如何突出机关文件材料归档范围的特色

国家档案局8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，要求各机关编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表；有垂直领导关系的中央、国家机关编制本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表。并规定编制的表要经同级档案行政管理部门审查同意后执行。编制和审批机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的重要标准，是看所编制的表是否体现了本机关应归档文件材料的特色。那么，如何突出本机关文件材料归档范围的特色呢？我们认为应做到如下几点：

一、突出本机关主要职能活动的特色

不同机关之间的职能不一样，同一机关不同部门的职能也不相同。为了反映这些职能，归档范围就应突出如下内容的文件材料：

（一）突出专业文件材料的特色

本机关专业文件材料是体现本机关主要职能活动的重要文件材料。要对专业文件材料归档，就必须了解专业档案的特性。专业档案至少有三个特性：一是独立的相对性。某些档案各机关都可以作为专业档案，如会计档案、干部人事档案。但多数专业档案，只有在具有该项职能的机关，才能被称为专业档案。如统计档案，在各机关都有，但只有具有统计职能的统计局等机关才能将其称作专业档案，其他机关一般作为文书档案保存。二是形成的渐进性。有些档案开始数量少，不足以作为一种专业档案，但随着工作的深入，可以发展为一种专业档案。如过去没有廉政档案，现在则作为纪检监察机关或其他机关的纪检监察部门的一种专业档案。三是发展的阶段性。有些专业档案随着时代的变化，已成为历史。如乡镇基层机关的农村税费改革档案，目前不再产生。

各机关要根据以上特性，规定本机关专业文件材料的归档范围。一般来说，多数机关应有干部人事、会计、房改、干部廉政、文明创建、书稿等专业文件材料。其他专业档案主要存在于具有某些专业职能的机关，如：民政机关的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料；工商行政管理机关的企业登记、商标文件材料；税务机关的税收征管、案件稽查文件材料；统计机关的统计和普查文件材料；发改机关或物价机关的物价审批文件材料；储备机关的物资储备文件材料；教育机关的学籍文件材料；科技机关的成果材料；卫生机关的医院管理文件材料；人口和计生机关的计生文件材料；食品药品监管机关的药品监管文件材料；体育机关的体育明星文件材料；旅游机关的旅行社登记文件材料；侨联机关的侨胞登记文件材料；海关机关的进出口登记、审批、检测文件材料；纪检监察机关的纪检监察案件、领导干部廉政文件材料；审计机关的审计文件材料；人事机关的专家、表彰、职称等文件材料；建设机关的规划文件材料；国土机关的地籍、矿产、资源文件材料；机关的文件材料；党史研究机关的党史编研文件材料；地方志机关的方志编撰文件材料；财政机关的会计材料；劳动保障机关的劳动保险文件材料；移民机关的移民文件材料；科协机关的协会登记文件材料；政法机关的综合治理文件材料；公安机关的户籍、身份证、指纹、耳目、出境、刑侦等文件材料；法院的诉讼、执行、法医等文件材料；检察院的诉讼、侦察、鉴定文件材料；司法机关的公证文件材料；监狱与劳教部门的罪犯、劳教对象文件材料；宣传部门的文明创建文件材料；新闻出版机关的期刊、印刷、内部出版、案件等文件材料；文联和作协机关的成员登记、重要成果文件材料；社科联机关的社科社团登记、重要成果文件材料；社科院机关的重要成果文件材料；机关事务管理机关的房产管理文件材料；知识产权部门的专利文件材料；技术监督机关的标准、质监文件材料；测绘机关的测绘成果文件材料；银监、保监、证监机关的开业审批、案件文件材料；烟草专卖机关的营销户登记、案件查处文件材料；政府采购机关的政府采购文件材料；机关刊物编辑部门的书稿材料；机关人事部门的职称评聘的文件材料；党校和社会主义学院的教学、学籍文件材料；商业银行的授信、贷款文件材料；保险公司的承保、理赔文件材料；证券公司的客户、案件等专业文件材料。

（二）突出本机关行政执法工作的特色

本机关行政执法工作是体现本机关重要职能和主要历史面貌的重要工作，其工作中形成的文件材料主要有如下三种：

1、制定法律、法规和规范性文件过程中形成的文件材料。一是由全国人大及其常务委员会制定的法律，包括本专业的法律及其他法律（如刑法）中有关本专业的法律条文的文件材料。二是由国务院制定或由国家专业行政管理部门组织起草经国务院批准的行政法规的文件材料。三是由省级人大及其常委会以及省、自治区、所在的市和国务院批准较大的市人大及其常委会根据本行政区域的具体情况和实际需要制定的地方性法规文件材料。四是由国家行政管理部门制定或国家行政管理部门与其他专业主管机关联合制定的中央专业行政规章文件材料。五是由省、自治区、直辖市和国务院批准的较大城市人民政府制定的地方专业行政规章文件材料。六是本机关依法制定的规范性文件，如专业工作规定、业务工作规范等。

2、行政执法过程中形成的文件材料。主要指以下执法形式形成的文件材料：一是行政规划过程中形成的文件材料，即行政机关在实施公共事务及其他活动之前，制定出具体行政目标的规划及其实施计划的工作中形成的文件材料，如某项事业全国或某省、市的“十一五”规划，全省或全市某项工作年度计划等。二是行政执法检查工作中形成的文件材料，即行政机关依法对所管辖范围内的行政相对人是否遵守法律法规规定所进行的查证、考核工作中形成的文件材料。主要指勘测现场、提取证据、采取措施等工作中形成的文件材料，如检查通知、检查记录、违法取证、调研笔录、整改通知等。三是行政指导工作中形成的文件材料，即为了引导行政相对人自愿采取一定的作为或不作为，行政机关依法做出的以实现行政管理为目的的行为过程中形成的文件材料。如指导方案、业务制度、培训宣传、操作指南等。四是行政裁决工作中形成的文件材料。如公安机关、食品药品监管机关、环保机关、卫生机关、质量技术监管机关做出的赔偿纠纷裁决过程中形成的文件材料；国土、林业、矿产等管理机关作出的土地所有权或使用权纠纷，林地或林木所有权或使用权纠纷，采矿权纠纷等工作过程中形成的文件材料；工商行政管理机关、新闻出版机关、知识产权机关、国土管理机关做出的停止商标侵权行为、停止著作权侵权行为等纠纷裁决过程中形成的文件材料。五是行政制裁过程中形成的文件材料。主要包括行政处罚过程中的文件材料，如立案、调查取证、听取申辩、处理决定、制作并送达行政处罚决定书、执行、结案等工作中形成的文件材料。另外包括行政处分中的调查取证、听取申辩、处理决定等文件材料。六是行政复议过程中形成的文件材料。如行政复议的申请、受理、审理、决定、执行等工作过程中形成的文件材料。七是行政诉讼工作中形成的文件材料，主要指：行政诉讼中的证据、、受理、一审、二审、审判监督、判决、裁定、决定、执行工作中形成的文件材料。其中部分应为专业文件材料。

3、执法监督检查过程中形成的文件材料。主要指各级人大机关对政府及其工作部门的执法监督、检查工作中形成的文件材料；各级政协机关对政府及其工作部门的检查工作中形成的文件材料。

（三）突出本机关行政审批工作的特色

《国务院对确需保留的行政审批项目设定行政许可的决定》规定予以保留并设定行政许可的共500项。对于各相关机关来讲，本机关行政审批工作是体现本机关主要职能的重要工作，其归档文件材料主要指以下几种：

一是工商管理机关办理商标、知识产权机关办理专利许可等工作中形成的排他性许可文件材料；工商行政管理机关、公安机关、烟草专卖等机关办理的营业证等非排他性许可工作中形成的文件材料。二是公安交管机关办理的驾驶证、公安机关办理的出入境证、环保机关办理的排污证等权利许可工作中形成的文件材料；国土资源机关办理建设用地证等附义务行政许可工作中形成的文件材料。三是质量技术监督管理机关、食品药品监管机关办理的产品生产许可证等无期限许可工作中形成的文件材料；知识产权机关办理的发明专利证等有期限性许可工作中形成的文件材料。四是生产、经营、林业主管机关办理生产、经营许可证、森林采伐许可证等行为许可工作中形成的文件材料；财政机关、司法机关颁发会计证、律师证等资格许可工作中形成的文件材料。

二、突出本机关基本历史面貌的特色

本机关基本历史面貌主要通过本机关举办的重大活动、重要会议，制发的重要文件来体现。

（一）本机关举办重大活动、重要事件中形成的文件材料。主要指本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会及其他重大活动形成的文件材料。如：省级科技机关举办的国际性科技会议文件材料；各级外经贸机关举办的国际性贸易会议文件材料；县、省级体育机关分别举办的全省、全国运动会文件材料；卫生部门形成的防疫文件材料；畜牧机关形成的禽流感文件材料等。本机关机构设置、机构撤并、名称更改、人事任免、先进单位、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料。

（二）本机关召开的重要会议文件材料。主要指本级党代会、人代会、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组（党委）会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。

（三）本机关单独制发、与有关机关联合制发的本机关为主办机关的重要文件。主要指本机关形成的年度以上工作总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计表等文件材料。

三、突出本机关经济利益的特色

（一）本机关产权关系。如：建筑物所有权（如房产证）、电梯所有权、办公用品所有权、电器所有权、档案资料所有权、使用权如房屋使用权、土地使用权（如土地使用权证）、车辆车场使用权、道路使用权、大厦冠名权等文件材料。

（二）本机关债权债务关系。一是与本机关有关的债权债务关系的文件材料，如借款、贷款、欠款、土地与房屋、车辆等置换的文件材料。二是本机关代表政府职能活动中形成文件材料，如：国土资源管理部门与土地使用者签订的国有土地出让合同，国资委或其他主管部门与承包者签订的全民所有制工业企业承包合同，粮食收购机关与农民签订的粮食订购合同，政府采购机关与供货单位签订的国家订货合同，交通机关、建设机关、通信管理机关与设计、施工、监理单位签订的修建国道、飞机场、大型供气、供水、供电、通讯设施等公共工程的承包合同，科技机关与科研单位签订的科研合同等。尤其是未了的债权债务关系文件材料要列为重要归档范围。

（三）下属有经济利益单位的经济关系。主要是下属有经济利益的单位的产权关系，包括股份关系、分配关系等文件材料。

四、突出个人利益的特色

一方面，是本机关个人利益的文件材料。如个人述职报告、审计结论，职工名册，干部职工被授予劳动模范、先进工作者等文件材料，职工录用、转正、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料；职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。另一方面，是外单位的个人利益的文件材料。一是行政确认工作中形成的文件材料，如：国土资源机关颁发的土地使用证、宅基地使用证，房产管理机关颁发的房屋产权证等行政确定工作中形成的文件材料；工商管理机关对企业性质的认定、质量技术监管机关对企业产品质量认定等认定工作中形成的文件材料；教育机关对公民学历和学位的证明，进出口商品检验检疫机关对货物原产地的证明等证明性文件材料；工商、公安、民政等机关依法进行企业、户口、社团、婚姻等登记性文件材料；工商机关对经济合同的鉴定、认证文件材料；技术监督机关对产品质量的鉴定文件材料等。二是行政征收工作形成的文件材料。如：税务机关征收的流转税、资源税、收益税、财产税和行为税等工作中形成的文件材料；相关行政机关收取的建设基金（如重点交通、能源项目的建设基金等）、国有资源和国有资产的使用费（如矿产资源费、土地使用费、水资源费、公路养路费、车辆通行费等）、各种行政管理费（如工商管理费、城市建设管理费等）、环保费（如排污费等）工作中形成的文件材料。三是行政奖励和行政给付工作中形成的文件材料。如：党委、政府、组织、人事、公检法机关、给予受奖者通报表扬、记功、发给资金或奖品、晋级、晋职、通令嘉奖、授予荣誉称号等精神、物质、职务等方面的奖励的文件材料；民政等政府有关机关开展安置、抚恤、优待、补助、救灾扶贫等行政给予工作中形成文件材料。

总之，机关文件材料归档范围突出上述特色后，就能达到“使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”的目的。

（作者单位：湖北省档案局 430071）