档案信息资源在网络环境下的制约因素与对策

摘要:在信息社会,利用网络平台已成为人们获取档案信息资源的重要途径。本文详述了在网络环境下获得档案信息资源的制约因素和相应的对策,并指出能否在网络环境下获得有效的开发利用,已成为各级档案部门的重要任务和推动档案事业新发展的关键因素。

关键词:网络环境档案信息制约因素对策

中图分类号:TN915文献标识码:A文章编号:1672-3791(2011)09(c)-0193-02

在信息瞬息万变的今天,利用网络平台获取信息资源己成为人们最熟悉和最常用的方式,档案作为信息资源的重要组成部分,在网络环境下对档案信息资源进行开发利用,能够最大限度地满足广大利用者的需求,顺应时展潮流,无疑也是推动档案事业发展的新契机[1～3]。但随着信息技术的飞速发展和社会的不断进步,如何科学、快速、健康地开发利用网络环境下档案信息资源,值得我们不断探索和研究。

1网络环境下我国档案信息资源开发利用

在网络环境下实现档案信息资源开发利用,实际上是通过把馆藏信息资源进行收集、整理、鉴定、编研等一系列过程,挖掘档案信息资源,借助网络平台提供利用服务,实现档案最大价值和发挥档案最大作用的一种服务手段[2]。我国在网络环境下的档案信息资源开发利用工作虽然在十年多的时间中实现从无到有的发展,取得了巨大的成果和进步,但是,其总体发展水平还处于初级阶段。网络环境下档案信息资源开发利用还存在着诸多问题和制约因素。

1.1 网络环境下我国档案信息资源开发利用缺乏配套的标准体系

档案网站缺乏统一的标准。我国网络环境下档案信息资源主要借助档案网站为网络平台进行提供和利用,从本世纪初发展起来的我国网络环境下档案信息资源开发利用工作己取得了丰硕的成果及巨大的进步,但仍存在一些问题,主要表现在档案网站缺乏统一标准体系,各档案网站功能不一,质量参差不齐等。馆藏档案信息资源数字化建设缺乏全国统一标准。档案信息资源数字化建设是档案信息资源开发利用的根基,因此也是制约网络环境下档案信息资源开发利用的重要因素之一。档案信息资源的数字化建设与以往前几年相比已经取得了较大的进步,正由传统纸质档案管理模式向纸质和电子文件并举的档案管理模式转变,在转型过渡阶段仍存在不少制约档案信息资源开发利用的因素。

1.2 网络环境下档案信息资源开发利用法律法规不够完善

网络环境下档案信息资源开发利用与知识产权问题[3]。知识产权包括著作权、专利权、版权、商标权以及商业秘密权等,是凝结了劳动者智慧的结晶。档案信息资源的开发过程凝结了档案工作者的智慧与劳动,具有独创性,因此档案信息资源也要受到相关知识产权的保护。对于是否认定为知识产权的度很难把握,实际操作性不强,档案信息资源的形成者和利用者的相关意识淡薄,相关的法律法规也未进行明确的限制和规定,因此网络环境下档案信息资源开发利用与知识产权的问题未能够及时解决,目前还存在着一定的难度。网络环境下档案信息资源开发利用与公民隐私权问题。在现在网络信息触手可及的情况下,我国的公民隐私权并没有完全受到重视和保护,网络环境下档案信息资源开发利用的过程中保护公民隐私权的相关法律法规还未健全。

1.3 档案机构缺乏复合型人才

档案信息资源开发利用人员服务意识不强。与以往传统的档案提供利用服务方式相比,长期的“重藏轻用”服务观念不符合新时期的发展要求,现阶段档案资源开发利用服务正在由被动服务转为主动、被动服务并举的方式,服务模式由管理型转为服务型,因此在传统档案管理思想向现代档案管理思想转变的过程中,网络环境下档案信息资源开发利用的意识和主动性还有较多欠缺。档案管理人员知识结构较单一。现有的大部分档案管理人员知识结构比较单一,虽然对于传统的档案管理业务比较熟悉或精通,但在网络环境下对档案信息资源进行开发和利用却存在知识能力不足的问题,大部分档案管理人员可以对己开发出的档案信息资源系统和数据库进行录入、对网站后台进行简单的添加或删除,但是万一出现任何系统问题、数据库架构需要调整以及网络问题需要防范等技术问题,大部分档案管理人员就束手无策了。因此,现在档案管理队伍严重缺乏系统掌握网络技术、计算机技术、信息技术和档案现代化管理技术等的综合型人才,不能顺应网络环境下档案信息资源开发利用的发展要求。

2网络环境下档案信息资源开发利用的对策

如何有效解决上述问题,以保障和推动网络环境下档案信息开发利用的顺利发展,越来越受到人们的重视和关注,也对档案管理工作提出了新的课题[4]。我们认为,应突出做好以下几个方面工作。

2.1 加强网络环境下档案信息资源标准化工作

档案网站是提供档案信息资源利用的窗口,通过档案网站这个平台实现网络环境下档案信息资源提供利用服务,是当今时代最流行最便捷的服务方式。因此在档案网站建设过程中必须要以人为本,在提供利用服务的过程中要把用户至上作为服务原则,设置的每个功能都要有利于公众访问和利用。这就要求档案网站建设从需求分析、版面设计、功能定位等各个方面都要实现档案网站建设的标准化,既有利于对档案网站进行考核、监督和测评,又有利于档案网站建设的不断完善发展,有利于实现档案网站的集群化管理和档案信息资源的共享。

2.2 建立健全网络环境下开发利用的安全防范措施与相关法律法规

加强网络技术建设,确保网络档案信息资源真实可靠。从网络环境下档案信息资源开发利用的制约因素中得知,保护网络档案信息资源有内因和外因二部分组成,因此,在加强网络技术维护的措施上也要从内因和外因两方面着手。其中内因主要在于档案工作人员要不断增强网络维护意识和技术水平,建立相关防火墙技术、加密技术、数据传输技术、档案信息网络控制技术、访问权限设置以及其他防御和控制技术来保护网络环境下的档案信息资源安全。要对计算机操作系统、服务器、档案信息数据库等进行定期更新、升级、杀毒,以免出现系统漏洞导致病毒侵入。在档案管理规章制度中也应该完善相关的操作规定以免因内部人员操作失误造成不法分子侵入的机会,不断补充在网络环境下档案管理人员的职业道德规范和加强人员职业素养,让档案管理人员的服务理念、职业道德水平和职业素养与工作能力不断提高。外因主要在于提高维护网络环境下档案信息资源抵御外部攻击的防范意识和能力,制定相应的档案信息伦理规范及具体的法律法规,对不法分子进行有效的约束和惩治,并且档案工作人员要定期对网络上的档案信息资源进行检查、监督,发现异常情况立刻处理和跟踪解决,以免被黑客恶意攻击、篡改、删除,造成系统瘫痪等巨大损失。建立健全网络环境下档案信息资源开发利用的相关法律法规。在网络环境下,档案事业主管部门应建立健全维护档案信息资源开发利用的各种具体法律法规及制度,并做好与其他法律法规之间的衔接性和兼容性,使制定出的法律法规更科学更完整。在触手可及的网络环境下,让公民积极利用己开放的档案信息资源的同时,又要培养档案用户和档案工作者的档案信息伦理意识,正确使用网络环境下的档案信息资源,保护档案信息资源不受污染,不被滥用和恶意篡改。档案信息资源管理者应制定各种使用规范和细则来约束和告知利用者哪些可为哪些不可为,从根本上避免一些因不知而为之的误操作行为。档案信息资源管理者应对利用者进行监督,发现不良异常情况及时查处。档案信息资源管理者也应遵守职业道德,不得以故意泄露档案信息资源牟取私利,违反档案信息伦理,一旦查出必将严惩。要健全和完善的保护档案信息资源的相关法律法规,以法律为准绳,以档案信息伦理为约束,保护档案信息资源不受侵害。档案信息伦理是道德的约束,而保护档案信息资源的相关法律法规则是强制性的约束,因此用道德的约束和法律强制性的手段一起控制和保护档案信息资源不受侵害是最有效的保护措施。

2.3 培养复合型档案管理人才

增强档案工作者的服务意识,全心全意为档案用户提供利用服务。档案工作者的服务意识现在正处于由被动服务方式向被动与主动并举的方式的转型过程中,在此阶段必须要加强档案工作者的服务意识,要以大力开发档案信息资源为动力,通过网络平台了解用户的需求,与用户建立良性互动平台,积极地与利用者进行交流,及时反馈档案利用者的各种意见建议和需求以及投诉等,及时解决用户在利用过程中所遇到的问题,并将这些问题进行总结,建立FAQ(常见问题咨询机制),将利用者利益与需求放于首位,形成一种“为利用者而开发,为利用者所服务”的服务观念,一切以利用者为中心的档案服务意识,全心全意为利用者提供所需的档案信息资源。改善档案工作者的知识结构,培养适应网络时展要求的复合型人才。如果档案工作者没有良好的知识结构来维护网络环境下的档案信息资源开发利用工作,仅靠档案信息系统外包模式,档案工作人员简单的录入工作和相关信息的上传工作,很难全面了解本机构提供档案利用的需求,对档案信息资源的开发就会不全面,更难实现对已开发的档案信息资源进行有效地管理和维护,有效的档案信息资源利用更是无从谈起。

综上所述,在网络环境下我国档案信息资源开发利用工作在其发展历程中已取得初步的成效。对于目前网络环境下开发利用工作所存在的各种问题和制约因素,相信在未来发展的道路上也会随着科学技术的不断进步、档案网站的不断完善、相关法律法规的不断健全、档案人才综合素质的不断提高、公众档案意识及档案利用意识和能力的不断提高等都会迎刃而解,并且能够开发出以多种形式展现的多种多样的档案信息资源,通过各种网络平台或途径开展档案信息资源利用服务,让利用者随时随地可以获得已公开的各种信息,发挥档案自身的最大价值,满足社会各界的利用需求,使档案信息资源更好的服务于社会各界,创造更多的社会效益和经济效益,推动档案事业持续稳定地发展。

参考文献

[1]王碧莲.网络环境下的档案信息化建设与利用[C].新时期档案工作论文集,2005.

[2]邓有海,田洪文.浅析档案信息资源的开发[J]．北京档案,2002(8).

[3]曹建英.档案信息资源的开发与利用思考[N].哈尔滨市委党校学报,2003(4).

[4]景红.当前影响我国档案信息资源开发的因素分析[J]．档案与建设,2001.