连锁超市采购的内部控制设计

[摘 要] 采购是连锁超市所有管理中的核心环节，它的好与坏不仅关系到连锁超市运营成本能否降低，而且还直接关系到连锁超市的盈利情况，最终影响到企业的核心竞争力。基于此，本文结合连锁超市自身的特点，通过采购业务的内部控制流程，针对关键控制点，得出连锁超市采购业务的内部控制的具体措施。

[关键词] 连锁超市 采购业务 措施

一、超市采购业务的特点

1.采购规模较大，内容丰富。连锁超市出于满足顾客不同需求，基本上满足消费者进入商店后可以购齐一切的愿望,连锁超市采购产品范围很广,包括食品、日用品、纺织品、服装、鞋帽、电器等若干项目,并且不同类型商品又包括不同品牌。此外,连锁超市由于自身规模大,及采购成本的考虑，其在各种产品的采购中显示出巨大的需求和购买力。

2.采购价格低廉性要求较高。连锁超市的产品具有很大的相似性，真正吸引顾客的是相对低廉的价格。因此，连锁超市，一方面完全可以凭借其规模采购对各种商品的采购价格施加影响；另一方面连锁超市应定期对各供应商提供的采购价格进行比较，在保证质量的前证下，尽量选择低价格产品的供应商，节省开支。

3.采购质量稳定性要求较高。在市场竞争日益激烈的今天，连锁超市无一例外地重视企业自身品牌建设和顾客口碑传播的影响,而连锁超市质量稳定性如何,是至关重要的因素。顾客购买某一种产品时,由于该产品质量不过关,必然会影响顾客对该产品的评价,甚至会影响到顾客对该超市的整体印象并带来失去该顾客的危险。因此,严把商品的质量观是连锁超市采购中必须重视的问题。

4.供应商选择复杂性。连锁超市商品的需求虽然有一定的稳定性，但也并不是一成不变的。当顾客出现新的需求时，为满足顾客的需求，连锁超市就可能不得不面临新的供应商的选择问题。此外，连锁超市有时考虑到成本等因素，也会考虑选择新的供应商。但是由于对新的供应商的了解甚少，就会面临产品质量不符合要求等风险。因此，在选择新的供应商时要集体讨论决定，避免考虑不周，而且要对新供应商的商品进行试销期考验，让其经过顾客的检验。

由于连锁超市具有的这些特点对其采购流程产生了明显的影响，也使得其内部控制具有自己的特点。

二、关键控制点及具体控制措施

连锁超市采购业务的内部控制流程如上图所示，为实现降低企业成本、优化商品结构和及时补充货物的目标，对上述流程中采购申请、确定供应商、实施采购、验收入库等几个关键控制点采取相应的控制措施就能基本达到要求。具体分析如下：

1.采购申请。连锁超市应该根据顾客的需求量及库存量综合考虑需采购量，采购过多会造成产品积压、影响收益；而采购不足，则不能满足顾客需求，若长期出现此状况有可能影响企业的声誉。因此，连锁超市应合理确定需要的采购量。

连锁超市可以利用其先进的计算机系统，进行良好的信息沟通，了解各分店的销售及库存情况，先在不同分店之间进行商品调配，如果预计还无法满足销售需求，再确定采购进行，及时进行采购。

2.确定供应商。供应商的确定是连锁超市采购业务内部控制的关键控制点，因为供应商的选择合适与否，直接影响到商品的质量和价格，进一步影响连锁超市的声誉及利润。在此环节，容易出现所选供应商产品不合格或未进行询价、比价就确定供应商，相关领导就签字批准的情况。

连锁超市可以考虑采取以下制度：任何商品进货，先得经过有关人员推荐，再由商品评审委员会集体讨论决定，做到不经推荐评委会不讨论，不经评委会批准不签约。这样可以防止供应商通过贿赂某些上别人员就可以把产品摆到超市货架上的可能性，从而防止发独断专行，防止了采购环节腐败的发生。此外，连锁超市可以对新进供应商设制试销期的考核的制度，让产品经过顾客的检验后，再与其签订合同并大量从中购买，这样可以保证采购商品的质量。

3.实施采购。该控制环节容易出现连锁超市考虑成本等因素，采购申请人员与实施采购员为同一人，出现岗位不相容矛盾。申请人员虚购采购计划，给企业造成不必要的损失等结果。

连锁超市必须考虑企业的长远利益及潜在风险，在组织结构上进行相应的改进，使不相容职务相分离，达到相互制约的目的。

4.验收入库。企业就当及时对供应商提供的商品根据合同验收入库，包括数量、质量和供货时间等其他特殊要求，只有经过验收合格的商品才能办理入库手续，否则，应当与供应商协商解决。这样可以避免以后发生不必要的争端。

最后，需要说明的是，同任何管理手段一样，采购内部控制也存在一个怎么样实施的问题。很多连锁超市并不是没有内制制度，而是对其视若无睹、置之不理，那样内部控制就相当于一纸空头，根本起不到尽最大可能优化采购方案、降低企业成本、提高其整体经营管理能力的目的。因此，为了保证采购内部控制有效实施，还必须保证既有超市软环境建设方面，比如超市文化建设、采用“自上而下”的推进方式促使超市员工积极执行采购内部控制等，又有制度保障，比如科学合理的组织结构和授权体系、完备的信息与沟通体制、内部控制制度的建立与完善等等。

参考文献：

[1]陆志成:采购业务的内部控制[J].财会通讯(理财版）,2006,（5）

[2]财政部:内部会计控制规范――采购与付款（试行）[J].财会,[2002]21号