酒店财务管理中的核心与流程透析

【关键词】酒店内部控制财务管理

【摘要】作为一个服务性行业，酒店业和生产型企业不同，提供的产品主要是不确定性较强的服务，本文从内部控制的基本概念谈起，论述了酒店内部控制的核心，并对其客房收入，餐饮收入和采购等方面的具体内容做了详细的讨论。酒店行业是对外开放较早的行业之一，随着市场经济的发展，酒店业已经成为社会主义市场经济较为活跃的一个主体。

一、酒店内部控制的概念

内部控制的定义，不同时期的定义有所不同，不同机构给出的定义也不尽相同，在这里，笔者采用COSO委员会在1992年的《内部控制-整体框架》当中的内部控制定义：内部控制是一个由董事长、管理层和其他员工所实施的过程，旨在为一系列目标提供合理保证：营运的效率和效果、财务报告的可靠性、相关法规的遵行性。内部控制包括五个要素：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督。

对于酒店内部控制而言，由于其业务内容相对于一般的生产企业而言有其特殊性，其产品不是实体性的，而是直接面向客户的多样化的、灵活性强的服务，在内容上较实体性生产行业而言有着较大的不确定性，内部控制措施则需针对这种特殊性而提供财务管理上的制度性保证。

二、酒店内部控制的核心

酒店内部控制的内容涵盖多个方面，从部门组织机构的设置，到人事安排以及常见的会计内部控制等等，但核心内容主要还是有以下几个方面。

1、权力的审批

权利的审批即授权，授权是作为一种事前控制来保证内部控制的完善的，对于酒店而言，由于提供的主要是餐饮住宿等服务性产品，授权控制尤其重要。

授权一般可以分为一般授权和特殊授权。对于酒店来说，一般授权是为了实现酒店业务效率的提高而将一些基础性的操作权限加以定位，通常表现为以预算、计划、规章、制度等形式将一般酒店服务人员的职权范围作相对较为明确的界定，如酒店点餐服务人员根据价格给客人提供餐饮服务。一般授权一般不经常修改。特殊授权区别于一般性授权的一个根本特征就是面向的控制内容是需要灵活处理，或者是需要上级主管商议决定的，如客人入住客房后对于客房质量不满要求降价或退房的权利，便是一个需要临时授权性质的特殊授权。这一类授权在酒店管理当中存在较少。

2、不相容职责的分离

不相容职务的分离是内部控制体系发展的重要起点之一，其主要目的就是为了预防由于职权集中而产生的职务舞弊。对于酒店来说，其不相容职务主要有以下几个方面。

（1）权利的审批与执行。简单的来说就是指具备批准某项业务职权的人不能够同时负责执行此项业务。如具备审批业务人员培训费用的职务不能同时负责费用的支取，具备审批客房价格浮动区间临时性权利的职务不能负责直接收费。

（2）业务的执行与审核。这就是指自己做的事务不能由自己负责审核。如负责管理客房用品仓库的不能负责盘点，负责餐具洗刷消毒的不能负责餐具卫生的抽点。

（3）业务的执行与记录。这主要表现在一些财产的记录上。如采购原材料的职务不能同时负责入库记录，餐饮销售人员不能负责销售业务的记录。

（4）会计人员的职务分离。这与一般企业的内部控制要求一致，如会计职务与出纳职务分离，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作等。

3、资产的保全

企业实施财务管理的主要目的就是为了实现资产的保值和增值，对于内部控制来说则主要是为了保证相关资产的完整，主要包括以下几个方面的内容。

（1）限制接近资产以及记录资产使用状况和业务的相关账簿资料。如：现金除单位负责人、财务负责人以及出纳之外，其他人员不得不经批准接近，一般情况只能由出纳负责现金的存取；客房用品以及餐饮原料、办公用品仓储部门出了保管人员之外，其他人员除领用、审核之外不得随意进出；记录资产使用状况和业务的相关账簿除会计人员，主管人员以及审核人员之外其他人不得随意翻看借用。

（2）盘点。为了保证相关资产的完整性，定期或者非定期的盘点是必要的，盘点工作在酒店管理上要注意主要就是职务的分离，以及避免盘点人员与资产管理人员的串通舞弊。

另外，对于客房住宿部门及资产仓库等关键部门，做好相关的防火防盗措施，一方面是为了保证财产的安全，另一方面也是对客户人身财产安全负责的表现。

4、审核与监督

一个完整的内部控制体系，必须有相关的审核与监督部门负责对酒店各项业务的协调与沟通，能够对整个业务流程以及相关的内部控制制度和实际措施进行审查，并对其不足之处提出建议，对由于不足产生的影响实施补救措施以及相关的奖惩。这一部门一般表现为内部审计部门，但不局限于单独的内部审计部门，具体的相关业务部门也可以针对本部门的业务在部门内部安排专人进行审查。

三、酒店内部控制的基本流程

1、客房收入的内部控制流程

客房一般是作为酒店业务收入的支撑或保证而存在的，从服务上来讲，没有客房只能称之为酒楼。虽然餐饮收入也是酒店收入的一大部分，但由于浮动性高，客房控制的基础性地位仍然非常明显。

（1）登记。户入住酒店首先要做的就是对其进行登记，及时、准确的登记主要是基于两点考虑：一方面确认客人的身份，保证入住环境的安全，同时作为公安部门的备查资料，也为追回离店欠款或损失做基本的记录；另一方面则是为了方便将客人在入住期间的各种消费准确的归集到一起，以便核对和客人付款。

（2）预收保证金。在客人入住时预收部分保证金，主要是为了减少欠款的发生以及其他损失的及时赔偿，当前预收保证金的做法比较普遍，一般是预收房租及其他费用的综合保证金，在发生各种消费时在所收费用中扣款，在预收金额消费完时通知客户再交款，或者记账在客户离开时再让其补款。

（3）消费记账。就是指客户在酒店的消费要及时归集到其对应的账户中，以便客户离店结账。在这一环节当中首先要做的是开设账户，对于个人入住只需对客户开设各自的账户即可，一般是以房号为归集点，或者作为归集账号即可；而对于团体客户，则需要区分公私，如果是公务团体，可以开设一个集体账号，但如果是私人团体，如旅游团，由于有些费用是团体负责，但有些费用由个人负担的（如洗衣费），则需在开设了一个团体账户之后再对不同的客户开设对应的私人账户来归集由私人负担的费用。在开设了账户之后要做的工作就是将客户在酒店的各种消费及时的入账，并在电子入账规则之外建立手工入账规则，以备特殊情况使用；另外需要注意的是记账人员要和收银人员职责分离。

（4）结账。在这一环节，其流程可以表示如下：确认是否离店——否（即一般性结算）——是（进入实质性离店结算）——确认客人身份及账号——打印账单——客户确认——付款离店。

2、餐饮收入的内部控制流程

餐饮收入占酒店总体收入的比例也相当大，一方面由于其面向的客户群体形形，另一方面提供的服务也比客房服务的种类要多，综合导致其控制更加复杂。

（1）以餐品为主线：客户根据菜单点餐——服务员记录餐品项目，填制一式三份的菜单——出纳员在菜单上加盖印章，自留一份用于最终账单的归集——服务员将加盖了印章的菜单自留一份作为备用凭证——服务员将另外一份菜单送至厨房——厨房根据菜单制作餐品，制作完毕后通知服务员——服务员将餐品送至客户用餐处——当日结算时厨房将菜单按编号整理送交主管——主管将菜单汇总记录，交送财务部记账。

（2）以菜单为主线：根据服务员送来的客人菜单，将消费金额录入计算机——客户补点餐品则根据补点菜单将消费金额补录到计算机——客人结账，将已结账账户做结账处理——当日结算时出纳员根据计算机记录的当日用餐状况编制当日收入报表送交财务部门。

（3）以货币为主线：客户结账时，为防止出纳直接与客户接触，由服务员将账单交至客户，客户将结算款交给服务员——服务员将结算款送至出纳处，出纳找零——服务员将找零送给客户（如采用其他支付方式则按照相关规定执行）——出纳员将当日所有结算款放置保险箱——总出纳与监点人打开保险箱将当日结算款送交开户银行——根据银行回单编制报告送至财务部。

3、采购业务内部控制流程

（1）请购。由财务部、餐饮部、客房部、仓储部门、采购部门根据历史消耗数据以及时令性消费导向制定采购计划，并根据实际状况及时调整，在实际执行时主要由物资消耗部门与仓储部门商议提出确切的采购单。

（2）报批。将采购单送至授权评审部，授权评审部在与仓储部门结合了解后确定采购数量，最终批准采购得标的物的种类和数量。

（3）订货。采购部门根据批准的采购单联系供货商，签订订货合同，订货单交送总经理批准，批准后将合同送交财务部门一份以作付款安排，送至仓储部门一份安排存储空间，送至物资需求部门一份以做工作安排，自留一份作为备查资料。如有难以采购物品需与物资需求部门商议决定替代采购物。

（4）付款。财务部门将入库单订货合同核对，安排付款或货款核销。

（5）验收。仓储部门根据订货合同验收货物，随时附监督员一名，并编写入库记单，自留一份以作备查，送交财务部门一份。很多时候，内部控制措施并不是越完善越好，需要考虑的一个重要因素是成本效益原则，应该对内部控制所能带来的效益以及制定和执行内部控制措施所消耗的成本做一个综合的权衡来确定最终的内控制度。另外，内部控制主要是针对于日常常见的业务做出的规定，对于较少发生的特殊情况则缺乏约束力，需要通知制订特殊规则或临场应急处理措施来解决。了解了这些，管理人员才能从本质上把握内部控制，才能够做好管理人。酒店内部控制的内容绝不仅本文所述，本文仅是从几个侧面对酒店内部控制做了一个侧面的论述，并未涉及盘点、内部审核等方面。而且，酒店管理人员应该了解的是内部控制有其固有的局限性，哪怕是最完善的内部控制体系，也有可能由于多个人员的串通而失效，或者由于执行人员的主观或非主观原因导致对指令的误解而失效，也有可能由于环境的变化而导致失效。

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