夯实基础强管理 规范档案促提高

时间:2022-07-30 07:44:39

夯实基础强管理 规范档案促提高

邵阳电业局档案室成立于1990年,1997年达国家二级标准,2005年通过省一级复查。该局秉承“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的档案工作定位,不断健全和完善档案管理制度,加强档案管理力度,1997年至2012年连续十五年被评为邵阳市档案管理工作先进单位,先后被评为邵阳市首届“十佳”档案工作规范化管理单位、“十佳”档案工作规范化管理系统。

一、“四化”建设,提升档案管理水平

1.基础建设规范化。一是建立健全档案规章制度。参照湖南省电力公司和市档案局相关文件要求,结合自身实际,制定了文书档案管理制度、科技档案管理制度、档案保密制度、电子档案查阅制度等一系列规章制度和档案管理办法,明确了档案管理人员的工作职责和任务,规范档案管理工作程序,使档案工作向收集齐全完整、分类科学合理、整理规范有序、归档准确及时、查找迅速准确转变。二是完善各种硬件设施,推进档案管理标准化发展。该局实现了档案办公、档案保管、档案阅览三分开,库房配备了空调、除湿机,温、湿度自控仪和防磁柜等现代档案管理设备,使档案管理工作逐步向规范化、标准化迈进。三是建立了档案移交记录,认真履行交接手续。近年来,该局档案的归档率99%,完整率99%,准确率100%;力求案卷的规范化、科学化,该局严格按照《供电企业档案分类表》和《输变电工程档案标准化指导书》的规定,遵循文件材料形成规律,科学合理进行分类、组卷,保持卷内文件材料系统联系,努力做到卷内文件和案卷排列有序,卷内文件和案卷封面填写规范清晰。四是搞好档案的保管安全和鉴定工作。针对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题,采取了有力措施,及时整改,坚决堵塞危及档案安全的漏洞,防止各种危害档案安全事件的发生。

2.档案管理数字化。邵阳电业局2011年在市内率先完成了档案数字化工作。用4个多月的时间完成了机关本部库藏科技档案和文书档案9009卷册的扫描挂接和质检工作,数字化率从10.92%提升到87.48%。数字档案的查询、输出均不涉及原件,避免了在利用时对档案资料实体的接触而造成损坏的可能,既提高了工作效率,又保护了档案实体的安全。数字档案还能通过网络传输,使远程查询得以实现,档案的空间与时间更灵活,资源利用率也更高。为确保档案数字化稳步提高,该局召开专题会议,规范工程档案数字化移交的具体要求,真正做到工程档案的“双轨制”移交。在将数字化工作常态化的同时,该局推行了档案网络借阅制度,利用档案系统强大的功能,将过去纸质化借阅的原始查看复印方式提升为网络借阅的现代化管理模式,查看与下载同步进行,即节约成本又提高效率。

3.档案装具科学化。该局对各门类档案的整理工作均按照国家标准进行整理。为了改变荣誉档案摆放,容易落灰和变色的问题,该局档案管理员通过摸索和查看网络信息,自行设计了各种规格型号的纸质奖牌档案盒和透明立式奖杯档案盒,有效地改进了荣誉档案的保管环境。此项设计得到了湖南省电力公司档案科和市档案局的高度评价和有效推广。

4.档案检查常态化。该局档案人员不定期地对基层各单位的档案收集、分类、保管期限等各方面进行业务指导。每年年底组织档案检查小组对各基层单位的档案管理工作进行年度检查评比,发现问题及时整改,对优秀单位和个人予以表彰。此举有力地推动了档案管理不断提升。

二、“四措”并举,推动档案工作上台阶

1.领导重视是档案工作顺利开展的关键。该局领导高度重视档案管理工作,把档案工作纳入年度计划和年终绩效评比中,无论是主要领导、还是分管领导,经常了解掌握档案工作进展情况,优先解决档案工作中的困难和问题,对需各部门协调的问题专门组织召开协调会议,以文件形式形成制度,规范档案管理程序。使该局档案规范化建设工作实现了一年一个新变化、一年一个新台阶。

2.整体协作是档案工作稳定发展的前提。档案工作涉及方方面面,是一项系统工程,需要机关各职能科室、各参建单位和全体职工支持配合。该局制定了相关措施,规范各类档案的移交归档,现在全局上下已基本形成“会议资料及时归档、工程资料双轨归档、其他资料定期归档”的习惯性工作行为。

3.队伍建设是档案工作持续发展的基础。由于基层单位没有专职的档案人员,兼职人员变动比较频繁,为确保档案工作健康有序开展,该局每年都通过集中授课,网络传播、现场培训等多种方式,把理论基础与实际工作有机结合,使新老档案员及时掌握了新的知识,不断提高业务技能水平。

4.沟通协调是档案工作创新发展的保证。该局档案员积极加强与省公司档案科和市档案局的联系沟通,请求业务上的指导,省、市档案科业务人员精心指导,耐心帮助,确保了该局档案立卷归档的质量,档案业务与时俱进,提高了档案现代化管理水平。

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