数据库管理论文：数据库对档案管制的影响

作者：张利萍单位：江西省食品药品检验所

档案数据库是各类档案信息系

统正常运行的核心部分数据库在信息资源组织、管理以及共享等方面具有明显的优势，在数据冗余度以及效率管理方面具有强大的技术力量。档案数据库是一系列信息单元的组合，例如档案实体、档案管理人员等，通过把这些信息单元相互连接，使之相互联系，进而形成一个结构完整的整体。同时，通过这些结构和联系，数据库可以充分实现档案数据的收集、编辑以及修改等，保证档案管理流程的顺利实现。

数据库在档案管理中的应用分析

（一）档案数据库的建设

数据库在档案管理中的应用要求建立档案数据库，档案数据库代表着档案信息管理服务方式的转变。因此，分析数据库在档案管理中的应用，首先要对档案数据库的建设进行分析。

首先，档案应用需求分析：档案应用需求分析旨在解决档案利用者难以从现有的系统中获得所需信息的问题，针对这一问题，需要对大量的数据进行综合处理，这就需要利用数据库技术。例如，对档案用户的分析，决策者就需要掌握用户的利用偏好，用户的年龄层次以及查阅时间等，并参考大量信息数据得出相应的结论，通过这种方式来调整档案开放的时间，从而为档案编制产品等开发决策提供必要的信息保证。

其次，档案数据的采集：数据是档案数据库的主要内容，在档案数据库的建设中，数据的采集十分重要。目前，在档案领域中普遍存在着多样化的档案信息源，例如关系数据库文件和网络数据形式等。虽然这些档案数据源在数据结构上有着不同的构造，但是也可以通过数据的采集来对其进行总汇，进而归纳到统一的档案数据库中，形成档案信息源。

另外，档案数据转换：档案数据采集之后，就需要对现有的档案数据进行转换。这种转换就需要根据信息源的质量和规范程度来进行。例如，以档案用户分析为例，有些用户的籍贯信息记录方式各不相同，有的是以中文的方式来表示，有的则是以英文的方式来表示的，有的甚至是用数字或拼音来表示的，此时，面对这些五花八门的格式数据，档案管理人员就需要对这些数据进行转换，根据用户的具体需求将其转换为相同的格式，实现档案数据库的规范化管理。

（二）档案数据库技术分析

首先，档案数据仓库分析技术。档案数据仓库是根据档案数据的特殊结构对其进行存放和管理的一种方式，在档案数据库技术中，数据库仓库服务质量的高低往往取决于联机分析处理技术和数据挖掘技术。联机分析处理技术也称之为OLAP技术，主要针对数据库特定的问题进行联机访问和分析，通过数据库进行多层次、多阶段的分析处理，从而获得更高的分析结果。该技术是一种自上而下的分析工具，通过该技术可以将数据仓库模拟为多维的数据库，并通过EXCEL等分析工具来获得有效信息。其次，数据挖掘技术。数据挖掘技术主要应用于分析档案数据仓库，通过查询获得数据，并经过人的理解或解释，使之成为有效的信息，从而建立了有效的数据库管理系统，即DBMS，改系统可以提供一种有效的查询手段，用于基本的数据库操作。数据库挖掘技术中常用的是聚类分析技术，是一种针对共同趋势和模式的数据进行分组的方法，以相似性最大和类间相似性最小的原则对数据集合进行分组，进而划分不同的用户群体。

（三）数据库在档案管理中的应用建议

首先，确保档案的保密性和安全性。档案信息的安全性和保密性是至今令人十分关注的一大问题。数据库技术在档案管理中的应用代表者计算机网络进行档案管理事业中，因此，网络安全也将直接关乎到档案信息的安全。介于此，对于计算机网络在档案管理中存在的技术弱点，就需要通过技术的改进来解决。例如，加强对防火墙、密码技术以及网管和电子水印等技术的应用和管理，通过先进的科学技术来弥补数据库技术的弱点和不足，实现现代化档案管理。

其次，加强网络监管，做好数据库的备份工作。一方面，重视网络监管，采用多种网络安全策略，对网络的安全访问进行有效管理和控制，这样才能真正起到网络安全保护的作用，维护网络资源，防止非法使用和访问。另一方面，及时做好数据库的备份，防止数据库的丢失和破坏，避免给档案管理造成不必要的损失。

同时，坚持数据库的科学开发。传统的档案管理内容单一、更新速度慢，现代化的档案管理复杂性和变动性较大，因此，在对数据库进行开发时，必须坚持科学开发，正确使用新的档案管理软件，合理采用一种或多种数据库转换方式，实现数据在不同软件之间的信息共享。

除此之外，还要及时考虑到数据库信息量的增加速度，考虑数据库技术的发展趋势，以便及时对数据库进行升级或更新换代，提高档案管理的有效性。

结束语

随着现代科学技术的快速发展，档案数据库作为档案管理的核心技术，在为档案工作者带来便利的同时，我们也应该看到数据库在档案管理中应用所存在的问题，及时解决这些问题，重视对档案数据库的更新和完善，充分利用先进的科学技术，科学应用档案数据库，及时更新数据库，从而提高档案信息的准确性，提高档案服务的效率和水平。未来几年里，随着我国信息技术的不断进步和发展，数据库在档案管理中的应用将会更加深入广泛。