息的同时，得到美的享受。第二，强化反馈、交流、互动功能。了解用户需求，有针对性地提供服务；通过网络向社会公众征集专题档案史料、革命历史史料以及散存于社会民间的各类名人手迹、家谱、日记等珍贵档案。第三，强化宣传功能。如介绍档案馆机构设置、档案工作法律法规和档案利用制度；宣传档案馆藏，公布档案信息；介绍与馆藏档案相关的各地区政治、经济、文化、历史等情况。第四，强化教育功能。档案事业发展的关键在于教育，既包括对档案工作人员的继续教育，又包括增强整个社会的档案意识。

（二）找准定位

网络不仅是与用户交流、对外信息与宣传的平台，还是用户反映利用需求和意见的通道，如档案网站电子邮箱、工作论坛的设立，使档案网站成为档案用户、档案专家、社会公众相互交流、研究、探讨档案工作和档案学理论的交流园地，同时使档案部门第一时间了解用户需求，便于提供全面、周到的信息服务。此外，档案网站还应成为网络环境中档案馆（室）形象和档案职业形象的缩影，起到档案职业形象宣传、馆藏档案资源宣传、馆（室）档案服务宣传的作用，提升档案工作的社会影响力。因此，档案网站只有明确自己的定位，才能真正成为档案部门与用户之间联系的桥梁和纽带，使广大用户通过档案网站更好地了解和利用档案。

三、网站建设对档案工作的影响

（一）服务形式上由封闭或半封闭走向全面对外开放

传统意义上的档案服务主要是指通过馆内借阅、检索、查询等方式为用户提供利用。这种方式的劣势存于：只有有限的档案在用户查询利用时才能被使用，若无用户查询，绝大部分的档案资源便只能“养存深闺无人识”。档案网站的建立，则使得丰富的档案信息资源摆脱了“深藏馆中，无人问津”的窘况，用户通过网络平台即可突破时空与地域的限制，进行档案信息查询、浏览、下载。

（二）服务内容上由单一走向丰富

一直以来，档案部门主要是向用户提供必要的咨询、阅览、外借、展览与陈列、制发档案副本、档案证明等传统服务项目，难以满足现代信息社会中人们对于大信息量、全方位服务的需求。而档案网站在服务内容上就更加多样化、人性化。目前，我国多数档案网站不仅实现了上述传统服务项目的数字化和在线化，还增添了很多贴近百姓生活及人们感兴趣的服务内容。

（三）服务方式上由被动变为主动

档案网站的建立使得档案部门由被动接受查询转变为主动服务，通过网站为用户提供档案政策指导，同时将最新、最具吸引力和最受老百姓关注的信息资源及时予以，使广大用户能够随时接触到丰富、实时的档案信息。

（四）交流方式上由单一走向互动

档案网站的建立为档案部门与用户的交流提供了一个更广阔与更自由的平台。很多档案网站上都设有信息交流栏目，读者和利用者可以在这里自由地对相关问题提出自己的需求、疑问、看法，而档案人员则可以通过后台管理及时予以帮助、解答和回复，大大的方便了用户，同时在互动中也能使档案部门更加了解百姓需求，加快档案信息资源开发的步伐。

（五）检索效率上由低效走向高效

网络使得传统的跨库检索变得轻松快捷，有利于加快实现档案信息资源的利用价值，同时节省出更多的人力、物力、财力来投入到档案信息资源的进一步开发和挖掘工作中去。多数档案网站提供了相关档案网站的链接，这就意味着扩大了读者检索的范围，用户在这个网站上检索不到的信息，可以通过相关链接网站进行进一步检索。