档案数据库信息管理论文

一、档案信息化进程

实现信息化，首先要整合内部资源。信息资源的整合首先是解决各层之间的信息不对称问题，提高内部资源的有效配置，使内部信息化达到较高水平。基于这个目的，信息化的重头戏之一就是推动档案信息化进程。档案信息化进程大致经历四个阶段：一是上世纪90年代初兴起的计算机文档目录信息一体化管理阶段。在这一阶段，公文与档案工作流程有机结合，企业对档案信息的控制及管理更加超前、科学、合理。二是始于上世纪90年代末期的电子文件与电子档案一体化管理阶段。这一时期，各种信息管理系统纷纷诞生并不断推广用于企业日常管理之中，电子文件海量巨增，如何管理电子文件成为此时理论与实践探索的重点与难点。三是始于本世纪初的数字档案管理及全文检索阶段。此时，日新月异的科学技术为档案信息化提供了先进的技术支持和保障。这一阶段主要解决了档案数字化、一体化管理系统数字档案的批量引入，档案信息的全文检索、脱机存储的数字档案并且每一张光盘都具有在线检索和脱离系统、跨平台的模糊检索及全文浏览及用户查询情况自动实时统计分析。四是广义数字档案馆建设阶段。这是信息化环境下企业档案信息管理的发展趋势。在该阶段，档案信息化将实现无缝链接，相互融合，相互促进，共建共享。

二、信息管理的发展对档案数据库建设发挥指导作用

（一）数据库离不开信息管理。数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这就应用到信息管理，是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

（二）信息管理指导建设档案数据库。应用信息管理这种方法能够使档案的全部成为一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性———原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将诸多思想在档案数据库建设中实现，包括内部管理层次、管理联系等，各种相关的信息都可以通过数据库的设计得以体现。

（三）信息管理有利于档案数据库建设。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。值得注意的是，虽然信息管理的发展对档案数据库有着至深的影响，但并不能解决数据库档案管理的所有问题。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案信息内容是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，数据库拥有强大的管理手段，我们可以通过索引、视图等手段应用数据库很方便地对档案信息进行查询。

作者：杨柏