夯实基础、规范管理:推进学院档案工作

【摘 要】高职院校只有采取做精做强、彰显特色的工作思路，注重基础设施建设，坚持用制度规范管理，树立责任意识、服务意识，提升档案管理水平，才能有效的促进学院档案工作的持续发展。

【关键词】高职；档案；基础规范

甘肃交通职业技术学院综合档案室始建于1999年9月，隶属于学院办公室，与我省其他高校相比档案机构设置规模小，人员配置少。近年来我院采取做精做强、彰显特色的工作思路，注重基础设施建设，坚持用制度规范管理，树立责任意识、服务意识，提升了档案管理水平，促进了学院档案工作的持续发展。

1 领导高度重视，体制机制健全

我院领导历来重视档案工作，分管领导均为行政一把手，经常听取档案工作汇报并及时有效地解决学院档案工作中出现的问题。学院档案室本着对高职教育事业高度负责的态度，切实提高责任意识，结合职业院校实际情况执行档案工作统一管理，分级负责的制度。学院建立了由行政一把手主管，办公室主任指导，专职档案员实施，各部门负责人配合协调的管理体系。采取档案收集工作责任制，具体讲就是党群、行政档案的收集由党办、院办主任负责协调提供；教学档案的收集由教务处长负责协调提供；科研档案的收集由科技处长负责协调提供；财会档案的收集由财务处长负责协调提供；基建档案的收集由基建处长负责协调提供；声像档案的收集由宣传统战处长负责协调提供；仪器设备档案的收集由实训科长负责协调提供。各系、各部门都确定了档案工作分管领导和兼职档案管理员。档案专职人员积极向各处室领导开展档案宣传工作，促使他们对档案工作的更加重视。同时，认真履行指导职责，经常深入到学院各部门进行业务监督指导，做到了档案工作年初有布置，平时有督促，年终有总结，从组织机构及责任制上保证了档案管理工作的顺利开展。

2 强化基础设施建设，优化内部环境

学院领导的重视是做好档案工作的关键。多年来历任院长十分重视学院档案工作，积极支持学院档案事业的发展，他们经常亲临档案室检查调研，从人员培训、经费投入、设备装具购置、工作场所、信息化建设、订购档案期刊等方面给予了强有力的支持。档案室建设初期条件比较简陋，只有约60平方米的两间房子，仅有8组密集架和几个木橱。而现在档案室使用面积已达到150余平方米，并实现了档案库房、办公室、阅档室三室分开。2009年学院在经费相当紧张的情况下，拨出专项经费购置了档案管理系统――南大之星档案软件及服务器，即时增加了高配制电脑一台，五节柜七套、刻录机等专用设备，库房安装防盗报警系统、防爆灯、温湿度计等；2013年又拨出专项经费，配置了防磁柜、扫描仪、会计档案隔层板等专用设备；在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出一间办公房为下一步建档案二库做准备，使我院档案管理工作在硬件上有了保障。另一方面学院对档案室进行了全面维修粉刷，更换新的办公家具及防紫外线窗帘等，使档案室面貌焕然一新，办公阅档条件得到了极大的改善。学院还注重档案室文化建设，在室内外引人注目、视野开阔的公共空间悬挂馆藏历史照片和学院教师书法摄影绘画作品，处处彰显浓郁的教育文化氛围，将厚重的历史沧桑感和蓬勃向上的校园人文精神高度融合。

3 坚持规范管理，做精做强彰显特色

我院档案室认真学习贯彻、实施《档案法》、《档案法实施办法》、《甘肃省档案条例》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号）等档案工作的法律、法规，始终坚持档案工作的制度化、规范化、标准化。根据学院实际情况，先后起草了《档案人员岗位责任制》、《档案保管安全制度》、《档案接收制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》等制度，逐步形成了一整套适于高职院校的档案管理人员岗位责任制度和档案管理规章制度。

我院领导对档案工作十分重视且发展思路清晰，院长曾经讲过：我们的档案工作就是要办的小而全、小而精、小而强，办出高职院校特色，办出示范引领省内其他高职院校的水准！

4 加强业务建设，提升管理水平

为了进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我院专职档案管理人员多次举办各部门兼职档案员培训班，在提高兼职档案管理人员的业务素质的同时，积极开展档案宣传工作，让全体教职工了解档案工作，支持档案工作。档案室专职人员积极参加省档案局举办的档案业务培训、省高校档案工作协作组会议和交流活动，取得了省档案局、省人社厅颁发的全省档案干部上岗证书。学院各部门兼职档案员积极主动配合档案管理人员及时移交档案，归档文件载体和书写材料规范，近年来档案归档率达到100%。

学院各类档案均按国家档案局、省档案局、教育部或交通部行业标准规定执行，各种文件材料分类科学。根据《甘肃省高等院校档案馆（室）归档文件材料分类方案、归档范围及保管期限表》，我院全部文件纳入档案综合管理体系系统整理，每年6月、11月底前将文书、教学等档案整理完毕，各种档案整理规范，符合国家标准。全部划分标注了准确的保管期限，建立了齐全规范的纸质案卷级目录、文件级目录，并全部录入数据库。

5 注重信息化发展，便捷查阅利用

档案室已将档案信息化建设与学校办公自动化同步规划实施。档案室2009年配备了南大之星档案管理网络版软件，并与学校局域网连通，已开展网上档案查阅工作。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的重要组成部分，2009―2014年，学院档案室室藏各类档案全部建立了案卷级和文件级目录数据库，并已全部脱机备份（移动硬盘和光盘）保存。根据档案利用情况积极推进学院档案全文数据库建设，2009―2015年重点将利用率较高的文书档案、学籍、照片（其中历年照片档案全部扫描完毕）档案等建立了档案全文数据库。

目前，我院档案室采用电子文件和纸质文件归档管理并存的方式。我们十分重视加强电子文件归档与管理，为未来数字档案馆的建设奠定了基础。学院制订了《综合档案室信息化管理制度（试行）》和《电子档案管理暂行规定》，档案室负责及时指导文件形成部门加强对所产生的电子文件进行收集、鉴定、著录、归档等工作，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效地得到收集并实现向档案室移交，学院档案室已成为数据流转的接点和归宿地。

6 开发档案资源，强化服务功能

长期以来，档案室不仅为学院各部门提供档案服务等日常工作，还积极为学院校史展览室、文化墙、宣传栏等提供大量资料。特别是近年来为学院接受上级各类评估检查活动提供翔实的基础资料和佐证材料受到领导及相关部门的好评。学院档案室依托室藏编写了《甘肃交通职业技术学院组织机构沿革》、《甘肃交通职业技术学院历任正副校领导简介》、《甘肃交通职业技术学院全宗介绍》、《甘肃交通职业技术学院招生毕业生学籍管理档案排序表》等编研材料。档案人员不仅为院领导提供决策参考的资料，而且主动为学院各职能部门服务，做到有求必应，有问必答，注重实效。目前学院档案室已成为全院师生信得过，相关工作离不开的部门。

我们通过上述6个方面的努力使得学院档案工作在同类高职院校中脱颖而出，有了持续改进发展。我们由衷希望这些档案管理工作经验能与更多的兄弟院校分享，进而为推进全省高职院校档案工作持续发展贡献绵薄之力。

【参考文献】

[1]同德县人民检察院.强基础抓重点促发展推进基层检察院规范化建设再上新台阶[J].青海检察，2012（4）.

[2]刘俊杰.天津市宝坻区司法局.规范管理强基础 转变作风抓落实 司法局“四抓四促”提升效能推动发展[J].环渤海经济t望，2015（1）.