快速校验Excel数据的两种方法

摘要:在日常工作中,我们经常要使用Excel录入大量的数据,如客户信息、学生成绩等。由于信息量大,在录入过程中,我们不可避免的会出现一些错误。如何快速、有效的检查、校验录入的信息是值得研究的。这里文章介绍两种轻松、高效的数据校验方法――公式审核法和语音校验法。

关键词:校验;公式;语音

中图分类号:TP317 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2009)15-4069-01

Two Ways of Checking excel Data

WANG Yang

(Bengbu Naval Petty Officer Academy, Bengbu 233012, China)

Abstract: In daily works, we often want to use Excel to do a lot of data entry, such as customer information, the grade of students. because Informative, in the entry process, we will inevitably be some errors. How fast and effective inspection, checking the information input is worth studying. This article describes two easy and efficient data validation methods - formula for checking a parity and voice.

Key word: parity; formula; voice

1 引言

在我们平时录入数据时。要求录入的数据要符合一定的条件。超出条件会出现不符合逻辑性的信息,更会造成难以想象都后果。如工资金额,学生成绩单中的数据等。但是在录入的过程中,由于错误的按键或重复按键等一系列都原因,我们很可能会录入低于或超出指定范围的数据。那么,对于这些有问题的数据信息,我们如何把它们找出来呢?首先来看第一种方法――公式审核法。

2 公式审核法校验数据

2.1 设置数据有效性

这里,我们打开一张学生成绩单,选取参与校验的数据区域,注意对于第一行的标题行则不需要选取。然后单击“数据”菜单选择“有效性”菜单,在该对话框中的设置选项卡中,设置有效性条件。由于成绩有小数值,所以在“允许”栏中选择“小数”,数据“介于最小值0到最大值100之间。点击确定。如图1。

2.2 进行公式审核

完成好数据有效性都设定后,执行“视图”菜单,选择“工具栏”中的“公式审核”。点击如图2所示“圈释无效数据“按钮,这样数据表中所有不符合数据有效性的数据就会被红圈圈出。

此时,将无效的数据进行改正。改正后数据上都红圈就会自动消失来。使用这种方法就可以方便都进行大数据量的有效性校验了。其较之使用筛选等方法要快捷直观都多。

3 语音法校验数据

校验数据不仅可以“看”数据,还可以“听”数据。使用Excel的“文本到语音”功能,将Excel工作表中的数据读出来给我们听,这样就可让耳朵和眼睛并行工作,以轻松实现数据的校验。

首先选定需要校验的数据。然后点击“工具”菜单选择“语音”命令中的“显示文本到语言”工具栏。如图4所示。

这时,在该工具栏上前两个按钮是“开始朗读”和“停止朗读”。后面分别是“按行”、“按列”进行朗读都方式,最后是“按回车键开始朗读”。此时,我们可以根据自己的需要,单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定朗读顺序。接着,选择好原始数据,再单击“朗读单元格”按钮即可开始数据校验。

但是此时只能朗读数字及英文单词,若要朗读中文必须要进入“控制面板”进行“语音”功能都设置。将默认的“Microsoft Sam”更改为“Microsoft Simplified Chinese”,这样就可以朗读中文了。

用户若要录入时就进行语音校验可以单击“文本到语音”工具栏的最后一个按钮“按回车键开始朗读”,此时,当我们在单元格输入数据并回车后,就可以立即读出数据。

4 结束语

在日常生活中,我们可以使用Excel中的许多功能方便我们的工作。使用此两种方法在以后检查数据中,就可以快速的查出错误的数据了。

参考文献:

[1] 方晨.Excel2003中文版实用教程[M].上海:上海科学普及出版社,2007

[2] 卓文.中文版Word2002/2003、 Excel2002/2003实用教程[M].上海:上海科学普及出版社,2005.

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