企业财务报销信息化平台搭建探析

摘要：本文阐述了财务报销信息化的概念及其对企业发展的积极意义，归纳了信息化平台给企业员工报销人、审批领导及财务人员的带来的巨大好处：节省人力、提高效率、利于管控、便于分析，由此引出财务报销信息化平台已经是企业进行高效运营的必须的管理工具。随后本文描述了信息化平台搭建的过程，包括制度梳理、需求分析、平台搭建、上线测试、员工培训、优化更新六个步骤，详细解析了每个步骤的工作内容、注意事项，并对实际的操作提出了个人的合理的建议，强调了在企业财务信息化实施过程中少不了企业领导的支持与协助，他们的重视是推行企业财务信息化所必须的保障。虽然财务报销信息化有诸多优点，但也有其缺陷，文末总结了财务报销信息化平台在提供信息完整性和审批风险两个方面的局限性及改进建议，表明了财务报销信息化虽有些缺点但其仍可以其绝对的优势促进企业健康、可持续地发展的显明观点。

关键词：财务报销 信息化 电子流程审批

随着计算机科学技术的飞速发展，信息化已广泛应用于社会各行各业的各个领域。会计工作也慢慢脱离了手工记账，会计电算化已普及至各企业内部，浪潮、金蝶、用友、SAP、Oracle已经是大家耳熟能详的会计电算化应用程序。而随着终端会计数据的电算化，前端财务报销审批流程的信息化也正慢慢兴起。本文即针对前端审批流程，对企业财务报销信息化平台的搭建进行粗浅的研究，希望能对后来者能有所帮助。

一、财务报销信息化的概念

财务报销信息化是指运用电子互联网和计算机技术，将财务报销和信息技术相结合，由传统的手工签字审批变为电子流程审批的一种全新的会计管理模式。财务报销信息化集合了手工审批和信息化的优点，能够更好地实现会计信息的整合，有效地提高工作效率，在保证会计信息的准确性、真实性、统一性和完整性的基础上，能够帮助管理层更好地进行经营管理决策，以推进企业健康、可持续地发展。

二、财务报销信息化的意义

将财务报销由手工签字审批变革为电子流程审批，一般表现为电子审批流程节点的流转，而原始票据不再流转，这样首先受益的是报销人。手工签字审批时报销人需拿着发票或是审批单逐个找相关领导签字，而由于大多领导都很忙，不是随时都能找到，所以一项费用的报销可能需要拖很长时间才能被领导审批完毕。而电子流程审批就极大地减少了报销人的体力劳动，不用跑来跑去找领导了，而且电子流程审批只要有互联网就可以，领导即使出差在外也可以审批，极大地缩短了审批时间，提高了费用审批的效率及财务信息的及时性。而且在审批的过程中报销人可以随时查看自己费用的审批情况，当时环节审批人是谁，有利于自己把握监控。报销人也可以查看自己报销的历史记录，要想知晓曾经的报销情况不用再去财务查账，自己就能在这个信息化平台上解决。

对审批领导来说，电子流程审批也为费用的审批提供了很大的便利。领导不会再被随时随地的手工签字而打扰，可以自由选择审批的工作时间。可以利用各种闲散的时间，也可以进行集中审批。而且现在除了联接互联网的计算机可以进行电子流程审批，甚至有些操作平台可以在手机上操作，方便领导随时随地审批流程。所有这些既节约了审批时间又提高了工作效率。

对财务部门来说电子流程审批更是意义重大。首先从预算监控方面来说，电子流程审批使预算监控开始的时点向前延伸了，这给预算控制提供了更大的空间。手工签字审批时只有当领导都审批完毕了财务人员才知晓此项费用的发生，而电子流程审批时，只要报销人发起了报销流程财务人员就能第一时间知晓。而且电子流程审批能够起到一个过程监控的作用，财务人员可以随时查看费用的审批情况，这样管控起来就会更游刃有余。其次财务分析方面来说，电子流程审批由于其具有统一定制的格式，一般平台都会有导出EXCLE表功能，这样就可以利于EXCLE表这一强大的数据统计分析工具进行财务分析了。而且可以将统计分析提前至入账之前，这也扩大了管控的空间、提高了管控力度。再次从内部管理需要方面来看，财务报账信息化平台可以依企业内部管理的需要设置很多个性化的东西，例如在差旅费报销单上加入出差期间、出差天数字段，在招待费报销单上加入费用明细字段，在会议费报销单上加入会议类型字段等等，这些个性化的设置都可以为企业内部管理控制提供很多有用的分析数据资料，将以前的手工台账转化为系统自动提取。最后从内部控制方面来看，由于电子审批流程是按照企业内部财务制度的要求而固化下来统一定制的，有高度的统一性。而且固化的流程操作减少了人工出错的可能性，也提高了准确性。

三、财务报销信息化平台搭建

财务报销信息化平台的搭建主要有以下几个步骤：

（一）制度梳理

在信息化平台搭建之前一定要梳理好企业的内部控制管理制度，此制度包括所有财务报销相关的制度，因为财务报销流程信息化平台的搭建就是一个将审批流程固化的过程，只有理清了企业的管理脉络才能更好地实施后继的程序。

（二）需求分析

结合企业自身的实际情况和财务管理模式，不仅要对费用性质进行归纳、汇总、分析，而且要对各项费用的审批流程进行整理，明确自己的需求，是以审批流的不同为主线还是以费用类别的不同为主线。以一个服务业企业为例，审批流可能有以下几种：生产部门直接审批的费用；生产部门审批归口部门统一管理的费用；重大事项需要公司领导审批的费用。费用类别可能会有差旅费、会议费、招待费、办公费、水电费、邮政通讯费、房租物业费、职工薪酬、车辆使用费等等。一个企业管理的越细致审批流的种类会越多，而企业业务越复杂费用类别也会越多，但通常一个企业的审批流的类别会远少于费用类别，这样如果选择了以审批流为主线就会导致前面的设置简单而后继的分解复杂；而如果选择了以费用类别为主线会导致前面的设置繁杂而后继分解简单。个人建议以费用类别为主线，因为由细到粗容易，而由粗到细就困难了。而且以费用类别为主线无论是员工填报时还是领导审批时都会一目了然，更直观，也更方便日后对财务数据的统计分析。

（三）平台搭建

针对已选定的费用类别主线，根据企业内部控制管理制度，将各项费用的审批流程固化下来，包括设置成本中心、配置审批角色、审批权限，设计审批流程节点，对于企业重点关注需要事前申请的事项，还有事后报销时对事前申请的关联匹配。此阶段的设计一方面要满足内部控制管理制度的要求，另一方面也要从报销人员的角度出发，搭建一个人性化，易学习、易掌握、方便、便捷的操作平台，以便报销人员迅速掌握各项费用的报销方法，这样会有效减少了财务人员在日常报销过程中解释和培训工作。

（四）上线测试

根据企业提出的设计要求，开发人员在完成相关设计后必须要进行上线前的测试。此过程非常重要，测试时要全面考虑手工审批时会遇上的各种问题，建议财务人员和报销人员同时参与进来，这样考虑问题会更全面、更充分。这个检查的过程需要对每一条流程、每一种情况都测试到，发现问题后在上线前就解决好，这样才能保证上线后该审批流程能够真正满足日常财务报销的需求，流转起来也畅通无阻。

（五）员工培训

对于一个全新事物的介入，在正式使用前都要有一个员工培训的过程。因为财务报销信息化平台跟每位员工都息息相关，所以企业各级员工都要重视平台的应用，员工培训需要全员参与进来。培训工作可以由财务人员完成也可以由平台顾问完成，需要详细讲解各项费用如何填写、如何发起、如何查看，系统内设置的每个字段的意义，每一个菜单的用途等一系列问题。也可以对每项费用的报销制作详细的流程图说明，在企业内部公开，方便企业每位员工学习使用。

（六）优化更新

上线后，随着员工的使用和熟悉会发现一些问题，也可能会提出一些新的需求，这就要对信息化平台进行后续的优化。而且即使是企业信息化平台搭建后仍需重视制度建设，财务制度是信息化平台搭建的根基，信息化平台是财务制度更直观的体现。随着企业的发展变化可能之前固化下来的审批流程已经不能满足现在管理的需要，这就需要对财务制度和报账平台不断地进行更新，与时俱进。

综上所述，虽然在报销平台的搭建过程中主要是财务人员和平台设计人员之间在沟通交流，但这中间的每个步骤都需要公司领导的支持与协助，需要领导的高度重视，只有领导重视了信息化平台能才在企业内部顺利推行并更好地服务于企业。

四、财务报销信息化的问题及建议

当然，凡事有利必有弊。财务报销信息化在极大地提高了工作效率的同时，也存在其弊端。主要有以下两个方面：

（一）提供信息的相对不完整性

每个人的需求不同，侧重点也不同，所以可能定制的电子报账单并不能完全提供每个审批人想要的信息，一部分信息的缺失可能会导致审批的不完整性。因此在开发报账单时应广泛征求各级领导的意见建议，尽量将信息设置完整，以保证审批质量。

（二）增大了审批风险

因为电子流程审批过程中原始凭证不再流转，审批领导不再能看到原始发票的实物。原始凭证与审批流程脱节，可能使领导的审批判断不再那么直观，这样就增大了领导的审批风险。这种情况下，可以在领导审批前加一个初核环节对报账单的填写内容及原始发票进行审核，有效降低后续领导的审批风险。

时代的发展要求财务人员要不断地学习新知识、掌握新方法，也要求企业要不断地更新变革，采用新的管理模式、使用新的管理工具。财务报销信息化平台虽然有其自身的缺陷，但其仍以不可阻挡之势植根于各个企业。相信财务信息化在提供高效、便捷服务的同时一定能促进企业更快更好地发展。