试述事业单位档案管理的创新构想

摘要：事业单位的档案信息不仅记录着我国社会与经济的发展变迁，也关系着事业单位人才的选拔和培养，因此，事业单位内的档案有着极为重要的作用。其不仅是全局管理的重点之一，也是其中难点之一。鉴于此，本文围绕档案资源对社会发展的宏观作用及意义，分析了新时期下事业单位档案管理趋势，并结合笔者工作实践提出了最大化档案管理效能的创新思路，以期对事业单位档案管理工作革新，实现长足发展提供有益参考。

关键词：事业单位 档案管理 信息化

档案载录了事业单位始建至发展历程中的点点滴滴，而科学、规范化的档案管理不仅能够为事业单位文件查阅与利用带来极大便利，使得事业单位档案管理水平切实提高，同时也为其未来发展提供了强大的资源支撑。除此之外，伴随着市场经济发展需求与国际化趋同性的趋势，各大事业单位在迎来一众机遇的同时也需要接受更多新的挑战，在此背景下的档案管理作为事业单位不可或缺的组成之一日显重要，故而对其展开探究具有一定现实意义。

一、档案资源对社会发展的宏观作用

档案，既来源于社会，又反馈于社会。在经济建设和文化发展的过程中，其能够提供理论指导、历史知识以及经验教训等，指导着人类进行经济建设，发展精神文化，同时推动社会的进步与发展。究其宏观作用，笔者认为有如下几点：其一，具有历史赋予的文化内涵。由于档案具有资源收集、资源整理以及资源保管的特点，决定了其在反映历史真实性、直观性和价值性方面都较其他资源优越。换言之，档案是人类认识客观世界、认识往复历史的重要教材。而人类发展史是一部不能割裂的长篇历史，档案的存在，便是这长篇历史的真实写照。当前，档案提供的历史资料不但为人类历史的各个阶段提供了依据，也为一些重大举措的制定提供了非常重要的依据。在经济建设的过程中，充分开发利用档案资源，能够为一些重要制度、政策的制定提供历史性的参考。在精神文化的建设过程中，充分开发利用档案资源，能够发现精神文化建设存在的问题，为文化建设提供意见指导，从而不断地推动精神文化的发展。其二，承载着技术发展的意义。档案的真实性不会随着人类意志而改变，其能够让我们吸收到档案资源中的经验和教训，让利用者杜绝类似错误的发生，进而推动经济和文化的建设。所以说，档案资源是对人类智慧的总结，且蕴含着非常宝贵的经验和知识，尤其是档案中记录的技术资料，在经济文化发展中的作用更加重要。以技术性档案资源为例，其能够为广大管理人员、技术人员以及各行各业的工作人员提供借鉴和学习的依据，使之可以从中吸取大量的工作经验，以此来进行技术创新，工作创新，从而进一步推动经济文化的发展。比如，船舶的建造技术，传染病的防治知识，煤矿开采技术，航天技术等的发展与创新，都是基于档案资源的借鉴与开发，而一步步趋于完善的。

二、完善事业单位档案管理的意义

档案资料载录着事业单位发展的各个印记，是事业单位展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是制定未来发展战略规划的指南针。社会主义市场经济改革的深化，不仅带动了国内各领域、行业的发展，同时也迎来了更多、更大的挑战与冲击，改革创新已呈必然之势，作为与国民经济息息相关的各大事业单位更应如是。其中，档案管理工作作为事业单位管理中至关重要的有机组成，应给予足够的关注，使之充分发挥职能作用，辅助事业单位于激烈竞争中平稳过度，进一步实现可持续发展。而何以衡量一家事业单位管理现代化水平的标尺，考量视其档案管理水平的高低即可知一二。档案管理工作内容包含了记录事业单位上下、生产前线或后勤等一系列资料信息，同时记录着相关财政收入和支出的财务档案；行政文书和事业单位印章的保存、管理，行政工作登记备案的行政档案；工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案；记录相关产品研究资料的研发档案，等等。基于上述可知，每一档案都各有其收录与管辖范围，且中心内容已各不相同，但却都与事业单位发展与运作密不可分，必须予以高度重视，采取规范化管理，借以严谨的发展观推动事业单位档案管理整体水平的提高。

三、新时期事业单位档案管理的趋势

自步入新世纪以来，以计算机为主的信息技术取得了重大的跨越式发展，其以省时、高效的特点很快便在各个领域得到了普及。档案管理工作是一项比较复杂的工作，所涉及的单位人员的档案较多，无论是存储还是查找都是一项巨大的工程。随着信息化趋势的不断发展，档案管理可以依靠数字信息方式来进行存储与查找，而且档案可以得以长久保存，并得以快速传递。同时，利用信息化的档案管理方式还可以不断完善新的信息理方式，能降低管理成本，实现资源在线共享，建立单位与用客户之间的联系和交流，优化管理体制。由此可见，事业单位实现档案信息化管理具有一定的必然性。然而，在当前的事业单位档案管理信息化建设进程中依然存在一些问题，使得档案管理信息化进程受到了阻碍，事业单位应积极进行档案管理的信息化建设，优化档案管理，简化管理流程，使管理更为高效。

四、事业单位档案管理效能最大化的创新思路

一般情况下，档案管理与利用的规范化、科学化程度可以间接地反映出企事业单位整体的发展水平。而档案资源的价值正在于其使用价值，而决定其使用价值的则是其资源量，丰富信息资源是吸引更多档案利用者的有效途径。为此，要想促进档案利用率的提升，就不能仅满足于内部现有的信息资源，还应更积极且充分利用各种现代技术手段对各种新颖、有价值的信息资源进行收集，促使档案信息资源结构的最优化，最大限度丰富事业单位档案信息库。

（一）立足于单位实际展开相关档案调研

档案管理的最终目的，即是将档案转换成促进社会发展的精神和物质财富。所以，要想实现这一根本目标，必须尽可能将档案资源的价值发挥极致。具体来说，事业单位相关档案管理人员应积极主动展开档案资源的调查研究，掌握利用者的需求，并在充分调研的基础上调整档案开发策略，从而促使档案信息资源得到更进一步的开发。然而，需要注意的是，在进行调查研究的时候，必须确保单位档案管理人员具备一定应变能力，能够及时对档案资源动态进行全面且深入的分析，以便于准确把握档案的实时动向。此外，单位档案人员还应定期深入了解和学习本部门以及本系统的相关资源，主动掌握需求，提前挖掘并传递潜在的档案资源，进而最大限度的发挥资源应用的价值。

（二）建立规范健全的单位档案归档制度

档案规范化管理是事业单位档案管理工作开展的重中之重，对其管理制度的制定必须予以严格审视，参照实际情况与需求可能性，以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如，制度应对档案管理工作的每一环节做出明确的分工指引，如具体的工作细则、详细的管理要求、人性化的奖惩措施、完善的应急预案等。此外，还应对档案的复印、备份以及保密等手续予以严格限定，以提高档案管理人员的警惕性，降低管理失误风险。除健全归档制度与规范外，笔者认为，应同步强化档案管理队伍专业素质。因档案资料收集管理工作是一项专业性较强的工作，新上岗的人员必须接受一定时期实习才能完全胜任，所以，事业单位要根据内部档案工作具体情况，配备相应的档案收集人员，并确保其工作相对稳定，为事业单位档案管理工作的长足稳定储备人才资源，确保事业单位档案管理工作得以有序开展。此外，确保档案收集人员工作的连续性与稳定性，极有利于为事业单位培养更为专业的档案资料收集管理人员

（三）全面推进单位档案管理信息化建设

立足于信息技术飞速发展的时代背景下，各行各业都在利用信息化管理来逐步改善工作方式。同理，事业单位档案管理也越来越需要信息化的方式方法来进行管理与发展，借助现代化科技手段辅助档案管理，不断推进档案管理的信息化进程。然而，档案管理与信息技术的挂钩，故极易受到网络攻击或者病毒侵袭，使得档案管理面临着泄密或者被篡改的威胁。为此，事业单位应注意到这一层面的潜在威胁，着手强化档案信息安全管理制度建设，使电子档案受到严密制度的保护，比如，禁止非规定计算机接入与访问电子档案网服务器，禁止移动设备对电子档案的输入与输出，禁止非档案管理人员直接接触电子档案等一系列制度来完善档案管理，强化信息安全。此外，档案信息管理系统的安全与否直接决定着档案的信息安全，故应定期维护档案信息管理系统，每周进行例行检查，定期进行病毒检测与病毒查杀、不断进行数字化扫描，通过多种系统维护方式来确保档案信息安全。

立足于信息飞速发展的新形势下，事业单位档案管理工作的责任和任务越来越重，因此，档案管理人员必须不断学习和掌握新技术，在反复实践中进行不断的探索，逐步推广与普及档案信息化管理意识，健全信息安全保障体系，创新档案信息服务观念，推动档案事业的建设进程。同时，结合新的思路与新的方法破除旧有观念，完善信息化管理体系，强化档案管理中的信息安全，明确档案管理的创新服务方向，积极探索档案现代管理模式，以加强信息化建设来解决事业单位档案管理工作中出现的诸多问题，继而通过优化档案管理工作来优化事业单位的其他工作。

参考文献：

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[2] 刘静.新时期企事业单位档案管理创新探究[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2011（9）.

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