数字档案资源建设研究

摘 要：文章分析了国内数字档案资源建设的主要手段以及建设模式，然后对已经建设的数字档案资源长期保存技术和方案进行了汇总和分析，并对长期保存的数字档案资源类型、长期保存技术类型进行评价。

关键字：数字档案；长期保存；数字档案共建

数字档案资源，是必须要借助电子计算机等信息设备进行管理和利用的档案资源的总和。数字档案资源馆藏主要由虚拟数字档案和实体数字档案两种。档案馆数字档案资源建设方案应该包含数字档案的收集、建设、长期保存和评价四个方面。

1 档案资源的收集

电子档案资源的类型主要包括电子文档、电子文件、图片、视频等类型的数据。数字档案资源库的建设主要有本地和镜像两种。建立本地数字档案资源库，这种模式就是将数字资源库安装到本地服务器，根据IP来限制局域网的访问范围。这种模式不需要认证，也没有人数限制。数据的更新方式一般是采用硬盘或者通讯的方式进行追加更新。这种模式的优点是：数据稳定，不限制用户使用，没有通讯费用，方便进行构建一站式检索。该模式的不足之处：硬件投入较大，对服务器的要求比较高，系统维护成本较高，需要专门的人员进行定期更新。第二种模式是采用数据档案资源共建共享的模式。这种模式是将数字资源库安装在某一个机构，其他的附属机构进行共同使用。这种模式有利于资源的共建共享，成本较低，维护方便，但由于档案资源的特殊性，决定了档案资源在上缴上面容易出现问题，如格式、档案隐秘性特征。

机构可以根据自己的实际情况，搭建属于自己的数字档案管理系统。系统的建设模式主要有自建、与公司联建、机构联盟共建三种模式。（1）独立建设。机构自己出人力物力进行构建，这种模式对技术要求较高，资金成本较低。（2）与公司联建。这种模式是机构提出构思与资源，软件公司进行系统的开发，这种方式资金成本较高，设计出来的数据库也比较先进。（3）联盟共建。建立档案机构联盟，各个成员机构共同建设数据库，技术与资源同时共享，建设成本均摊，这种模式主要考虑产权和数据库维护问题。

各个档案机构在建设数字档案库的时候，需要考虑以下几点影响因素：（1）本机构档案的资源整体情况。主要包含资源数量、用户数量、资源挖掘程度和档案机密性。（2）本机构的硬件与软件情况。硬件主要包括服务器、网络环境、存储情况等，软件情况包含数据库软件、操作系统、以及数字资源的技术维护力量等。（3）经费情况。当年或者未来几年在数字档案建设方面的经费预算。

2 数字档案长期保存方案研究

数字档案建设是一个资源积累的过程。数字档案资源不同于纸质档案之处在于其保存对实体空间占用比较少，所以不像纸质资源那样需要定期的保养。数字资源长期利用主要需要考虑的是资源的积累和长期保存方案。数字资源保存一般包含数字档案缴存制度、数字迁移和数字仿真技术。

2.1 数字资源缴存制度。这里主要是指机构或者机构联盟自建的数字档案库的缴存制度。应该从政策的层面上建立一定的制度来保证数字档案资源的长期积累和保存。笔者认为机构应该从以下几点来确保数字档案资源来源：（1）明确收缴的内容。如机构成员的论文、著作和专利等；没有经过正规出版的如研究报告、博客、学位论文等；机构和个人活动的记录，如会议文献、PPT课件等。（2）明确收缴主体。一个单位应该指派一名专门的人员负责上传或者上缴数字资源，责任到人，同时也有利于部门机构数字档案资源的收缴。（3）建立权益保障机制。对按时缴存的机构可以实行定量的积分制，然后分别赋予不等的权限，同时单位应该建立一套的奖励制度，来鼓励读者上传其数字档案资源。

2.2 数字档案长期保存技术。数字档案长期保存的技术主要包括：拷贝、仿真、迁移、数字图形输入板、计算机档案馆、封装技术、标准化技术、通用虚拟计算机技术、基于风干的保存策略、数据再造技术。这些技术是数字资源长期保存和使用的主要手段，各有优缺点：（1）拷贝。就是将原来的数据直接拷贝到新的服务器或者数据库中。这种方式执行方法简单，成本较低。但是这种模式对数字档案资源保护有限，不能解决硬件过时而引起的长期保存问题。（2）数据仿真。在新的数据系统中搭建一个兼容环境，可以运行原来的数据和设备，达到数据继续使用的目的。这种方式对软件的要求较高，多次的仿真可能会影响系统的兼容性。（3）数字迁移。是指将数字资源从一种技术环境转移到另外一种环境上。这是目前数字档案资源长期保存的主要手段。这种模式可以将信息从不稳定的系统迁移到稳定的系统中去，将多样的信息迁移到标准化的信息格式中。这种模式易于信息的组织，但是在迁移的过程中，容易将信息的格式信息丢失，尤其是多次迁移以后。（4）数字图形输入板。同时将软件和硬件进行保存，将所有的信息直接显示在显示屏上，并根据用户需求进行显示。这种模式适合数字资源的长期保存，但是研发成本比较高，但节约了迁移的成本，应用前景比较广。（5）建立数字资源档案馆。将过时的计算机软硬件进行保存，并读取数字资源。这种模式成本较低，同时维护和使用的成本较高，不适合采用。（6）封装技术。将数字档案资源以及其运行的软硬件系统进行打包保存，从而实现其他环境下该程序的运行。这种技术存在元数据提取困难的特征，使用在数字资源长期保存方面时需要进一步的讨论。（7）标准化技术。将数字档案资源转换成一种或几种特定的形式进行保存。维护成本较低，使用方便，但是降低了数据使用的灵活性，格式保存上容易存在失误。（8）虚拟计算机技术。IBM设计的一种数字资源保存方式，在不断革新的硬件和软件上设置一个层，方便进行数字资源的仿真和迁移的数字程序。技术水平要求较高，但是如果能够投入使用，应用范围较广。（9）基于风干的保存策略。就是在保存数字资源的同时，保存一个简单的，可以运行的、低质量的数字运行系统。这汇总模式主要是一种附加的数字资源长期保存的方式。（10）数据再造技术。从原始的数字资源中提取数字流，来恢复数字资源的原貌，可以保存数字档案资源的长期可持续性。这种模式的不足之处是技术要求高，无法评估再造的数据的恢复成果。

2.3 长期保存建议。机构应该根据自己的情况，立足现在、放眼未来来做数字档案资源长期保存的方案。主要有以下几点建议：（1）确定长期保存的类型。确定哪些类型的数字档案资源是需要长期保存的。（2）确定长期保存的技术手段。根据资源种类以及单位的实际情况来确定数字档案资源长期保存所需要采取的技术手段。（3）积极开展机构联盟之间的数字档案资源保存合作。一方面可以节约经费，另一方面可以提高长期保存的质量，也有利于标准的统一制定，避免长期保存的重复建设。（4）拓宽长期保存的资源类型。除了机构的日常工作和生活档案外，一些具有保存价值的学术性电子邮件、微博、博客，说说、朋友圈等数字资源也应该加入到数字档案资源保存的行列。（5）拓宽保存途径。积极与互联网商进行合作，能够将本机构工作人员的网络数字资源进行下载并进行长期保存。（6）确定数字档案的密级以及公开的期限。尽量早的将一些数字档案资源进行放开阅览权限。

3 数字档案资源的评价

数字档案资源的评价也是长期保存的一个重要环节，数字档案资源的评价结果对数字档案资源保存的类型，保存的方案等都有一定的指导意义。因此，对数字档案馆藏进行合理的评价有利于数字档案资源长期保存，同时也是数字档案资源长期保存的一部分。

制定数字档案资源评价指标的原则主要有以下两点：（1）通用性原则。指标体系的建立不可能只为一个机构服务，需要评价不同类型的数字档案资源，找出它们的共性，基于这些共性来建立指标体系。（2）定性与定量相结合的原则。定量是通过一定的数据、运算来对事务进行评价，定性分析是对事物本质也内在规律进行的抽象研究。将二者结合，可以将模糊的对象清晰化，方便用户进行分析。

对数字档案资源进行评价需要从以下几点进行：（1）数字档案的使用价值。需要考虑的是质量、成本和内容。（2）数字档案的社会价值。主要包含档案的密级、使用范围等。（3）数字档案资源的存贮。主要包含存贮设备和存贮技术。存贮设备包括兼容性、传输速度、数据保护能力等；存贮技术包含设备的稳定性、扩展性和维护难易程度等。

4 总结

文章通过三部分来描述数字档案资源长期保存的实施方案，对于机构自建数字档案资源、共建数字档案资源如何进行长期保存进行了分析和论证，并通过构建数字档案资源长期评价指标体系，来对数字档案资源长期保存的类型、所采用的技术手段进行了论证。笔者认为，数字档案资源保存的发展方向主要如下：（1）进行政策上的统一。需要相关部门或者协会出面进行组织牵头，建设长期保存的框架，各个单位可以按照统一的标准将自身数字档案资源进行封装和保存。否则，长期发展下去可能会面临数字档案资源二次迁移或者仿真，这样可能会导致数据的失真。（2）重视档案机构在数字档案资源长期保存中的地位。档案机构在今后的发展中应该承担相应的社会责任，积极开展合作共建，积极推进数字档案资源长期保存。