网络环境下档案馆信息传播的功能探析

【摘 要】本文区分档案馆的职能与功能，描述网络环境下档案馆功能和职能的演变与拓展，根据信息传播过程中五个要素及特点，提出实现档案馆信息传播功能可行性建议。

【关键词】档案馆；职能；功能；信息传播

网络时代的到来，不断冲击着档案馆旧的运行模式，人们对信息的需求愈发明显。档案馆职能“五位一体”的提出正是源于现代信息技术和电子文件的产生与迅猛发展。从档案馆的功能来看，档案信息资源的传播利用也被视作今后档案馆工作努力的方向。国家档案局局长杨冬权曾明确表示，档案部门要坚决贯彻以人为本，实现“两个转变”和“三个体系”，更加注重档案信息资源体系的建立与利用。因此，作为拥有众多原始凭证档案资源的档案馆，在当今新网络环境下的更应该充分利用好现代信息技术扮演好自己信息传播者的角色。

一、网络环境下档案馆信息传播五要素的新特点

（1）传播者。在网络环境下，档案馆大多依托档案网站，对自身拥有的档案信息资源进行数字化工作，通过各种形式在网络上进行展示，减少以往受众特意上门查询的不便。网络信息的泛滥使的“信息污染”严重，而档案信息作为社会实践活动的原始记录，具有公正性和可靠性的特性。（2）档案信息。网络环境下的档案信息，除了包括档案原文信息之外，还包括多样化的档案信息表现形式，图文并茂、专题影像、原声记录等多媒体形式也在不断吸引更多受众的注意力。（3）传播媒介。档案信息传播历经了文字媒介、印刷媒介、电子媒介这三个不同的阶段，现在已经步入网络媒介和“第五媒体”的传播时代。与其他传播媒介相比，网络媒介和“第五媒体”具有覆盖广泛、传播快速、影响力大的优势，这对于增强档案信息的传播效果有着明显的效果。（4）传播受众。受到网络媒体自由、开放、便利等特点的影响，任何个体都可以成为潜在的档案信息受众。网络的普及使得受众能够实时获取所需信息。人们对于信息的渴望程度也超越了以往。在“谁占有资源谁就是赢家”的影响下，受众要求能够得到公开、公正、公平的利用档案资源。这对档案馆来说，既是一个机遇，又是一个挑战。（5）传播效果和反馈。网络环境下的档案信息传播除了受众广外，多媒体技术、数字化资源等都有利于档案信息传播效果的提高。而随时随地上网浏览档案信息，打破地域和时间的限制，更有利于受众利用档案信息。论坛、社区、在线答疑等为受众与传播者提供互动平台，也有利于为受众提供个性化服务。如果档案馆提供的档案信息服务能够满足受众的要求，那受众也会向旁人宣传，吸引潜在受众，扩大影响范围。

二、网络环境下档案馆信息传播功能的实践途径

（1）建立多元化的档案信息资源体系和传播模式。首先，可以将各地档案馆的档案信息进行汇总，建立一个庞大的档案信息资源网络，设置相应的权限，满足不同层次需要。其次，充分利用网络技术，加快档案信息化进程，形成具有时代特色的档案资源，扩大传播范围，提高影响力。再次，要注重深度开发。建立专题档案信息数据库，最大限度发挥档案信息的价值。（2）满足受众个性化需求。受众的个性化需求不仅包括档案信息的个性化，即根据受众需求，提供具体的信息，同时还包括档案信息传播的个性化。由于受众本身对档案信息的利用存在一定的限制因素，这就需要档案馆以特定的传播形式满足不同受众的信息需求，真正做到“以人为本”。（3）转变传统观念和服务模式。英国档案学者迈克尔·库克在第十四届国际档案大会上曾经提出：档案馆是一个文化机构，它同博物馆、图书馆一样，是供人们文化休闲的场所。因此档案馆必须转变传统观念，顺应时代需求，确立档案馆的总体目标。重视自身的组织机构和制度建设，推行先进技术，提升数字化水平，实现“服务型档案馆”的总体目标。（4）构建科学合理的档案人才结构。在人才引进方面，应注重考察专业素质，还要加强对计算机能力的考察。另外，语言也是重要标准。熟悉一项外国语言，可以吸收国外先进经验，加强与国外机构交流，提升自身服务水平。再次，注重传播意识的培养。工作人员作为档案馆的服务窗口，可以视作为档案信息的传播者，自身形象和业务能力水平，都代表着部门形象。所以档案工作者要以身作则，树立良好的责任心与事业心。

网络环境下，档案信息不再束之高阁，而是作为一种社会记忆存在。档案利用不再局限于党政机构，而应该扩展到各个社会单元。因此档案馆要综合利用自身的条件，为用户提供良好的传播环境，充分发挥自身功能，落实档案馆“五位一体”的要求，建设服务型档案馆。

参 考 文 献

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