如何巧用EXCEL

[摘 要] Excel具有智能化的表格处理功能，还是一种丰富多彩的分析工具，在财务及管理软件设计中被广泛应用。本文是通过应用Excel中的方案管理器结合企业具体的案例对多个方案中影响利润的变动因素分析，进行方案决策和敏感分析，说明独立使用Excel的具体方法。财务管理人员可以脱离软件系统，像WORD一样使用Excel，而不用完全依赖于财务管理软件，提高财务管理工作效率。

[关键词] Excel 财务管理 应用

xcel不仅具有智能化的表格处理功能，被广泛应用于办公系统，而且还是一种丰富多彩的分析工具，在财务及管理软件设计中被应用。但它独立使用的功能并没有完全开发出来，财务管理人员还不能脱离软件系统，像WORD一样使用，将Excel应用于财务管理中。因此，笔者认为，有必要开发它自身的用途，以提高财务管理工作效率，不用完全依赖于财务管理软件。本文是通过利用Excel中的方案管理器结合企业具体的案例对多个方案中影响利润的变动因素分析，进行方案决策和敏感分析，说明具体的使用方法。

方案管理器可以进行多方案的选择，企业对于较为复杂的计划,可能需要制定多个方案进行比较,然后进行决策。方案管理器作为一种分析工具，每个方案允许财务管理人员建立一组假设条件,自动产生多种结果，并直观地看到每个结果的显示过程，还可以将多种结果同时存在一个工作表中,十分方便。但因不同的版本，使用功能不尽相同,本文以Excel 2003为例详细说明使用方法。

1.案例。某企业每月固定成本为2000元，所生产的产品单位售价5元，单位变动成本3元，本月计划销售2000件。因为其产品所使用的原材料价格上涨，使单位变动成本增加4%，固定成本增加1%，将会导致利润下降。为了抵消这种影响，企业拟采取两种措施：一是提高价格5%，因此使得销量减少10%；另一种是降低价格3%，因此会增加销量20%。现将不采取任何措施、采取措施1、采取措施2制成3个方案变动数据、单价变动百分比、单位成本变动百分比、销售量变动百分比、固定成本变动百分比(见表1)。要求：分析三种方案对利润的影响，给出综合比较报告，分析各种方案对利润的影响额，并作出决策。

2.操作步骤。（1）建立多因素变动分析模型，假定各因素的变动百分比从-20%到+20%，变动幅度为1%。

首先，激活窗体工具栏建立滚动条控制项。［视图］―［工具］―［窗体］――滚动条控制项，将鼠标拖到D3单元格，按住鼠标左键，拖到合适的尺寸释放形成一个滚动条控制按钮。单击右按钮，在简捷菜单中选择［设置按钮格式］命令，显示［设置控件格式］对话框，选择［控制］标签，设置滚动条控制按钮的控制值，输入控制值将值链接到D3，即：

“当前解”框输入10，

“最小值”框输入0，

“最大值”框输入40，（因变动在-20%到20%之间）

“步长”框输入1，

“步长”框输入10，

“单元格链接”框输入D3（注）,单击［确定］。这是建立单价的滚动条控制方法，单位变动成本、销售量、固定成本的方法相同。

注：滚动条控制按钮单元格链接框输入C3，即应链接到C3单元―变动百分比单元，先将滚动条按钮的存放到D3单元，然后将其与C3建立链接。选择C3单元格，输入公式=“D3/100-20%，回车确认。同理，D4、D5、D6的方法相同。这样就建立变动百分比与滚动条控制按钮的联系。（见图1）

(2)运用方案管理器进行分析

通过调滚动条计算各方案的值（见图2）。

重新按照方案2调滚动条，得出方案2的利润（见图3）。

同样，方案3的利润（见图4）。

本例中的“变动百分比”的值是自动变化，不是录入的，随滚动条的调节而变化生成的，因此，可以计算各因素的变动所得利润额。

然后把原值和各方案的值录入到变动分析模型的下边（见图5），这样可以直观地看出不同方案的利润变化，便于利润分析。

值得注意的是，B9、C9、D9是通过下列录入得到的：

先把鼠标移到B9，录入“预计利润”，然后在B10单元格录入“=B5*（1+C5）*（B3*（1+C3）-B4*（1+C4））-B6*（1+C6）；在C9单元格录入“利润增减额”；C10录入“=B10-B7”，D9录入“利润变化率”，D10录入“C10/B7”。

这样，需要的数据都在一张工作表中显示，直观易懂。我们可以从所计算的数据中看出，原材料上涨后不采取任何措施的利润为1740元，采取措施 1，原材料价格上涨后的利润为 1,814 元；采取措施 2，原材料价格上涨后的利润为 2,132 元，由此可见，通过以上比较可以看出，采取措施2，可以使企业多获得利润392（2132-1740）元。企业由此可以作出决策。

3.利润敏感分析。在上述变动分析模型的基础上,接着可以进行敏感程度分析:敏感分析是，通过计算敏感系数分析各因素变化对利润的影响程度。敏感系数=利润变动百分比/参数值变动百分比。(1)利润敏感分析的假定条件：有限因素的假定；单独变动的假定；利润增长的假定；同一变动幅度的假定。(2)敏感分析。直接在滚动条的后一列显示敏感系数：即在F2单元格中录入“敏感系数”，接着把滚动条单价的值调到20%，其他值调到0，在F3单元格直接输入公式：“=D10/C3”就可以得到单价的敏感系数为5。

把滚动条单位变动成本的值调到20%，其他值调到0，在F4单元格直接输入公式：“=D10/C4”就可以得到单位变动成本的敏感系数为-3。同样得出固定成本、销售量的敏感系数分别为-1,2。（见图6）

从上述计算结果可知，该企业影响利润的各因素中，最为敏感的是单价，其次是单位变动成本，再次为销售量，最后是固定成本。因此，企业靠涨价来提高盈利是最有效的手段，价格下跌也是对企业最大的威胁，必须引起关注。

Excel作为一种功能强大的分析工具，企业可以挖掘Excel的部分功能，不用完全依赖于那些庞大的软件，笔者是以利润分析为例，还可以开发Excel的其他功能，用于其他的数据分析中。简单易学，使用方便，是可以选择的一种好方法。

参考文献:

[1]钟爱军:Excel 在最佳现金持有量分析中的应用.财会通讯 2007.1（24-25）

[2]全国专业技术人员计算机应用能力考试专家委员会:《Excel 中文电子表格》.辽宁人民出版社,2004 年版