如何实施高效的OA工作流审批?

目前,不管是企业用户还是党政机关用户,国内办公软件的普及应用率已高达56%以上,OA实施的成功率也接近70%。然而,很多用户单位的CIO却对此感慨颇多,甚至有些许无奈:本来,企业CIO力主引建OA系统,为的是能让领导们“随时随地,轻松办公”,“运筹帷幄,决胜千里”,而令CIO尴尬的是,领导们似乎并没有理解CIO的一片苦心,企业的OA似乎就是看看内部新闻、发发通知、收收邮件而已,尤其是作为OA的核心用点、关键业务――网上审批,更是成了摆设和走过场的事,领导一年也没用几次,就成了用之无味,弃之可惜的“鸡肋”。

而软件开发商也不敢过多鼓励用户多加应用工作流审批,因为开发商自己也知道,鉴于目前种种条件的限制,网上审批多是“好看不中用”,能不用就不用,省得自找麻烦,骤增许多售后服务――开发商都如此,用户单位的CIO更是困惑,如何才能真正地运行好企业OA?

OA尴尬的现实

我们清楚,OA的主要特征与功能之一就是工作流,即公文流转。公文流转主要有两大部分,一是网上审批,企业内部的各项审批电子化,如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程,都可以通过网上进行办理和审批;二是网上公文处理,实现收文处理和发文处理的电子化,收文处理指可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行网上办理,发文处理指可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行网上处理。

然而,这些办公自动化的主要功能大部分却被闲置下来,很少应用流转,被员工甚至老总所弃用,企业上下还是喜欢用传统的纸质公文、电话请示,使得用户企业OA主要功能变成了聋子的耳朵──摆设。这也是目前绝大多数用户单位在应用推广OA中的一个通病,使得用户单位陷入信息化建设的困局。不少单位甚至“去繁就简”,随便买了一两万元的OA,上上内部新闻、发发通知、收收邮件就行,也算是推广信息化充当门面了,而对那些功能齐全、系统优越、安全可靠、融合性强的中高级OA系统却弃而不用了。

笔者认识一家电子企业的CIO陈工,他在推广应用OA时也陷入此种困境,不知如何圆场。在前期针对企业自身需求,陈工也做了很多调研分析,几乎把各部室、车间所有的日常流程、表单都收集、归纳了,当时陈工实施的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流,让员工学会网上办公行文,尤其是做好网上审批,让领导随时随地可远程审批、决策。陈工认为只要这样,OA就算是应用成功了,也算是对得起领导,毕竟这OA是花了近20万买来的。

在经过了一个多月的培训后,企业OA系统终于上线,陈工也感到企业仿佛进入新时代,喜上眉梢,踌躇满志。然而,经过两个月的应用推广,陈工调查汇总后,发现系统中的工作流表单数量并没有像预想的那样增长,OA系统的应用仍仅局限于上公司新闻、发发通知、短信和收收邮件、存存档案而已,员工们的应用并没有如预想的那样积极热烈,反而抱怨说,天天要开OA很麻烦。出差申请、费用报销、材料领用等日常申报业务,员工们还是习惯用纸质手工申请。陈工特地与行政部、财务部商洽,规定统一实行电子申报制度,不符合规定的,强制退回。没想到的是,这一规定激起企业部分上了年纪又较有权势的老员工的强烈抵制,甚至干脆以“不懂、学不来”为由,“罢工”不申报了,让财务部也陷入进退两难的境地,月末结账竟难于下手。老板也慢慢地对OA失去信心,开始将信将疑了。

三个月后,老板竟要求所有公文由秘书打印成纸质后送他披阅,员工可按照情况,酌情使用网上工作流审批,即可用也可不用。企业OA系统最后成了“半拉子工程”。于是这家企业内部有人戏称:“只因少了一笔,自动化成了白动化。”

网上审批何以被边缘化?

CIO不禁要问,为何实施OA常会出现高成功率、低效用率乃至“鸡肋”的现象?能助领导轻松“运筹帷幄、决胜千里”、系统核心应用工具的网上审批为何成了孤独的“边缘人”?这是多数CIO的困惑。笔者认为,这主要是由于以下三个方面的原因造成的。

其一,流程不合理,OA系统细节设计不甚科学简捷。不少OA系统流程设计过于烦琐,员工平时手工只需要5~8分钟就可以完成的事情,有可能通过系统软件的操作和运转,反而需要30分钟甚至更长的时间。再加上企业本身组织结构不太合理,“婆婆妈妈”多,让公文网上流转也盘根错节。

大力推广OA网上工作流,本身就是为了挑战传统的人工传递、亲笔批示的繁琐方式,如果还需要本身对IT较为陌生的老总通过复杂的组织结构、系统程序,进入到各个业务类型里审批,其结果自然是要么难用,要么用不上。

二是对电子档、电子媒介物等网上虚拟物证仍存在着疑虑,这也制约了网上工作流审批模式的广泛应用。纸质有一千多年历史,电子介质至多20年光景,网民、用户单位仍深信“只有纸上才来得安全可靠”。

目前,我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年,但网上办公大都只能停留在初检甚至“粗检”阶段,在不少人尤其是老领导的眼里,由于网上数据和材料缺乏物证、公信力与法律性,应用公文流转审批,应用者会感觉不踏实,只相信纸张手写或打印的凭据、清单,特别是企业财务、采购部门等核心部门,因为报销、做账等用的凭据、发票实物,在网上进行电子审核处理时,难于象传统报销流程一样在相关审批者手中一一流转,让审批者无凭无据,难于审定,因此不受应用者的欢迎。

三是安全与法律问题依然突出,成了制约网上审批推广普及的瓶颈。这是一直以来颇令CIO头痛的问题。

首先,网上审批的主要配套工具就是电子签名和电子公章,这将保证领导签字、单位公函(合同)签约的有效性。但是,我国在电子商务的立法方面严重滞后。目前我国只是对互联网管理出台了一些限制性的行政法规,而对于如何促进电子交易、使用电子签名和电子合同支付等还没有制定相关完善的法律,相关电子行为的权责性,法律难于确认,制约了电子商务乃至网上审批的发展。

其次,电子公文传输中的安全性受到越来越大的挑战。在网络环境中传播和存储,容易受到黑客和病毒的攻击,造成公文失密、信息被盗、被删改等严重后果。目前,虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”,但这样的签章文档并不具备足够的安全强度,在电子文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。因此,用户单位和CIO对电子公文的加密能否确保绝对安全,单位或部门之间交换电子文件如何互联互信,有效性如何确定等问题仍心存忧虑,也就妨碍了公文处理电子化的推广和普及。

如何发挥网上审批的实效?

对于以上提出的诸多问题,除了软件开发商本身提升技术、简化流程,尚有哪些举措能有效提升和完善目前的网上审批,全面推动办公自动化?这是广大CIO十分关注的问题。

一是采取“两头受理、体内循环”,让“纸上办公”与“网上办公”并联过渡。某白酒企业在实施一个固定资产采购的电子工作流时碰到一个问题:在手工流程中,采购部需要把供应商的报价单原件附在支出申请单后交由财务经理、主管副总、老总审批,但电子工作流是无法传递纸质报价单的,采购申报人也只是普通的操作人员,不敢轻易更改现有流程,而部门经理、主管副总没看到纸质实据不敢在网上审批,出差在外的老板就更难定夺了。如果再回到传统的老路上,OA所谓的“自动化”只能是“白动化”,只剩“半个空壳”,这种情况如何应对才好?

该企业CIO提出了同时扫描发票、报价单等后进行网上审批的方案,但被否决。后再经与老总协商,决定只需将报价内容填写在电子工作流中,而所有纸质报价单、原始凭证全保留在采购部门,由审计部门定期审计,保证交易的合法性,于是,所有问题基本迎刃而解了,尤其是对一些“特急”的事项,让在外的企业老板能快速反应,决胜千里。另外,也可采取打印流程中的部分重要字据,然后让相关事项的当事人手写签字备案,以明今后的责任,这样也能解决审批人“眼见为实、立字为证”的需求问题,敢于进行电子化审批。两种运作方式的并存,就为将来全部电子化打下了基础。

二是推行并联式审批,实行“一个窗口受理”服务。在企业的授权之下,CIO可将企业重要部门如行政部、财务部、采购部、市场部等多个部门的一些常用项目列入“全程网上审批”范围,实现了部门、车间、总办、集团的多级审批联动;同时,积极推动企业机构改革,抽调企业几个关键部门的人员,专门成立网上审批中心(科室)。中心可对涉及两个部门以上的项目实行联合审批会办,实行初审、会审、踏勘、验收“四个统一”,部门之间交叉进行审批,减少办事员工的往返奔波,大砍复杂项目的审批时限,让员工头疼的一些部门“踢皮球”现象在企业中不复存在。

集团大企业的网上行政审批中心甚至可将集团的审批依据、审批条件、审批程序、审批时限以及审批事项的受理环节、审批资料和审批结果文件的传递过程、责任部门、责任人等全部进行上网公示和电子化运作,实行“一个窗口受理、一条龙服务、一站式办结”,从而全面提高企业的快速反应能力。

当然,要使企业审批中心充分高效发挥审批管理能力,就必须充分提高企业审批中心的地位。或是发展成为企业的一个常设工作机构,或发展成为企业一个新的行政许可职能机构。企业CIO的权力要多加提升,最好由公司副总以上的技术官员兼任。

其实,实行“全程网上审批”,推行并联式审批,已在全国不少党政机关试行,推动了“阳光政府”的建设,成效不错,值得企业学鉴。

三是提高网上公文审批的可靠性、安全性,为网上审批工作提供强有力的保障。首先,为防止黑客、病毒的攻击,CIO在选型OA系统时,其安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施;同时,用户身份锁、预留标准的CA认证接口等安全保护功能也应进一步提升,最大限度地保障审批业务的顺利开展。

其次,采用手写技术,建立个性化安全保障制度。目前,许多OA公文流转过程中的修改是通过键盘来进行的,这就带来了很多麻烦,例如批注的位置、时间的先后等都有可能被冒名批注,而且用WORD文档批注也比较麻烦。

如果采用手写板技术,公文修改时就可以避免这些问题。一方面,手写直接在电子文档上进行批注,符合平时人们圈阅、签批乃至起草文件的习惯,更符合常用纸笔、对IT不甚熟悉的中老年企业管理层的使用习惯;另一方面各人的手写笔迹都是不相同的,如果有人要冒名企业领导签批文档的话,就会很容易通过签名鉴别给“揪”出来,从而保证网上审批的权威性、可信度。因此,CIO也可大力推广此法。

四是单位领导要率先垂范应用OA各项流程,身体力行推动网上审批。推行网上办公审批,工作量大牵涉面广,不仅有技术、资金问题,还涉及到部门之间协调、衔接等,更主要的是领导思想观念、提高工作效率、利益博弈的转变等问题,这就要求企业领导要率先垂范,身体力行,破除怀疑思想、部门主义和利益思想,敢想敢为,勇于创新,努力推行电子化审批,全面推动办公自动化。

以网上审批为代表的OA建设之路任重道远,仍面临许多挑战。但是,只要正确分析,适应形势,完善技术,积极应对,OA将更上一层楼,繁荣有序,并全面有效提高企业的快速反应能力。