快递企业代收货款资金管理探析

摘要：快递企业代收货款业务，是综合利用快递业务现有条件和优势，为适应市场需求而推出的一项快递业务延伸服务项目，是快递企业为各类邮购公司、电子商务公司、商贸企业等单位提供快速传递实物、代收货款并代为统一结算的一种特殊业务。本文结合快递企业实际情况，对代收货款资金管理的相关问题进行分析与探讨。

关键词：快递企业；代收货款；资金管理

中图分类号：F406.71 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）06-0-01

2010年4月22日，国家邮政局了《关于加强快递企业代收货款业务管理》的通知，要求各省、自治区、直辖市邮政管理局加强监督管理，促进规范发展——对代收货款业务加强监督管理，按照“谁经营，谁负责”的原则，督促快递企业强化内部管理，制定和完善操作流程和风险防控措施。代收货款业务发展的市场需求和相关政策的制定，从另一个侧面反映了对代收货款业务规范管理的迫切需求，本文将从代收货款业务环节与资金管控方面结合方面，探索分析代收货款业务资金管理要求。

一、资金管理是代收货款业务发展的一把“双刃剑”

代收货款业务是快递企业业务多元化的一种，为了方便寄件人和收件人，快递公司在为寄件人(一般为卖方)进行商品快递服务的同时，向收件人(一般为买方)收取商品货款，然后统一结算返还给卖方。按照常规，快递公司提供代收货款服务会收取一定的手续费，同时由于快递公司向收件人收取货款和支付给寄件人存在时间差，可以为快递企业带来可观的资金沉淀，成为了快递公司非常态的一种融资手段，充分体现了业务带来的资金时间价值，这也是近年来代收货款业务在很多快递企业迅速发展的一个重要原因。

但是，代收货款资金在快递企业体现资金时间价值的同时，也带来了很大的资金管理风险。2010年年初，先后有DDS和深圳丰达速递公司因代收货款的不规范操作而出现隐患，其中DDS因为在运营中将代收货款资金挪作他用，导致企业资金链断裂而倒闭；深圳丰达速递公司则出现分公司负责人卷款出走，导致分公司损失上百万代收货款资金。资金管理成为了代收货款业务甚至是企业发展的一把双刃剑，资金沉淀利用得好，可以给企业带来一定现金流，产生资金周转效益，但是如果资金把控出现漏洞，不可避免会给企业造成较大的资金损失，甚至出现由于资金链断裂而导致企业倒闭的严重后果。

二、代收货款处理流程分析

从代收货款业务流程分析，资金流是代收货款业务有别于其他普通快递业务的最主要特征，实现代收货款资金的有效管理，最主要一点就是结合代收货款业务操作流程，从业务各环节出发，实现资金流、实物流和信息流“三流合一”实时监控。

(一)实物流转环节

邮件实物流转过程，邮件经过“收寄-内部处理-投递”环节，基本与普通快递邮件流转一致，需要特别注意是以下环节：

1.邮件收寄。在收寄环节，需检查收寄详情单是否填写收件人应付款额，字迹清晰，一般不得进行涂改。

2.邮件投递。邮件投递前，由投递班组按照代收货款邮件进行登记，重点登记每件邮件应收货款金额。

投递人员根据收寄详情单对代收货款邮件进行收款，收款方式一般为现金方式或者银联卡支付方式，收取款项核对无误后，由收件人在详情单上进行签收确认。

(二)资金流转环节

从投递员收款开始，代收货款资金就进入投递企业内部环节，直至结算付款给收寄人，资金内部流转环节主要流程包括以下方面：

1.终端缴款。按照上述提到收款方式，由投递人员实现终端缴款回笼，一般为现金收款或银联卡支付方式。

2.内部流转。(1)投递管理部门。投递人员收款后将现金或银行回单、详情单交回投递管理部门，由投递部门进行款项核对，核对内容包括收款现金或银行回单金额、详情单确认金额和投递登记信息，三者一致时进行确认。(2)分公司管理部门。一般从投递部门款项往上一层级缴款的机构为分公司，由于收款分布到各个市或县，因此分公司管理部门视各快递公司管理机构所定。如，某快递公司设置机构情况为：省公司-市分公司-县分公司-县XX投递部，那么资金流转的过程可以逐级上缴，也可以直接从县投递部上缴至省公司，但是在信息处理上必须体现逐级汇总核对确认过程

3.对外结算。资金归集到省分公司或市分公司(具体视对外结算主体而定)后，由省分公司或市分公司集中统一对收寄客户进行结算，资金流不再存于快递企业内部。

(三)信息流转环节

在快递企业中，一般均有相应信息系统用于邮件查询跟踪，对于代收货款业务，信息须从收寄环节开始至投递回款情况，实现闭环管理。信息包括实物流转和资金流两个方面，能实施未投递信息、未回款信息的催投和催缴警示，并在一定时期内设置预警信息，由投递部门、分公司各级管理进行实时监控。

三、代收货款资金管理措施建议

(一)重点强化投递终端缴款管理

资金管理中投递员缴款是最终端资金来源，这也是资金监控中一个薄弱的环节。针对终端缴款，一是要做好投递员出班和归班管理，投递员在出班时必须按照货款金额和实物进行出货登记，归班时必须根据收到货款和归回货物进行登记，业务主管人员进行核销审核，杜绝投递款漏缴和少缴；二是要对于单笔代收货款超额度的要严格执行跟班投递制度，实施投递主管跟班投递或双人投递，以保证货款回收的安全；三是尽量减少现金收款方式，采用银联卡支付方式，减少假钞收取现象。

(二)加强欠款的及时追缴

由于代收货款额度一般都比较大,如果超过较长时间才对货款进行清缴，有可能已经给部分具有作案动机人员可乘之机，因此，对于欠款必须及时跟踪清缴，必要时组成专项欠款管理小组，对下级欠款及时清理，降低资金沉淀风险。

(三)实行邮件投递和交接平衡合拢管理

对达到各投递部门的代收货款邮件必须进行实物信息登记，包括邮件号码、进口日期，货款金额等重要信息，每日根据投递实物和货款金额进行平衡合拢，严格交接手续，执行每天盘点留投邮件的制度。平衡合拢内容包括三个方面：一是当天收款金额与投递信息一致；二是未投实物件数+退件+已投实物件数=当天分配总投递件数；三是未投邮件和退件必须当天将实物归回投递部进行核销。

(四)建立资金监控管理平台

针对代收货款业务实物经转、信息传递和资金上缴特点，必须建立一个全流程的资金监控管理平台，才能真正落实上述资金管理要求，通过“人防+技防”的手段控制资金风险。监控信息包括未投递邮件状况、已完成投递未交款以及各级缴款到账信息等，监控应用范围延伸至各投递终端和投递人员，真正体现资金监控零死角。