国际档案信息标准化现状与发展趋势

国际组织档案信息标准化建设的现状及其特点分析

国际标准化组织ISO（International Organization for Standardization）是世界上最大的国际性标准化组织。国际电工委员会（简称IEC，全称International Electrotechnical Commission），是世界上最早的国际性标准化机构，主要负责电工、电子领域的标准化活动，而其他领域的标准化活动则由国际标准化组织（ISO）负责。两者在标准的制定方面紧密合作。

国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）所制定的档案信息标准主要有如下特点：

1. 从标准制定的数量与速度上看，数量显著增加，速度显著加快：20世纪90年代中后期以来，国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）在档案信息标准的制定工作方面速度明显加快，尤其是进入21世纪，新制/修订标准数量增长了一倍多，至今总量达30余项，可以预计档案信息标准的制定速度与规模还会不断加大。

2. 从标准制定的质量上看，质量是最高的：由于国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）在制定档案信息标准方面，都集中了国际上一流的专家、学者，并广泛地吸取了各国在这方面的最佳实践，因此，其所制定的标准集中反映了人类在这一领域的发展与应用，所以，质量是最高的，这也就是为什么要积极采用国际标准作为我国标准化建设基本策略的一个重要因素。

3. 从标准涉及的范围来看，系统性显著增强：一方面，从国际标准化组织（ISO）与国际电工委员会（IEC）所制定的标准的分类上看，其基本上覆盖了：文件管理领域、文件服务领域、文件工作流程领域、文件成像领域，以及文件存储与归档五大领域的标准，档案信息标准体系构架正在形成，实现了标准的系列化与成套性，如：ISO 15489、ISO 23081、ISO 12653、ISO 19005、ISO/IEC 82045等。

4. 从标准的影响力方面来看，影响是巨大的：如以国际标准化组织（ISO）制定的国际标准――《ISO 15489 信息与文件――文件管理》为例，该标准的颁布，被认为是“如暴风般席卷了整个国际文件管理领域”，是“文件管理历史上的里程碑”，并作为国际文件管理领域中的最佳实践，成为国际上排名前十位的标准之一。目前，如澳大利亚、美国、英国、德国、法国、荷兰，以及韩国、日本等国家都已将该标准采用为国家标准。

国际文件/档案专业组织档案信息标准化建设的现状及其特点分析

目前国际上的文件/档案专业组织主要是指：国际档案理事会（简称ICA）、国际文件管理者联合会（简称ARMA），及联合国档案与文件管理署（简称UNARMS）等，这些组织也都十分关注档案信息标准的制定，如国际档案理事会（ICA）于2005年专门成立了档案信息标准委员会，专项制定国际档案领域的标准。有关这几个组织制定的档案信息标准的特点具体包括：

1. 从标准构成的内容上来看，专业性强。由于国际档案理事会（ICA）、国际文件管理者联合会（ARMA），及联合国档案与文件管理署（UNARMS）都是专业性的文件/档案组织，所以，其所制定的档案信息标准十分专业。如国际档案理事会（ICA）制定的《国际标准――档案著录规则（总则）（ISAD（G））》、《国际标准――团体、个人和家族档案规范记录规则（ISAAR（CPF））》都是十分专业的技术标准。同样，国际文件管理者联合会（ARMA）制定的《管理电子邮件文件的功能需求》和联合国档案与文件管理署（UNARMS）制定的《文件保管元数据》等也都是文件、档案领域中专业性很强的标准。

2. 从标准的应用上来看，针对性强。由于国际档案理事会（ICA）、国际文件管理者联合会（ARMA），及联合国档案与文件管理署（UNARMS）制定的标准专业性强，所以，从其实际应用上看，对文件、档案的管理具有很强的指导性，或者说，由于标准的制定十分具体，采标后即可直接应用，如国际档案理事会（ICA）制定的《电子文件管理：档案工作者业务指南》，国际文件管理者联合会（ARMA）制定的《建立字顺的、数字的和主题检索系统》等标准，都对用户或系统具有明确的应用针对性。

3. 从标准的层次上来看，操作性标准居多。国际档案理事会（ICA）、国际文件管理者联合会（ARMA），及联合国档案与文件管理署（UNARMS）所制定的标准，整体而言，其中带有操作性的，或者说具有很强技术性的标准居多。这从以上组织机构出现了分工细化的发展趋势可以看出。如国际档案理事会（ICA）除了设有档案著录标准化特别委员会、电子文件委员会等机构负责档案著录等相关业务标准的制定工作外，最新进展还成立了最佳实践与标准委员会 (简称ICA/CBPS)等，专门负责《国际标准――公共档案收藏机构(简称ISIAH)著录规则》等标准的制定工作。

国际上档案信息标准化建设的主要国家的现状及其特点分析

美国档案信息标准内容全面、前沿，且已初步形成了基于文件生命周期理论的标准体系。

从标准的制定机构上来看，美国主要有五个组织机构负责制定档案信息标准，包括：美国国家档案与文件管理署/国家档案馆（简称NARA）、美国档案工作者协会（简称SAA）、美国国家标准协会（简称ANSI）、美国国家信息标准委员会（简称NISO），以及美国国会图书馆（简称LC）。其中，美国国家信息标准委员会（NISO）制定了国际上第一个电子/数字图像元数据的标准――《ANSI/NISO Z39.87―2006 数据字典――数字静止图像技术元数据》，而美国国家档案与文件管理署/国家档案馆（NARA）在整个档案信息标准的制定中起到了核心的作用，如制定了涉及电子文件安全的《文件管理指南――公共密钥架构（简称PKI）特定管理文件》和《文件管理指南――PKI数字签名真实、安全处理文件》等重要标准。

从标准的内容上来看，已初步形成了一个完整的体系。美国目前直接有关档案信息的各类标准总量已达60余项，且其制定速度还在加快，规模还在扩大。整体标准体系的内容从抽象到具体，从宏观到微观，涵盖了文件的整个生命周期；涉及的应用领域除了民用外，还包括军用，如《美国国防部电子文件管理应用软件标准（DoD 5015.2―STD）》。其标准体系基础架构包括以下几大部分：计划/设计和管理系统阶段的标准；电子文件管理项目实施阶段的标准；有关电子文件生命周期内容管理的标准；有关电子文件管理特定技术的标准等。

澳大利亚档案信息标准具有较大的典型性与借鉴价值，且已基本形成了基于文件连续体理论的标准体系。

从标准的制定机构上来看，主要包括澳大利亚国家标准局（简称AS）下专门负责档案文件管理标准制定的第21技术委员会（简称TC21）及澳大利亚国家档案馆（简称NAA）。澳大利亚国家标准局（AS）主要直接等效采用了国际标准化组织（ISO）制定的6个标准，而澳大利亚国家档案馆（NAA）在整个档案信息标准的制定中起到了核心的作用。尤其是澳大利亚国家档案馆（NAA）与澳大利亚各地方档案馆所制定的国家与地区性电子文件元数据标准给国际档案界提供了很多的借鉴。

从标准的内容上来看，已基本构建了基于文件连续体理论的标准体系。该体系科学合理，采取了理论演绎与实践归纳相结合的建构方法。从各国档案信息标准化发展的实践来看，澳大利亚在电子文件管理方面的标准化力度最大，发展最快，典型的是澳大利亚自1996年正式颁布国家标准《AS 4390―1996文件管理》开始至今，已经颁布了有正式标准号的有关电子文件管理方面的标准达近10余项，具体包括总需求，文件创建、捕获、维护/使用以及处置等，已形成了一个以文件连续体为周期的相对完整的电子文件管理标准体系，从而使澳大利亚电子文件管理既适应了其电子政务的发展要求，又适应了信息时代档案管理的要求，对完整地保存人类历史与人类记忆起到了积极的推动作用。

英国档案信息标准的制定时间大多是近几年，其特点是注重标准修订质量，且已形成了体系。

从标准的制定机构上来看，主要包括英国国家档案局/馆（The National Archives/PRO）与英国标准协会（简称BSI），及其政府机构等。其中国家档案局/馆在整个档案信息标准的制定中起到了核心的作用，如主要制定了《电子文件管理系统需求》系列标准等，英国政府则制定了电子政府元数据标准（简称e――GMS）及其模型、构架等标准。

从标准的内容上来看，已构建了基于文件生命周期理论的标准体系。以文件管理为重点，该标准体系按阶段可划分为前端与后端两大子体系。其中，前端部分主要涉及了政府文件管理，包括：文件保管，收集、处置与鉴定，存取与数据保护，保存（含移交、分类、编目）四部分35项标准。后端部分则主要涉及了档案库与服务，包括：文件存储、公共存取、著录、保存，及总体/综合性等共近30项标准。从全程管理的角度来看，英国已形成了一个相对完整的以电子文件为核心的文件管理体系，并将其纳入信息集成管理的整体构架中。

总之，各国的标准体系形式不一，各有特点，但就所采用的标准本身来讲，标准趋同是一种国际趋势。

国际档案信息标准化建设的共性特点及其发展趋势

从以上分析可知，在国际层面有国际标准组织、在专业领域有文件/档案专业组织、在国家层面有各国档案机构等分别组织制定档案信息标准，因而形成了不同层面、领域档案信息标准各自的特点。但是，如果站在整个人类实践的高度，就可以总结出国际档案信息标准化建设的共性特点。

1. 档案信息标准的制定已成为档案信息化建设的基本战略。随着档案信息化建设的推进，档案信息标准已不仅成为其重要组成部分，更已上升为档案信息化建设的基本战略，这一点在国际档案界已达成了广泛的共识，并在实践中遵行。尤其是2000年以后，国际上制定了大量的档案信息标准，而且发展速度在不断加快。如以国际标准的制定为例：从2001年制定的第一个电子文件管理标准ISO 15489至今已了20余项标准；而美国有关档案信息的标准总量也已达60余项。可以预计有关档案信息标准制定的速度与规模还会加大。当然，国际档案信息标准在保证数量稳步增多的前提下，更注重了数量与质量的协调发展，在标准的修订方面也花费了较多的精力。

2. 档案信息标准体系构建已被纳入档案信息化建设的顶层设计之中。随着档案信息化建设的深入发展，国际档案界已逐渐认识到档案信息标准体系的构建是档案信息标准化建设的核心，必须将其纳入档案信息化建设的顶层设计之中，这样才能保证档案信息化建设的科学、高效发展。通过抽样典型调研，可以发现，国际层面的档案信息标准体系正在形成，其特点是：从标准所反映的档案信息化实践角度来看，体现出与科技进步协同发展的特征，标准呈现出由通用性转向专用性、专门性的发展趋势，当前还出现了向知识集成管理发展的趋势；从标准所涵盖的内容范围及其发展阶段角度来看，体现出由后端管理标准向前端、全程管理标准过渡的发展趋势。具体包括：由关注档案著录标准逐步转向以此为基础的电子文件智能元数据标准的制定，由单体元数据标准转向元数据语义与语法标准的系统化发展；由仅仅关注档案部门的电子文件管理逐步转向文件生命周期全过程处理的档案数字化系统、电子政府/务环境与电子文件管理应用系统、电子文件档案馆（数字档案馆）集成环境中电子文件管理标准的制定；从标准所涉及的资源类型角度来看，出现了由单一媒体向多种媒体过渡的发展趋势。如国际相关组织及美国等国家已加强了对数字化照片、图像、音视频等媒体格式电子文件处理及其元数据技术标准的制定工作，出版了如录音记录收藏协会1995年的《声音记录档案编目规则》（第2版），及ANSI/NISO Z39.87―2006、《DOD 5040.6――M――2 数字图像处理指令》、美军数字图像文件管理元数据标准等。另一方面，出现了不同门类档案管理需求一体化的发展趋势，如文书档案与（企业专门）科技档案的管理需求在标准中的表述趋同一致，这在ISO 15489、ISO/IEC 82045等标准的内容都体现出了这一特点。

3. 档案信息需求标准的制定已成为档案信息化建设的牵引与推动力。档案信息化建设的实践表明标准须先行，而其中档案信息需求标准的制定已成为档案信息化建设的牵引与推动力。如国际标准化组织（ISO）专门制定了《IS0 22310：2005 信息和文献――描述文件管理需求标准指南》，其目标在于以标准的方式描述文件管理需求，以满足一致性和互操作性需求，进而推动档案信息化建设的顺利进行。再如：欧盟的《电子文件管理通用需求》(MoReq，2007年推出新版)、美国2002年新版的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（DOD5015.2――STD）、澳大利亚2006年2月颁布的《电子文件管理软件功能规范指南》，及英国《电子文件管理系统功能需求》等系列标准的制定都体现出了该特点与发展趋势。

4. 档案信息标准化的建设注重以业务应用为基础，理论研究为指导。国际档案信息标准化的建设发展充分体现出了标准是科研与最佳实践的良互成果。一方面从标准制定实践的角度来看，国际组织如国际标准化组织（ISO）与国际电工委员会（IEC）等制定的标准直接来源于各国档案信息化实践及其标准，而各国国家标准又都来源于本国各地方档案信息化实践及其相关标准，其中尤以澳大利亚、美国等国为典型。

另一方面从科研的角度来看，国际上有关档案信息化、电子文件管理的研究已经达到相当的深度，如前所述，美国、澳大利亚、英国等国档案信息标准体系的构建往往是基于其对文件运动模型基本理论问题的研究与实践探索。再如：国际档案理事会（ICA）在国际上较早出台的文件与知识管理及其实践案例分析等相关22项系列研究成果，及电子文件系统中文件永久真实性保存的国际研究（简称InterPARES）项目、欧盟的电子文件管理通用需求（MoReq）、澳大利亚维多利亚电子文件策略（简称VERS）、澳大利亚的文件保管系统的设计与执行（简称DIRKS）方法、美国的电子文件档案馆（ERA）、UBC的有关电子文件保管链管理研究项目、荷兰的数字保存试验台项目、英国的数字保管中心（简称DCC）项目等，这些科研成果都为档案信息化、电子文件管理尤其是元数据标准化的发展奠定了基础。

（作者单位： 南京政治学院上海分院军事信息管理系200433）