医院物资管理系统应用

1医院物资管理系统的应用

1.1系统应用

2007年总后勤部统一下发物资管理系统，并正式应用于临床科及各库房物资管理部门，根据医院工作需要建立消耗品库、通用物资库、供应室库、设备配件库及高值耗材库的库存单元。严格规范物资请领流程，科学、合理使用物资管理系统。

1.1.1物资管理

在医院的物资管理中物资、耗材的种类与供货商的管理是一项复杂而繁重的工作，因此使用物资管理系统前期须对各类基础数据进行设置，其中包括库存单元、物资基本信息、物资价表、供应商名称、入库及出库方式等，提取物资出、入库信息，分类汇总各类所需数据。

1.1.2规范流程

为了更好地使用物资管理系统，使临床科室对物资请领情况更加明确，更具有可控性，信息科对物资的请领流程进行严格规定，对物资申购实行审批权限，即机关各部由部门主官审批，临床科室由科室主任或护士长审批，在很大程度上堵塞了铺张浪费、公物私领的现象，极大提高了物资管理效益。请领物资时科室需提交有科室领导签字的申领单；普通消耗品可由护工持此单据代为请领并签字；特殊消耗品如移动硬盘等由科室指定人员亲自请领并签字；入库时凭供货商的送货单入库，出库时则以科室请领人员签字的单据出库。实现物资管理全流程规范化。

1.2应用效果

使用物资管理系统以来，取得了良好的效果。①各科室可以随时查询物资消耗情况，及时进行分析调整，杜绝物资浪费；②便于相互监督，极大地提高各科室的成本和节约意识；③方便统计查询，及时了解库存情况，利于做到账物相符，防止物资流失；④应用物资管理系统进行医院成本核算，将医院业务活动所发生的各种物资消耗以科室为核算对象进行归集和分配，使每个科室的成本核算准确无误。物资的相应数据采用一次录入，减少手工多次录入引起的数据误差，有效提高工作效率，同时达到资源共享，为物资的使用分析提供参考依据。

1.3不足之处

由于医院缺少监管机制，物资管理者未能进行物资库存定期盘点、不定期盘点或时间过长盘点，存在帐物不符现象，追溯原因时已无结果，如发现统计的库存比实际库存多时，只能补充出库至已过的月份，该做法与科室成本核算不相符。医院物资部门的管理与流程，在实际工作中还有待于日臻完善。

2医院物资管理系统的改进

为了使物资管理系统与“军队医院经济管理信息平台”对接，并形成规范，在信息技术支持的前提下，医院财经管理中心对各库房现有物资进行清查，以确保电子库存与实际库存相符，并规定自当月起每月月末盘点物资库存，制作月报表交财经中心，每笔入库单通过“军队医院经济管理信息平台”记帐，财经中心从物资管理系统提取各库房入库及出库数据，与月报表中数据进行核对。该方法使各库房定期盘点库存及核对库存金额，真正使物资管理系统发挥应有的作用，使物资去向明确，财经数据准确。

3医院物资管理系统的问题及解决措施

每月的月报表已成为衡量物资管理系统的操作者是否正确操作的标准，一些不经意的误操作直接导致报表中的库存金额与物资管理系统提取的库存金额不一致。经过实践，发现系统应用中的问题并推出解决措施。

(1)对尚有库存的不同批次的同种物资调价，且以调价后的价格出库。统计当月物资月结，若“出入盈亏”栏有数据，表示入库单价与出库单价不一致。操作上应找出价格不一致的出库单，逐一进行“退回入库”并记帐，调回原价格，再逐一出库，记帐，重新提取库存金额。

(2)入库或出库日期录错。由于实行每月月结，因此所有入、出库操作的日期仅限当月，做报表时发现数据不符应考虑排查日期错误，排查方法为：提取所有入库(出库)明细，按单据号排序。因单据号是系统根据操作行为按流水号自动生成，当月操作即为最后单据的操作，从最后一条住前查，能快速找出日期错误的单据予以更正。

(3)新建物资目录时物资属性漏填，库存未显示。每月新建物资的品种并不多，可对照库存表对新物资重点排查，找出后补填即可。

(4)出库时对出库条目多次增删易导致出库总金额与应收款不符，从而影响库存金额。分别从“出库单查询”和“出库明细查询”提取相同日期段的总金额，2张表提取的数据来源于2个红框处的金额总和，若不一致则每单对比，找出如上图所示的类似错误单据，予以更正。

(5)已入库物资在“价格维护”中未找到定价，导致库存未显示。物资需定价后方可入库，且价表不允许删除，出现该问题的原因尚不明确。问题的发现在于月报表金额与系统提取金额不一致，仓管员在盘点库存中发现该物资有实库存，但系统库存中无显示。经仔细查找发现“价格维护”中无此项价格，补入后库存恢复正常。

4结语

管理系统的核心在于信息平台的建立以及科学的管理流程和标准的作业规范，以有效提高工作效率。医院物资管理系统加强了医院物资管理的规范性和科学性，同时也标志着医院整体管理水平的提高。物资管理系统对全成本核算具有重要意义，在使用过程中应在管理上不断规范，完善流程、总结经验，提高数据准确性，使物资管理系统为使用科室及医院核算提供准确数据。

作者：胡小兰 胡立勇 简洪权 单位：第175医院