试述云南腾药档案管理

[摘 要]本文从云南腾药现状，说起档案工作管理，着重从加强人事、培训、健康、文书、科技、财会档案管理等方面展开论述，不断提高云南腾药档案管理工作的水平，仅供参考。

[关键词]腾药；档案；管理

中图分类号：TF369 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）20-0199-02

“云南腾药”是云南腾药制药股份有限公司的简称，云南腾药制药股份有限公司是从股份合作制企业云南省腾冲制药厂改制而来，股份合作制企业云南省腾冲制药厂则从1956年成立的“地方国营腾冲制药厂” 转机建制过来。“云南腾药”历经六十年的历史积淀，具备了雄厚的制药技术基础，在不断汲取现代科学技术的基础上具备了一流的检测手段。两者的有机结合，使“腾药”产品有了过硬的质量，造就的知名品种有心脉隆注射液、人参再造丸、六味地黄丸、六灵丸、藿香正气水、感冒疏风片、清肺抑火片等。被国家评为全国中成药行业“优秀企业”金奖单位；连年被云南省政府评为“文明单位”、“先进管理企业”；“腾药”牌商标被云南省工商行政管理局连续九年评为“云南省著名商标”，并获“领袖云南・十大历史品牌”荣誉称号，2006年12月获得国家商务部授予的“中华老字号”称号，2009年获得云南省高新技术企业和云南省创新型试点企业，2011年8月获“全国模范劳动关系和谐企业”称号，2011年8月1日心脉隆获保山市科学技术发明类二等奖，2012年2月心脉隆注射液获得云南省重点新产品证书，2012年4月获国家五一劳动奖章。2012年10月腾药技术中心被认定为云南省企业技术中心，2013年3月获云南省科学技术厅授予的“中药现代化科技产业基地（中药材种植科技示范园）”，2013年7月取得小容量注射剂GMP证书，这是云南省无菌制剂生产企业取得的第五家新版GMP证书，2013年获云南省科学技术厅授予的“云南省创新型企业”，2013年1月腾药获云南省科学技术厅认定为云南省科技型中小企业，2013年3月“美洲大蠊提取物心脉隆注射液的研究及产业化项目”被云南省人民政府授予科学技术二等奖，2013年8月腾药获“保山市农业产业化市级龙头企业”奖牌，2013年10月腾药被中国中小企业协会授予“中国中小企业创新100强”，2013年10月腾药子公司美蠊生物科技有限公司获得科技型中小企业技术创新基金立项证书，2014年2月腾药中医成药“腾药TENG YAO及图”被国家工商总局认定为驰名商标，2014年2月腾药牙龈修复专效牙膏被保山市人民政府认定为保山市第二批新产品。2014年3月腾药获“县政府质量奖”、“老百姓信得过产品荣誉奖”。2014年4月获“云南省农业产业化省级重点龙头企业”荣誉奖牌。2014年5月被省委组织部、省人力资源和社会保障厅公布为“云南省高层次人才创新创业示范基地”。销售公司通过GSP现场检查。2015年通过美洲大蠊养殖GAP现场检查。

取得上述成绩，企业档案管理工作起到相应的作用。下面就云南腾药档案管理发表自己的拙见，仅供参考。不足之处，敬请批评，不吝赐教！

一、 人事档案管理

一方面，人事档案是企业人事管理制度的一项重要内容，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，办理退休计算薪酬的重要凭据。人事档案理必须保证它的全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性，工作程中把握以人为本、系统、 动态管理和适度保密的原则。注重全面性，人事档案收存员工的履历、求职自推荐信、毕业鉴定或者专业技术职务考评、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。因此，档案工作人员要维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是人事档案保管的主要任务。注重现实性 ，由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。注重真实性 ，这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务，比如学历证通过学历认证或者网络查询，审核原件后在复印件上签名确认。注重动态性，人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须随时补充新材料，任命文件之类。注重流动性 ，人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。注重机密性，人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于公司的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案室的个人也不能随便查阅人事档案，确保一人一档，人事档案目录标明姓名、档号，材料目录（身份证、户口簿、毕业证复印件、员工信息表、劳动合同、任命书等原件）、页数。

另一方面，建立健全人事档案管理制度，是对人事档案进行有效保管的关键。保守人事档案机密，现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。一是人事档案保管制度的基本内容：人事档案保管制度基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

二、健康档案管理

规范公司员工健康检查及健康档案建立的管理，保障员工身体健康，确保生产正常进行。做好体检健康状况的动态追踪，为体检者提供连续、综合、有效的健康服务。准确无误地将体检者个人资料、健康状况的记录，体检信息，体检结论登记、 录入、归档例如建立人员健康档案卡，个人情况包括姓名、工号、性别、职务、岗位、出生年月、文化程度；单位体检情况包括体检时间、体检结果、体检证号、体检部门、岗位调整或者调入调出时间、备注项目。建立体检档案查问系统，使得体检者能够及时、便捷准确地查询到个人当年和近几年内的体检报告和医生做出的结论及相关建议。规范化管理是确保基础工作安全可靠的有效途径。这样，公司通过职业健康档案能够及时、准确地了解本单位职业危害现状以及职业危害防治落实的情况，从而为本单位科学的防治职业危害提供可靠依据，服务公司发展大局。职业健康档案包括的内容很多，主要有：

（一）、作业场所职业危害申报档案；

（二）、职业健康管理制度档案；

（三）、职业健康管理实施档案；

（四）、职业健康教育档案；

（五）、职业健康监测档案；

（六）、职工健康监护档案。新进公司员工必须经职业健康检查合格后，方可从事接触职业危害因素作业。在制药企业，主要是粉尘、高温和（粉碎）噪音等岗位；三、对长期从事制药生产的员工应组织进行在岗期间每年不少于一次的定期健康检查。由公司人事行政部负责核实体检人员名单，制定体检计划并组织实施。

（七）、对体检中发现有职业禁忌证或有从事与职业相关的健康损害的员工应调离原作业岗位，并妥善安置；发现健康损害或需要复查的，应如实告知员工本人，并按照体检机构要求的时间，进行复查或医学观察。

（八）、对疑似职业病病人应当按规定向所在地安监和卫生部门报告，并按照体检机构的要求安排其进行职业病诊断或者医学观察。

（九）、在设备生产、检修过程中如出现职业危害因素严重超标，对遭受或者可能遭受急性职业病危害的劳动者，职业健康管理部门应当及时组织进行健康检查和医学观察。 （十）、职业健康管理部门应当建立员工职业健康监护档案和企业职业健康监护管理档案，并按规定妥善保存，接受卫生和安药监部门的监督检查。员工职业健康监护档案应包括以下内容：

1、员工职业史、既往史和职业病危害接触史；

2、相应作业场所职业危害因素监测结果；

3、职业健康检查结果报告及处理情况；

4、职业病诊疗等劳动者健康资料。

（十一）、公司职业健康监护管理档案内容：

1、公司申报检测、组织员工体检、委托医疗机构服务等活动的委托书；

2、职业健康检查结果报告和评价报告；

3、职业病诊断报告；

4、对职业危害患者、患有职业禁忌证者和已出现职业

相关健康损害从业人员的处理和安置记录。

5、公司在职业健康监护中提供其他资料和职业健康检查机构记录整理的相关资料。

（十二）、对员工要求查阅、复印其本人职业健康监护档案的，企业应予以提供。员工离开企业时，可索取本人健康监护档案复印件，企业应如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。

（十三）、公司不得安排未经职业健康检查的劳动者从事接触职业危害的作业；不得安排未成年工从事接触职业危害的作业；不得安排孕期、哺乳期女员工从事对本人和胎儿、婴儿有危害的作业；不得安排有职业禁忌证的劳动者从事所禁忌的作业。

（十四）、职业健康检查、复查、医学观察、职业病诊疗费用由企 业按有关法规规定执行。

（十五）、建立职业危害事故后参加应急救援人员的职业健康体检制度。

管理维护好公司员工健康档案，重在平时严格制度，规范管理，认真细致整理。

三、培训档案

对于药品制造和类似的高风险产品的制造企业，产品的质量决定着企业的竞争力，市场份额、利润甚至是生存。随着美国、欧盟、以及我国对于药物生产监管力度的加强，“药物质量”成为人们热切关注的首要问题。建立和实施一套完整的质量管理体系非常的耗时和耗资源，管理也非常复杂。理想的GMP质量管理系统就是利用计算机技术来解决人工系统的管理难题和难点，缩短质量体系的实施周期，充分发挥质量管理体系的作用，特别是对风险的管理，帮助企业走上持续改进，不断提高产品质量和降低成本之路。培训目的是建立人员培训及培训档案标准管理规程，确保培训规范进行。培训内容以新版GMP、岗位SOP、卫生学为主，安全生产、职业素养、法律法规等内容为辅助。单位项目包含培训计划（年度和月度）、培训课件、考核记录；个人增塑剂档案包括工号、姓名、出生年月、入职时间、部门、岗位、培训日期、内容、课时、地点、证号、考核结果和备注项目认真细致建档，并及时吐故纳新，以不变应万变。

四、 文书档案

文书档案是单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。如公司党政管理类包括企业文化、声像档案、文书，经营管理类包括营销签呈，生产技术类包括科研技术、委托加工合同、协议等，产品类包括GMP认证资料、产品注册批件资料等，这些文件对单位都有非常重要的作用，一般在做决策时某些文书档案可以用来做参考，甚至决定决策的方向。因此，做好文书档案管理工作尤其重要。每年上半年将上一年文书资料分类归档，利于公司发展价值高的资料，一定做永久保存，如改制资料，管理制度；退休人员待遇等资料作长期保管；年度计划之类则作短期保管。平时工作做好借阅登记，提供利用，统计、销毁。时间许可，还可进行腾药大事记编纂等专题，促进云南腾药稳健发展。

五、科技档案

科技档案管理，是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作。包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等项内容。收集工作是把科技档案从其形成部门或形成单位集中到企业、事业单位的档案管理部门或科学技术档案馆（见科学技术档案收集），为实现科学管理打下基础；整理工作是将集中起来的科技档案按其形成规律和内容、形式特点，进行科学分类 （见科学技术档案分类）、 系统排列和基本编目，实现库藏科技档案的科学组织和系统化；鉴定工作是通过对科技档案完整、准确、系统的质量和保存价值的鉴别分析，决定其保管等级的科学划分及筛选存毁（见科学技术档案鉴定）；保管工作是以科学的管理手段和技术措施保护科技档案的完整和安全，保证科技档案在质量上的准确，维护库藏科技档案的科学序列，为最大限度地延长科技档案的自然寿命和保证科技档案的有效利用提供条件并实行监督；统计工作是通过统计数字的积累和分析，掌握库藏科技档案的数量和质量，以及科技档案管理和利用工作的基本状况，既是保护科技档案对其实行监督的基本手段，也为科学地组织管理科技档案提供数字依据；提供利用工作是通过创造条件，以各种有效的方式将科技档案信息开发出来，满足有关工作的需要。科技档案管理在单位和在城市建设工作中都是一项技术基础工作，为科技生产活动提供技术条件，为组织管理工作提供信息依据，是生产技术管理、科研、设计管理或城市建设管理等的一个组成部分。其管理机构通常为档案室或档案馆。

六、财会档案

2015年12月11日，中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号修订后的《会计档案管理办法》。该《办法》共31条，由财政部、国家档案局负责解释，自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）予以废止。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，达到完善财务档案管理工作的目的。

总之，公司档案管理要求档案工作者有强烈的责任心和认真、客观、公正的敬业精神，具备丰富的档案管理知识和技能，管理维护好公司日常各项档案。这样，无论是国家药品监督管理部门飞行检查还是卫生监督管理部门抽样检查，公司都不会临时抱佛脚，及时提供利用，为公司取得良好的经济效益和社会效益做出应该有的贡献。“铁肩担道义，妙手著文章”，传播正能量，福泽万年长！

参考文献

[1] 《文书学概要》，国家档案局教育处编，档案出版社，1987年.

[2] 《科技档案管理学概要》，国家档案局教育处编，档案出版社，1987年.

[3] 《档案管理学概要》国家档案局教育处编，档案出版社，1987年.