以人本思想推动高校档案服务工作

（岳阳职业技术学院 档案科 湖南岳阳 414000）

摘要：高校档案服务工作对高校发展，老师和学生的工作和生活都有着重要的意义。岳阳职业技术学院为了推动高校档案服务工作，提出以人为本强化档案法治意识，提高档案服务意识，丰富档案信息资源，创新档案服务理念，以更好地提升高校档案的服务能力。

关键词：高校；档案工作；服务

国家档案局原局长杨冬权指出：“服务是档案工作的立身之本，服务能力是档案工作的核心能力。”[1]高校档案工作的主要任务是开展档案管理和为学校各项工作、为教师、学生和社会提供档案信息服务。在依法治国的新形势下，如何提高高校档案工作的服务能力，更好的为广大的老师和学生服务，成为新形势下高校档案工作的研究重点。笔者从事高校档案工作多年，一直在进行着提升档案服务能力、加强档案服务工作方面的探索，体会到要提升高校档案服务能力，加强高校服务工作，应从以下几方面努力。

1、改善服务理念，强化服务意识

1.1树立以人为本思想，为利用者提供热情周到的优质服务。

岳阳职业技术学院是岳阳市人民政府主办、湖南省教育厅进行业务管理的一所综合性高等职业院校，2003年4月由原岳阳卫校、岳阳农校、岳阳机电学校和岳阳职工高专四校合并升格组建而成。由于2004年以前毕业学生的信息没有上网，原四校区有近十万学生的学历信息是“学信网”查不到的。每年有几千名已毕业学生要报考职业医师、护士资格证、建造师、职业药师等资格考试，有相当一部分需要学校提供学历证明，提供学历证明必须以学校保存档案中的记录为依据。笔者从事档案工作几年来，接待了数千名这样的查档者，不管是态度谦虚的还是态度恶劣的，都能热心接待、耐心查找，尽量给他们一个满意的结果。仅2015年，我们就接待此类利用者600余人次，出具学历证明500余人次。

1.2强化主动服务理念，提升档案服务能力与水平。

高校档案工作能否朝着正确的轨道向前发展，最大限度地发挥出档案的价值。档案工作的各个环节都应该紧紧围绕着这一目标来开展工作。由于档案工作任务重，我一人已经无法应付超大的工作量，为此，我对近年来档案利用需求进行了分析研究，加班加点地编研了《岳阳职业技术学院历年会议纪要文件汇编》、《岳阳职业技术学院历年省级荣誉汇编》、《岳阳职业技术学院办学证书、文件重点项目汇编》、等10多种30多万字的参考资料，结合学校原有的《岳阳职院校史》、《校友风采录》等一些编研资料，主动提供学校各部门利用。其中的一份编研资料就为学院挽回了一亿五千万损失。

1.3将维护档案完整与安全的责任感与提供档案为老师和学生服务的使命感紧密地联系起来。

去年，学校进行的“三龄二历一身份”的普查工作，由于各种历史原因，人事档案的缺失比较严重。我根据普查需求，编辑了《岳阳职业技术学院历年职务任免文件汇编》、《岳阳职业技术学院历年党员批复文件汇编》、《岳阳职业技术学院历年职称评定文件汇编》三本资料，提供给学校人事部门，学校人事部门根据这三本资料对人事档案进行了补充和完善，为我校的普查工作胜利完成提供了极大的帮助，节省了大量的人力物力和时间，大大提高了工作效率。

2、普及档案法规宣传和教育，为提高档案服务奠定法律基础

2.1加大档案法治宣传力度和深度。

各级领导干部和专兼职档案工作者都要成为《档案法》的宣传员和守护者，做到懂法、用法、执法、守法。要注重理论联系实际，切实增强依法管理档案的自觉意识。[2]我们始终把档案法制建设摆在突出位置上，使法治观念、法治思维始终贯穿到档案的征收、保管和利用中去，进而不断提升档案法治意识。

2.2大力加强档案执法队伍建设。

我们要从思想上、组织上和作风上加强档案执法人才的培养，引导他们自觉依照档案法律、法办事；支持档案行政管理部门依法管理本行政区域内机关、单位的档案事务，以适应新常态下依法管理档案的新要求。[3]我们学院订了《中国档案》、《档案时空》，定期参加省里组织的学会年会并且经常参加业务培训。

2.3档案宣传教育工作不可缺少。

我们有档案宣传日，每年的6月9日是“国际档案日”。每年全国各地都会开展形式多样的档案宣传活动，积极搭建档案与公众交流的桥梁，进一步增强社会档案意识和公民的档案法制度观念.拓展档案社会服务功能，使档案工作更加贴近中心、贴近群众、贴近实际。我们高校也会根据学校实际情况做好关于学生、家庭、教学、科研、会计、基建、荣誉实物等等档案，有针对性做好宣传板、宣传栏、电子屏的档案法知识普及，对学生老师有帮助的有关档案知识进行普及，并配有宣传图纸在6月9日当天对学生开放校史馆，让学生了解学校历史，可以让他们养成学生时代就收集、保留资料习惯。

3、丰富和优化档案服务资源

高校档案资源是档案工作的生命线，是档案提供利用的根本，是开展编研工作的重要保障。想要提高高校档案服务工作，除了加强人们对档案工作的认识以外，还有一个很重要的方面，那就是要丰富和优化档案信息的资源。以往由于社会和技术条件的限制，高校档案是以纸质档案为主，这样的档案一个是查询起来比较麻烦，并且容易损坏，同时也要占用很大的空间，工作人员维护起来也需要更多的精力。随着社会的进步和科学的发展，这种老式的档案资源已远远不能满足社会需求，如今网络时代的电子文档、电子照片、音视频等数字信息已经成为了档案的主要载体。[4]只有不断丰富档案服务资源，才能为社会提供更加优质的档案服务。我们学院开始是靠档案员去各部门收集资料，但是效率很低，后来我们通过网络到学院各部门的网站上去收集，同时还利用了QQ、微信这些网络通讯软件，这样既节省了大量的人力和物力，又取得了很好的效果，现在已经成为了岳阳职业技术学院收集档案的主要方式。

档案资源要由封闭性向开放性转变。[5]档案部门不单单是要充分开发利用本单位的档案信息资源，还可以通过网络来共享利用其它单位的档案资源和网上信息资源。当然，由于各地区间发展水平的不均衡，技术、资金等方面的困难，全国的档案网络化、数字化建设情况并不理想。不过可以通过馆与馆之间的合作，通过同一个地区的多个档案馆之间联网或者发达地区与不发达地区档案馆的结对组网的做法，使档案资源能在全国范围内普遍利用，我们编制了档案检索目录利用电脑检索这也是提高档案的利用效率。

4、结语

总之，在当前的新形势下，对高校档案工作肯定存在着新的挑战，对高校档案工作人员也有着新的要求。为了提供更好的服务，我们要加强自身的能力和素质，转变观念。我坚信，在党和国家的领导下，在全体高校档案工作人员的集体努力下，高校档案工作的服务能力必将会站上一个新的台阶。

参考文献：

[1]张斌. 构建档案思想库提升档案工作服务能力[J] .档案与建设，2013（1）

[2] 梁志国 .增强法治意识 提升档案法治化水平[N].本溪日报，2015-02-16

[3]皇甫芳. 对如何加强档案法治建设的思考[J].商情，2016.（31）

[4]王伟.大数据时代高校档案工作管理研究[J].档案时空.2015.（12）

[5]康明乐.试析档案信息服务机制的变革[J].科技致富向导.2013.（14）