浅议酒店财务内部控制

酒店是一个集食、住、娱、购于一体的综合企业,具有业务种类繁杂、工作强度高、上班时间长、客流量大、有价票据面广、财产物资分散、业务随季节变化显著等特点,为了保证会计信息的正确、可靠、提高酒店的管理效率和经营效益,增强酒店竞争能力,强化财务内部控制工作显得尤为重要。

一、酒店财务内部控制的特点

酒店行业在企业内部控制的基础上具有其行业特殊性,从管理控制的角度出发,酒店内部控制的既不是简单的内部会计牵制,也不是整个管理过程,而是酒店内部形成的一种揭露错弊、堵塞漏洞、保护财产以及对整个经营过程进行检查、调整、制约的自动机制。

二、酒店行业财务内部控制领域

酒店行业财务内部控制主要经营收入、采购费用、财产使用、管理费用、结算方式、职工素质等多个环节。

1.酒店经营收入的内部控制

酒店财务内部控制的重点是为了保证企业的任何收入都能及时足额入账,其主要内容有客房收入的内部控制、餐饮收入的内部控制等。

(1)客房收入内部控制

①及时准确核算出当日应确认的收入,及时掌握价格信息,客房管理部门根据季节、市场行情而调整的最新房价。

②对重点客户(VIP客户、协议客户等)的账务处理,应审核相关审批文件或合同协议,检查手续的完备性,严格把关各种费用的收取及减免情况。

③审核并监督前台系统客房收入日报表及原始凭证,与酒店管理系统中的相应信息进行逐笔审核,以便更准确地核对客房收入是否合规或合法。

④冲账审批制度是否完善,相关责任人是否明确职责。稽核人员应仔细核对每一笔冲账是否符合规定并履行管理手续,防止任何舞弊行为的发生。

⑤预收定金的内部控制主要体现在收取及结帐退回时的财务操作流程的合理性设计,预收及结账退回手续是否完备。

(2)餐饮收入内部控制

①重要单据传递过程要周密规范。餐厅开出的订单应满足收银立账单、厨房出菜、划单、打荷、服务员留存等五种基本功能,在单据传递程序上应做到职能牵制。要求将开立结账单联和出菜联按日进行核对,做到单单相符,防止单据传递过程中人为性的销毁行为发生。

②餐厅结帐单领用流程要严谨规范,有效做到对重要单据的控制。结账单作为餐厅收银重要的原始凭证在领用时应做好单据编号和领用登记。账单结算金额应与订单一致, 单价应与酒店的规定一致,折扣与相应规定及权限一致,杜绝各种失误及内部舞弊行为。作废单(包括厨房、传菜联、财务联)应及时收回并进行作废处理。

③认真审核各种付款方式,合计金额应与结账平衡日报表相符。宾客挂账应具有效签字,现金或信用卡结账发票金额应与实际消费金额一致,以确保当日收入的完整性及真实性。

④定期盘点吧台及库房的商品,每月月底对吧台及库房进行盘点,根据购销存的平衡关系编制盘点表,做到账实、账账相符,保证酒店的财产安全。

2.采购成本费用支出的内部控制

(1)明确采购责任,严格请购、审批、合同订立、采购、验收和付款等各环节。建立以请购单、采购合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统,所有采购过程应做到单据完整,便于查询,明确职责权限。

(2)重视合同的签订,健全采购合同管理制度。对于经常性及大宗的采购行为,在对产品供应商的信誉、供货能力等资格进行审查后,必须与其订立采购合同或协议,约定双方的权利和义务。订立严格、正规的采购合同有利于增强供应商的法律责任,保证采购物资的质量,规范其供货行为,降低酒店的法律风险。

(3)合理设置采购与付款业务的部门和岗位,明确职责权限。建立健全采购与付款控制程序, 堵塞采购环节的漏洞,减少采购风险。结算付款必须以凭证齐全无误作为前提,除向个人购买货物以及不足转账起点金额的可以支付现金外,货款必须通过银行办理转账,不得以任何借口违反结算纪律支付现金或现金支票。加强应付账款入账的审批和核算程序,对发票已到款项未付的业务事项应及时挂账,并由专门人员定期与供应商核对账目。

(4)完善酒店询价和集体定价程序。充分了解市场价格信息和变动趋势,分析和评价现有供应商的价格水平;食品、客耗品以及维修等物资采购定价都应建立采购、使用以及财务部门参与的比质比价体系,综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等各方面因素并通过集体研究形成书面文件,保证定价制度的透明、公开、公平;并可通过一定的激励机制促使采购人员积极寻找货源,不断降低采购价格。

3.各项费用的内部控制

(1)严格执行预算管理制度,重视预算在酒店内部控制中的作用。预算管理是涉及酒店各部门、各层次责权利关系的制度安排,其顺利执行需要酒店上下统一认识,密切配合。建立差旅费、办公费、部门费用及物料用品领用等内部管理开支标准及审批制度,各级主管按照相应的审批权限层层把关,人人负责。

(2)费用实行部门核算,并与部门绩效挂钩。根据酒店不同规模和具体情况确定费用的既定办法,酒店设有物料用品库,各部门需要履行领用手续并计入部门费用;对一些随着营业收入的升降而明显增减的可变费用项目,可用费用定率的办法进行控制,促使部门管理者节约开支。

4.职工素质控制。企业内控制度落实好坏与否,取决于执行者,职工素质控制是执行企业内部控制制度的保证,单位在招聘、使用、培养、奖惩等方面对职工素质要进行控制。招聘是重要环节,单位的人事部门和用人部门应共同对应聘人员的素质、水平、能力等有关情况进行全面的测试、调查,以确保受聘人员能够适应工作的要求。同时应注重人力资源的合理配置,打破平均主义的分配制度,推行优胜劣汰的用人机制,做到事事有人管,人人有专职,办事有标准,工作有检查,以此定奖罚,充分调动劳动者的积极性,使企业充满生机和活力。

“好的制度会使坏人变好,坏的制度会使好人变坏”。尤其在竞争激烈的市场经济条件下,加强和完善酒店的内部控制制度,正是为了自身永续经营,在竞争中稳健发展,使之立于不败之地。