夯实经办基础 民生档案先行

福建省医疗保险管理中心（以下简称“中心”）现有档案库房建在福建省社保大厦，占地172平方米，共用查阅室38平方米、办公室38平方米，配备了20组密集架121.8立方米。2010年按照人力资源社会保障部、国家档案局第3号令和福建省人社厅、档案局联合制定的《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》及中心制定的《福建省医疗保险业务材料归档范围与保管期限表》，对2009～2010年业务档案进行规范化整理共计3709卷，其中社会保险管理类2257卷、社会保险费征缴类236卷、医疗保险待遇类92卷、工伤保险待遇类3卷、生育保险待遇类52卷、社会保险统计报表类27卷、社会保险稽核监管类9卷；2009～2010年会计档案1033卷。

一、加强组织领导，构建全省档案管理网络化工作机制

随着社会保险在保障民生、服务民生乃至构建和谐社会中作用的日益凸显，社会保险业务档案管理作为社会保险经办管理工作一项重要的基础性工作，对于规范经办业务工作，提高服务质量，维护参保对象合法权益而言有着极其重大的意义。中心领导班子高度重视档案管理，一致认为应本着对现实负责、对历史负责、对百姓负责的态度，用科学、规范的方法加强对社会保险业务档案管理。

为全面贯彻有关文件精神，2009年，中心结合福建省医保经办工作实际，制定了《福建省医疗保险经办机构贯彻落实〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉工作方案》，并根据部社保中心三年达标的目标要求，按照分类指导、分步实施的原则，统筹安排，分解目标，向全省医保经办机构印发了《福建省医疗保险经办机构社会保险业务档案管理达标验收实施方案》和《业务档案达标迎检工作计划》。中心成立了业务档案管理工作领导小组、鉴定销毁工作小组、达标验收工作小组。将业务档案工作摆上重要议事日程，结合中心每周办公例会不定期研究档案管理工作，并纳入年度工作计划和发展规划。同时要求全省各级医保经办机构高度重视业务档案管理工作，相应成立工作领导小组报省中心备案，将业务档案管理作为一项重要内容与年终考核、评先评优挂钩，做到奖罚分明。目前，全省各级医保经办机构已经形成了省市县一把手亲自抓、分管领导具体抓、业务科室分头归集建档、综合档案管理人员集中统一管理的业务档案多层次网络化的工作机制和良好工作格局。

二、落实库房场地，完善全省档案管理标准化设施建设

解决库房场地问题，是全省各级医保经办机构面临的一个重大难题。为落实档案库房场地问题，中心向福建省人社厅提出统一解决社保业务档案库房建设的请示，得到主要领导的高度重视和大力支持，经厅长办公会议研究决定在社保大厦四楼腾出一整层的办公场所，按照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》改建成综合档案库房，各险种业务档案统一存放、统一管理，实现库房、阅览、办公三分开，其中医保业务档案专用库房172平方米，配备了档案密集架20组121.8立方米。同时积极向财政部门争取了档案库房专项建设经费一百多万元，严格按“九防”要求安装了铁门、防盗网、监控探头、遮光窗帘，配备相关档案专用设施设备。为使档案管理与单位办公现代化同步发展，还统一配备了计算机、复印机、高速扫描仪等现代化设备。与此同时，中心加强对各地的工作指导和督促，将落实档案库房场地作为省级业务档案达标验收一票否决的硬指标。从对第一批申请达标验收的医保经办机构验收情况来看，各地能够借鉴中心的做法，以业务档案达标验收为契机，积极取得上级主管部门、财政部门和相关部门的支持，想方设法筹措资金、落实场地，加大对档案管理基础设施建设的投入，为业务档案规范化管理奠定基础。

三、加强业务指导，推进全省档案管理规范化专业建设

医保经办业务相对于其他险种更为复杂，历年积存的医保业务档案量大且繁杂。各级医保经办机构在档案专业建设方面也存在诸多问题。为解决问题，中心从以下几方面着手，加大对全省各级医保经办机构的业务指导，努力推进全省业务档案管理工作朝着规范化、专业化建设方向发展。

一是建章立制，规范管理。2010年5月，福建省人社厅联合福建省档案局制定了《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》，中心及时将该文件转发各设区市，制定并印发了诸多配套文件，同时将《规定》颁布至今，部、省和中心印发的有关档案方面的政策管理规定文件全部归集整理成册，编印成《档案管理文件汇编》下发全省各级医保经办机构，进一步明确档案收集、整理、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交、岗位职责及工作标准和要求，确保档案管理工作从材料形成、收集整理到编目、归档、入库、利用等每一道程序、每一个环节都有章可循，有据可依。全省各级医保经办机构在认真贯彻落实上级文件的基础上，都能结合实际，制订了本地社保档案管理的规章、办法和细则，为业务档案管理工作的顺利开展提供了制度保障和业务规范。

二是组建队伍，提升素质。因为档案管理工作是一项专业性、政策性很强的工作，所以我们要求各级医保经办机构在配备档案管理人员时，严格选拔热爱档案工作、事业心强、品德优秀、有大专以上学历的同志到档案岗位工作。目前中心配备了1名综合档案管理人员和7名兼职档案管理人员，均达到本科文化水平。市、县级医保经办机构也按照综合档案管理员1名，各业务科室分别指定兼职档案员1名的规模，配备了专兼职档案工作人员，组建了一支全省医保业务档案管理人员队伍。为提高这支队伍人员的业务素质，中心和各县（市、区）适时选派档案管理人员参加部社保中心举办的社保业务档案管理培训。中心还学习和借鉴省内外先进经验，参观它们的档案标准化管理成果，通过现场观摩和学习交流提高档案管理人员的思想认识和专业技能水平。同时，还要求各地医保经办机构加强与当地档案管理部门的密切合作，积极取得他们的专业指导，确保档案管理队伍素质整体水平得到提高。

三是纳入流程，规范建档。全省各级医保经办机构严格执行人社部3号令有关业务科室立卷和业务材料预归档制度。为保证档案收集完整，多次邀请福建省档案局业务监督指导处的甘明处长到中心调研、指导。经过反复讨论研究，制定了《福建省医疗保险业务材料归档范围和保管期限》。同时按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的要求，组织各业务科室工作人员，对2009年来的医保业务档案进行一次统一集中清理。从2010起，一律按照中心《业务材料归档工作流程操作规程》的有关规定，从产生一手资料的前台经办源头抓起，办结即归、当日汇总，并根据业务量的大小按月、按季、按年进行初步归档，形成月（季）末交科室档案兼职人员按险种和业务环节分类，次月整理分盒预立卷移交综合档案管理部门，年末统一进行二次整理、打印卷内目录、装订入盒、编号上架的良好工作格局，而相关档案编排和入库爷爷都严格按照相关规定执行。目前，中心已完成对2009年以来业务材料的规范性整理工作。对于2009年以前的历史档案，由于积累数量过多，中心正采取倒推的方法逐步开展规范性整理工作。福建省许多医保经办机构，在经费紧张、人手有限的情况下，为确保通过省级业务档案达标验收，领导带头、全员发动，利用晚上和双休日的时间加班加点开展业务档案规范整理工作，形成了人人动手整档案的工作局面。

四是精心指导，认真验收。为规范全省医保经办机构业务档案管理工作，中心始终加强对所属设区市（县、区）医保经办机构业务档案工作的指导和监督。借召开各类全省会议之机，多次强调布置档案工作，并及时将上级有关文件转发各级医保经办机构。中心通过电话、电邮等形式加强对地市档案工作的沟通指导，对于有需要的地市做到有问必答，甚至安排时间现场指导，结合对地市各项业务工作检查督促抓好库房建设和档案整理归档工作。统一设计各类档案管理表样上传中心网站供各经办机构下载使用，确保全省业务档案管理统一、规范。按照全省医保经办机构于2011年和2012年分两批进行达标验收的实施方案，在征求各地市意见的基础上，下发了相关文件，对开展第一批业务档案达标验收工作进行了全面部署。为适时掌握各级经办机构档案管理工作进展情况，要求各设区市级医保经办机构在做好市本级达标迎检工作的同时，抓好对所辖县（市、区）医保经办机构的督促指导工作，于每月初向中心上报《医保业务档案管理达标验收迎检工作序时进度情况表》，通过动态了解全省医保业务档案规范管理各项工作进展情况，有针对性地给予跟踪指导。

四、重视利用服务，提升全省档案管理信息化检索水平

为充分发挥医保档案服务民生的重要作用，为服务对象提供方便快捷的查询渠道，我们提供了全方位、多层次的档案服务。同时，随着福建省城镇职工、城镇居民医保的相继启动，参保覆盖范围的不断扩大，各类业务材料迅猛增长，面对着大量的档案，我们积极发挥计算机管理的优势，推进了档案信息化建设。一是完善档案办公自动化管理软件建设，与福建医保业务信息系统服务供应商易联众有限公司签订了福建省医保业务档案管理系统软件建设合同，合同明确分两期完成对业务档案管理检索和与医保业务系统对接软件开发建设工作，目前已完成一期工程，实现了医保业务档案计算管理和检索，共录入计算机检索目录数据93033条。二是各种档案均按不同门类、载体和保管期限编制了卷内目录、案卷目录和全引目录等检索工具，确保达到通过计算机检索对室藏档案快速、准确调卷的效果。三是建立了完善的参保信息查询系统（全省联网医疗保险信息系统），参保人员持身份证到经办窗口，就可通过柜台服务人员查询本人参保信息；在服务大厅安装了电子触摸屏，通过触摸屏即可实现医保账户信息个人自助查询；建立中心门户网站并与福建省人社厅网站实现链接，通过登陆中心网站查询亦可查询相关参保信息。四是建立档案借阅和利用效果登记制度，充分利用室藏档案为参保单位、参保职工提供优质、便捷、高效服务，为今后的档案利用开发奠定基础。

（作者单位：福建省医疗保险管理中心）