档案的保管与整理

摘 要：随着社会的不断进步与发展，档案管理工作的重要性被越来越多的人所重视，与此同时，随着科学技术的不断发展，档案管理工作也发生着明显的变化。档案的保管与整理做为档案管理工作的重要组成部分，只有不断加强对档案保管与整理方法的创新，才能更好地促进档案管理工作的发展。下面本文就档案的保管与整理工作进行了进一步的论述。

关键词：档案；保管；整理

在档案管理工作中，做好档案的整理与保管工作有着非常重要的意义，我们要在日常工作中以档案管理原则为基础，更好地提高档案管理工作的科学性。为了使得档案管理工作做得更好，我们要尽量做好档案的保管与整理工作的创新，从而使得档案管理工作更加顺应时代的发展，更好地提高档案信息的利用率。

一、做好档案整理与保管工作创新性的重要意义

档案的整理工作和保管工作的最终目的就是保证档案管理工作的高效性，进而促进档案内容的利用。因此，在进行这两项工作的过程中，工作人员应该充分考虑到时展的需要，找到传统管理方式的弊端和不足之处，对工作方式进行创新，提升工作效率。

（1）在管理工作中应用先进的技术

现如今，社会已经进入到了高速发展时期，信息化和现代化的趋势比较明显。在实际的工作中，工作人员应该将网络技术以及计算机技术等融入到档案的整理和保管当中。先进技术和档案的相互结合，必然会直接推动管理工作进行的高效性。另外，工作人员在对档案进行管理的过程中，首先需要按照档案的内容和实行的需求进行分类，在这一过程中，档案管理技术的应用是不可或缺的，从档案发展的方向上看，这也是一种普遍的趋势。

（2）现代化的档案整理手段应该备受关注

现如今，计算机技术已经应用到各行各业当中，档案管理工作中应该充分利用计算机技术。主要是在应用这一技术之后，档案管理工作的工作形式发生了明显的变化，无需采用繁杂的纸质档案，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。利用计算机等现代化的整理技术，工作人员就可以实现档案序列的自动编号，可以实现自动的检索，提升可档案内容查找和应用的效率。另外，计算机管理的优势作用比较明显，达到了整理和保管工作简单易行的效果。

二、如何做好档案的整理工作

对于企事业单位来说，档案对单位的发展起到一个监督的作用。但是目前，在一些单位发展中，并没有健全的文化管理制度，而档案工作也并不规范，档案整理工作也并没有专人来负责。还有一些其他的单位建立了规范的档案室，把立卷的任务交给了档案室，这样的方式虽然保证了文档管理的正规性，但是无法确保档案收集的全面性。文件材料的产生规律和内在联系都不清晰，导致档案的内在质量不高。因此，要做好档案管理整理工作，那么就要加强对档案管理工作的重视，加强对档案整理工作制度的建立。所以建立标准的立卷制度十分必要，有关部门要明确文书档案管理的工作。

在对档案进行整理时，要注意把文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。另外，要注意在整理过程中对上下级文件之间密切联系的把握。一般在进行档案整理时，要把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。 同时，进行档案整理时，要注意对档案的保管期限，一般对于需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

三、如何做好档案的信息保管工作

对档案信息的保管工作，我们可以利用计算机来进行辅助，对一些档案在月末或是年底来进行分批次的处理，同时也可以对特定的文件进行单独的处理。编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。 根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。 编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心。每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

总之，我们现在处于一个信息高速发展的现代化社会之中，科学技术每天都在不断地进步与更新，档案管理工作做为见证社会进步的一个重要组成部分，它对历史发展起着重要的记载作用，同时，档案管理工作对生产经营过程中的一些重要事件可以起到真实地反映。近年来，随着我国改革开放的继续深入与发展，如何更好地提高档案管理水平，更加及时、准确、完整地提供档案信息，从而更好地满足社会的发展，成为我们所要积极面对的一个新问题。

参考文献：

[1]杨峰.关于档案整理与保管工作的思考[J].辽宁师专学报（社会科学版） .2013（02）

[2]赵春苗. 档案整理技术的比较研究[J].科技创新与应用. 2014（08）