夯实工作基础推进档案精益化管理

摘 要：档案是再现行业改革发展的原始文献，是服务行业发展的重要资源。做好档案管理基础性工作，充分利用档案资源为行业各项工作服务，实现档案工作快速可持续发展不容忽视。本文结合盐城烟草档案管理工作实际，就如何夯实档案基础工作，引入精益化管理模式作粗浅探讨，提出一些个人的观点，以期抛砖引玉。

关键词：档案；工作；精益管理

2014年全国烟草工作会议明确指出，要以精益管理为抓手，发挥对标的引领和导向作用，进一步提升企业基础管理水平，向一流管理迈进。档案与管理相辅相成密不可分，档案完善了企业管理的内在质量，是企业基础管理的重要组成部分，档案管理水平高低又是衡量企业管理水平的重要标志。烟草行业以提升软实力为目标，随着档案管理各项硬件设施的升级改造，信息技术的大范围应用，盐城烟草的档案管理意识也在不断增强。目前，盐城烟草的档案管理正向规范化、标准化、数字化道路迈进。

一、企业档案概念及档案的价值、意义

同志2003年5月在考察浙江省档案局（馆）时曾经说过：档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要。档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化。

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的原始记录。盐城烟草档案包括文书档案、采购档案、财务档案、基建档案、案件档案、审计档案、照片档案，实物档案、电子档案、录像光盘等。这些档案是行业改革发展的真实记录，是企业文化建设的宝贵素材，是服务行业发展的重要资料。笔者认为做好档案基础工作，具有以下几点意义：

档案是企业文化发展的源泉。档案是企业文化的归纳和梳理，两者相辅相成。盐城烟草自1983年创立之初，就在不断地积累着档案，三十数载开拓史，丰富的馆藏档案涉及管理水平、人才建设、荣誉记载、珍贵照片等资料。综观企业档案本身，就是一部盐城烟草企业创造史，如《大事记》、宣传纪录片、荣誉室等，离开档案都是无法编写的。所以说，档案具有较大的利用价值，又具有可靠的史料价值，对企业文化的传承及建设都起着极其重要作用，只有管理好档案，企业文化发展才能源远流长。

档案是做好各项工作的保障。档案管理是行业各项工作良好进展的前提条件，能够推动企业经营可持续发展。档案源于文件，是文件的转化，企业在生产与经营中会产生很多文件，而如何运用好这些文件已成为企业各项工作规范性管理的基础与提前，这些文件妥善保管有利于企业今后的发展。因此，必需充分认识到档案管理工作在企业生存与发展中具有的重要性，做好档案管理工作对于促进行业的全面发展、不断提升企业竞争力具有重要意义。

二、目前盐城烟草档案管理途径与举措

从事档案工作最大的感受就是每年从头忙到尾总有干不完的活，立卷工作繁琐、复杂，难以掌握。盐城烟草通过建章立制、梳理流程、大力发展信息化建设，目前档案工作取得了初步成效。

（1）完善制度，促进档案管理规范化：档案是一项政策性强而有严肃细致的工作，市局（公司）在2013年印发《文书档案归档范围和保管期限表》、《综合档案室职责》、《立卷归档制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案保管制度》；2014年印发《采购文件材料归档整理规范》，通过印发制度对全系统档案工作做了明确规定和统一管理，即对档案的管理规定、档案的收集范围、档案的分类办法、档案的保管期限、归档整理等设定了管理标准。此举夯实了档案工作基础，科学管理，把档案工作的环节从制度层面加以规范，把档案工作落到实处。

（2）建立流程，促进档案管理标准化：目前，很多国有企业的档案部门都归口于办公室，容易造型档案管理部门与业务部门链接不紧密，而流程化管理强调的对象是业务流程，其核心在于以流程指导工作。因此，市局办公室编制了档案管理流程、档案查阅流程、档案借阅工作流程、采购档案归档工作流程，细化每个节点中相关人员的职责和权限，以全流程的观念取代个别部门或是个别活动的观点，方便领导和档案人员在流程中提高效率，以做到各负其责，各尽其责，实现标准明确，职责清晰。

（3）讲究科学，促进档案管理数字化：2013年江苏烟草专卖局（公司）系统综合档案管理系统正式启用，与办公自动化斜街，主要涉及文件收集、档案整理、档案入库、档案检索、统计报表、档案借阅等功能，实现档案资源的海量存储、快速检索、有效传递及信息共享。目前，全市系统均已采购新系统录入档案数据，档案的利用不再受人工调阅的限制，减少了档案查阅带来的纸质磨损，缩短了查阅档案时间，使得档案利用方便、快捷、高效。

三、推进档案管理精益化的思考和方向

盐城烟草档案工作分类多、涉及面广，将精益化管理的思想纳入档案管理中，对保证档案资料的齐全、完整、发挥档案作用，巩固档案规范化、标准化、数字化管理具有重要意义。

1.增强档案管理意识

精益管理是通过以人为本来调动人的积极性，档案的收集者和管理者都极其重要。档案工作专业性强且复杂而繁琐，保持严谨细致的工作作风是做好这份工作的基本条件。一方面，通过新闻媒体、专栏等渠道，多形式宣传档案法律法规，增强领导干部和各部门兼职档案员的法律意识和规范意识，为档案工作提供组织保障；另一方面，通过邀请档案管理行政部门专家授课，接受业务监督与指导，扩充与更新档案人员知识结构；组织观摩学习，开展档案管理现场交流会等方式，进一步激发档案管理人员积极性和主动性，提高思想觉悟，端正工作态度。

2.提高档案服务水平

精益管理的基石是以顾客为中心，做好档案管理工作，并充分利用档案资源为行业各项工作服务，是维护烟草行业真实面貌的必备条件。档案的目的在于利用，企业档案为企业生产、经营、管理工作提供服务，这点毋容置疑。如何更好做好档案服务工作显得尤为重要，档案工作者要认清自己的工作性质、增强主动服务意识，有针对性的收集有价值的档案信息，充分合理利用档案资源优势，以需求为工作导向，建立以服务为核心的管理模式。

3.优化档案数字化支撑

精益管理认为不能增加的价值和附加劳动是一种浪费，传统的档案管理方式劳动强度大、重复多，数字化工作是社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求。目前是行业档案工作由手工操作向电子档案系统过度关键时期，我们要做好综合档案系统的操作和管理，尽可能运用当代科技管理成果和管理新手段，通过不同的载体和形式进行完备的记录和保存，实现档案数字化，传输网络化、资源共享化、服务对象扩大化，从而极大提高档案信息开发与利用能力，使档案管理工作向更高目标迈进。

4.规范档案质量标准

精益管理将目标定在尽善尽美，档案管理的目标中又以档案质量最为重要，而档案质量涉及到档案的有效利用。归档文件资料完整与准确是提高档案内在质量的基础；归档文件鉴定与保管是提高档案内在质量的根本要求；档案有效利用是检验档案内在质量的真正标准。2015年10月国家档案局了档案行业标准：《归档文件整理规则》，其标准使用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子材料，对规范档案质量提出了更高的要求。下一步，档案工作者要严格按照档案整理工作标准指导开展立卷归档工作，科学分类、合理组卷、规范装订，确保资料完整性和准确性。

随着时代的进步，行业的发展，档案的价值在今后的工作中将得到更多的体现和利用。因此，我们要树立精益档案管理意识，使精益化管理理论在日常档案管理工作中得以贯彻和实施，努力以其为一个重要抓手，扎扎实实推进盐城烟草档案管理水平，为企业发展作出应有的贡献。