加强高校档案网站建设论文

1借鉴重点高校档案网站建设经验，抓好网站总体规划和设计

国内一些老牌高校，特别是重点高校由于档案网站建设起步早，技术力量雄厚，人才队伍充足，积累了丰富的档案网站建设经验。如，从栏目设置上看，复旦大学档案馆档案信息网设有“法规制度”、“本馆收藏”、“复旦人物”、“专题汇编”、“名人讲坛”、“档案查询”、“录像展览”等十大类目；浙江大学档案馆设有“本馆概况”、“服务大厅”、“档案征集”、“网上展厅”、“校史编研”、“兰台学苑”等七大类目；中山大学档案馆设有“服务指南”、“信息查询”、“档案法规”、“珍档荟萃”、“专题展览”、“校友之家”等九大类目。从信息内容上看，兰州大学档案馆不仅有档案馆的职能、机构设置、兰大人物的介绍，还提供了图片档案、校友风采、特色馆藏资源等；北京邮电大学档案网站上的“网上展厅”提供了校园变迁、院士介绍、历任校长的个人信息、知名校友及反映本校特色的档案信息展览，为访问者提供了一个全方位、多角度的了解本校的科技创新、风俗文化的全新的服务窗口。因此，要广泛借鉴其他高校特别是重点高校的档案网站建设经验，进行调研和分析，抓好网站的总体规划和设计，力求使网页设计更加美观、界面更加友好、栏目设置更加科学、信息内容更加丰富、技术手段更加先进、网站功能更加实用。

2扎实推进信息化基础工作，丰富档案信息资源

成功的档案网站必须有丰富的档案信息资源网，充实网站内容，满足不同的利用者的不同需求。而充实档案网站信息内容的关键就是要使大量的传统纸质档案实现数字化，建立档案资源数据库，这是高校档案网站信息资源的主要来源。为此，要扎实做好档案信息化的各项基础性工作，包括：通过档案馆现有力量或采取商业化运行手段，对部分或者全部外包的形式对现有纸质档案资料的进行缩微、录入、扫描、数码拍摄等，转换成文本、图像、图形等计算机可识别处理的数字形式，形成结构有序、可供保管利用的数字档案信息库，并存储在网络服务器中，利用计算机提供查询、检索和浏览。另外，要加强特色档案资源整合力度。特色档案往往最能反映一个馆藏机构的价值，是馆藏的精华所在，能够充分发挥档案的文化娱乐、历史教育功能。在此基础上，可以通过与其他高校档案网站建立友情链接，实现与校外档案馆藏特色资源有效整合，从而达到信息的多途径沟通、全方位共享，满足用户的最大需求，扩大网站的影响力。

3充分运用档案管理系统，建立网上电子文件归档平台

目前，很多高校采用了“南大之星”档案管理系统，该系统既可用于档案馆及校内各单位档案员用户管理、联机管理档案数据库，也可让全校师生和社会各界通过互联网查询有关档案信息。档案管理系统的充分使用，并与校内其他应用系统如教务管理系统、科研管理系统、毕业生信息管理系统的有效对接，是档案网站建设信息资源源泉，可以完善档案网站功能。武汉大学、华南理工大学等高校通过运用档案管理系统，建立网上归档平台，各立卷归档单位实时进行网上电子文件归档，提高了工作效率。有条件的高校应组织力量开发适应于本校情况的各类档案管理应用软件、文件档案数据库系统、网上档案编研平台等。技术条件不具备的高校，可以采用现有的档案管理系统，如“南大之星”档案管理系统目前在高校应用比较普遍；已建立办公自动化（OA）系统的高校，要积极做好OA条件下新产生的且有保存价值电子文件的接收与管理工作，实现网上电子文件实时归档。

4积极运用多种技术手段，完善档案网站服务功能

档案网站的建设是为用户服务的，网站有丰富的信息资源，并能提供强有力技术工具，才能有效查阅和利用信息。如，中国科学技术大学、四川大学等高校档案网站通过视频、图片等多种形式，展示学校的校风、校史、校貌以及新闻动态，使专业和文化相结合，极具人文特色；苏州大学、山东大学等高校档案网站通过建立“馆长信箱”、“信息反馈”、“在线交流”栏目，用户可以通过邮件或在线咨询的形式，提出有关问题，并在网上予以解答；南京大学、东南大学档案网站的检索功能较高，建立了公文、各类学籍、科研成果、研究生论文、职称评审、基建、光盘库等查询系统，用户通过输入关键词，就可以快速查询到用户所需的相关信息。高校档案网站设计者，运用多媒体技术建立网上互动平台，满足利用者多样化信息需求,方便自由查询和检索，实现档案资源有效利用。

作者：魏红 单位：河南财政税务高等专科学校