感受英国档案管理和服务系统

2007年7月1日至9月11日，我在英国伯明翰大学参加武汉高级行政管理培训班的学习。期间，我通过浏览英国国家档案馆和博物馆、图书馆、档案馆理事会的网站，访问伯明翰大学特别收藏部和伯明翰、曼彻斯特、苏格兰等城市和地区图书馆档案部门，和一些档案工作人员进行交谈，对英国档案管理和服务系统有了一些初步的认识和感受。

英国档案管理的法律依据

公共记录法（The Public Records Act 1958、1967）。该法涵盖整个生命周期的公共记录，无论是什么格式，从创建到销毁或移交给国家档案馆或核准的储藏地点，对这些记录都做出了调节规定。如对文件选择保存的法定文件，应不迟于30年送交国家档案馆，因特殊原因，须推迟移交应得到大法官的批准。

地方政府(记录)法（The Local Government (Records) Act 1962 )。赋予地方政府充分利用档案资源进行服务的权力。包括查阅和复制档案，编制索引，公开发行和举办展览等。该法只是提倡政府档案部门提供这些服务，而不是作为他们的管理义务和职责范围。此外，该法授权地方政府获得并保管超越行政记录以外的社会纪录，使他们可用于公共研究。

公共图书馆和博物馆法（The Public Libraries and Museums Act 1964）。一些地方当局授权图书馆机构在不影响主业的前提下，可以从事档案收藏业务。

地方政府法 (The Local Government Act 1972 )。规定地方当局妥善安排政府各部门形成或保管的文件档案，但也没有要求他们提供档案服务。1999年，环境、运输和区域部对“妥善安排”一词作出解释，即对一个地方当局的各个阶段的行政文件管理，无论以纸张或电子方式存在，只要其有持久的历史价值，就应当提供一个既定的档案服务。

地方政府(威尔士)法(1994)。要求所有新成立的政府部门向文书管理部门(The secretary of state)提交档案服务计划。

数据保护法（The Data Protection Act 1998）。数据保护法1998年7月16日通过，主要针对出版行为，明确保护档案资料当事人的权利和档案资料保护的原则。该法还解释了用于历史编纂和研究目的的豁免条款以及一些复杂的过渡性条款。

信息自由法（The Freedom of Information Act 2000）。公共记录法（1967）由公共记录法（1958）修订而来，2005年信息自由法的生效对现行公共记录法的实施产生非常重大的影响。该法案对公民获得信息记录和档案的权利做了进一步的明确，对所有相关机构贯彻信息自由法提出强制性要求，公共记录法的内容考虑根据信息自由法的精神加以修改。

建议档案管理立法。2003年8月29，国家档案馆就拟议中的国家档案管理立法，用文件形式从档案用户需求和公共机构记录和管理档案两方面详细征求了今后的立法建议和意见。

英国档案管理的主要机构

档案工作联席会（The UK Inter Departmental Archives Committee）。该机构成立于1996年2月，是一个跨政府部门处理档案政策问题的重要协调机构。其组成的代表来自: 国家档案馆、苏格兰档案馆、北爱尔兰公共记录办公室、社区事务和地方政府部、英国文化媒体和体育部、政府教育和技能部、苏格兰执委会、威尔士国民议会。此外，下列非政府机构已应邀担任专家顾问: 博物馆、图书馆和档案馆委员会(MLA) 、全国档案理事会(NCA)和大英图书馆。

国家档案馆（The national archives）。它由公共记录办公室和皇室令状的历史手稿委员会合并组成。其主要职能是管理中央层级的公共部门档案，提供广泛的咨询和指导服务。在档案移交前，国家档案馆制定政策和标准，对政府和其他公共部门的档案管理行为加以规范，明确哪些记录应予以永久保存，哪些按程序应予以转移或销毁，谁负责协调和监督工作，以确保全部公共记录得到妥善处置。在现今政府的白皮书中，所有中央政府机构均订下创建和管理电子档案的目标。跟踪白皮书目标，国家档案馆与中央各政府部门、公共服务机构及其他利益相关者(如软件商)联手开发、实施和完善的电子档案管理标准。为此，国家档案馆已成立了一个公共记录管理咨询服务部门（NAS）。现在NAS提供咨询服务的职权范围已扩大，覆盖更广泛的公共部门。国家档案馆另一个主要职能是向负责司法的国务秘书提出市民利用公共记录的一般建议，并经与信息部门达成协议，监督信息自由法在档案部门的贯彻实施，确保市民通过记录和档案获得公共信息的自由。

博物馆、图书馆和档案馆委员会(MLA)。它成立于1999年，受文化媒体和体育部委托，建立档案专责小组，调查和分析全英档案馆工作状况，着眼于形成档案馆对人民生活的超凡影响力。2002~2003年档案工作组共召开了8次会议，并就档案工作及其所有可以想象到的内容，征询超过700圈内外组织和个人的意见，作为制定加强和改进档案馆工作的决策依据。

地方档案管理服务机构包括地方政府公共记录办公室、档案馆和图书馆档案部门。在不同的地方，三者有的是合一，有的则是分设。

启示和建议

赴英学习、考察，感到最大的收获是观念上的收获，档案管理和服务同样需要借鉴国外先进的管理理念，但不必照搬照抄别人的具体做法，在拿来时充分考虑到我国特别是武汉的实际和现阶段的经济社会发展水平。

1. 以民为本，在需求调查的基础上，设计开展吸引公众“走进档案馆”和“档案进入家庭”的系列活动。在国外，公共服务机构的社会地位和资金配置往往根据公共服务的效果和享受公共服务的人气决定的，没有人进档案馆或极少人进档案馆，档案工作就不可能受到重视，档案文化的价值就得不到充分体现，档案机构的生存和发展就会成问题。而我国现阶段正处于由机关档案馆建设向公共档案馆过渡的阶段，许多档案馆公共服务功能较弱。因此，我们可立足于馆藏资源，用“档案求解”、“兰台寻宝”等活动吸引公众特别是青少年和家庭亲近档案馆。以社区居委会、市区两级文明特色家庭、家庭档案协会成员和档案工作者为对象，继续开展市民档案、家庭档案活动，使档案管理和服务更加亲民，植根于社会公众的沃土之中。

2. 坚持依法调节档案管理和服务行为，按照规范性文件、政府规章和地方法规三个层次，进一步完善档案政策法规和档案业务标准，为社会档案管理和服务提供法制保障。英国档案界人士法治意识较强，他们开展工作的主要依据就是法律法规，如公共记录法、地方政府法、数据保护法和信息自由法。这也是英国档案部门五花八门而管理却井然有序的原因所在。法律文件是方向，是导引，是准绳。档案立法就是确立方向，树立标杆和制定原则。

3. 着眼于资源整合，建立档案馆、博物馆、图书馆联席会议制度。鉴于档案馆、博物馆和图书馆都是有着丰富馆藏的公共服务机构且优势互补，博物馆、图书馆和档案馆委员会（MLA）在英国政府的引导下成立。该组织由政府内阁部门文化媒体和体育部给予资助，委托进行博物馆、图书馆和档案馆发展进行调查分析，提出政策建议。政府能够以面向公众服务的共同利益为纽带，统筹考虑三家馆的建设规划和长远考虑，实现资源的整合和优化配置。MLA运行模式可以为我借鉴，档案部门可与文化部门联系，建立档案馆、博物馆、图书馆联系会议制度。每年开一次年会并确定一个主题，可邀请高校地方历史研究部门、社科院、党史办、方志办、文史馆等部门列席会议，共同研究探讨发挥各自优势联合为公众提供服务的内容和途径。

4. 依托文档服务中心和现行文件中心，建设社会公益资料发放中心。英国遍布全国的信息咨询窗口Information给我留下了较深的印象。Information免费为市民和游客提供大量资讯信息，成为深受大众欢迎公共服务品牌之一。窗口的硬件建设由政府负责，而大量为市民和游客提供生活资讯服务的宣传册，由入会会员提供。有的窗口经授权可经营一些与本地文化相关的旅游产品，如印有地方特色标志的书籍、明信片、小工艺品。窗口的运作十分成熟，达到了为公众提供方便、为社会机构做宣传和为政府实现公共服务目标的三满意效果。武汉市档案部门可以凭借自身的优势，依托文档服务中心和现行文件中心，与旅游、文化、商业、交通部门共同建设社会公益资料发放中心，以会员方式从政府部门、社会服务部门、民间团体和企业获取公益资料，以无偿和有偿的方式，向社会公众提供公益资讯服务。

（作者单位：武汉市档案局430017）