信息化条件下的开滦档案编研工作

一、开滦档案编研的现状及特点

开滦档案编研工作始于上世纪五、六十年代，八十年代逐步规范化。主要包括开滦档案史料的开发，完成上级领导交办的各项任务，常规业务有《开滦年鉴》、《开滦史鉴》和党史资料征编等工作。据不完全统计，从上世纪八十年代至今，开滦推出的编研成果累计超过2100万字，成果类别包括：志书、年鉴、汇编、纪实性文学作品等，内容涵盖党史、工运、生产经营、改革发展、安全生产、企业文化等方面，较好地发挥了资治、教化、存史的作用。

2004年开滦集团公司机关实现办公自动化后，开滦档案编研工作开始运用数字化技术手段。通过局域网办公系统传递收发资料，实现了资源网络共享。同时，利用局域网档案管理平台查询馆藏档案资料，通过互联网搜索工具查询所需信息，并直接下载使用。数字化手段的应用，大大缩短了编研成果时限，提高了工作效率。2004至2014年，开滦档案馆累计完成了1380多万文字量的编研任务，在开滦档案馆全部编研成果中所占比例超过60%。

与传统的档案编研手段相比，信息化条件下的档案编研呈现出以下优势和特点：

（一）手段更加便捷。以《开滦煤矿志》为例，1986年编纂工作开始启动，1998年完成1-5卷分卷编修出版。当时的资料搜集、文稿编辑大多是手工抄录或油印，不仅速度慢，而且劳动强度大，编纂任务完成后留存下数万页的手稿。2008年，开滦档案馆开始续修《开滦煤矿志》，续志的各个工作环节全部运用先进的多媒体手段，使用计算机对文稿统一录入，编辑时可以随意复制，随意排版，计算机的拼写语法、图表插入编辑等功能，使许多传统手工操作无法实施的操作快速得到处理，成稿电子文档也很好保存，充分体现了现代化手段的便捷优势。

（二）选材更加系统准确。开滦档案数字化管理平台投入使用之前，查询开滦档案资料需要经过检索目录、原卷借阅等程序，手续繁琐耗时。要想掌握某个专题的档案资料，需要翻阅数十本纸质档案目录，搜集到一起需要耗费相当多的时间和精力。2007年后，随着开滦综合档案信息管理平台的投入使用，开滦馆藏档案资料逐步实现网上查询和局域资源共享。使用者坐在电脑前，键入检索关键词，会搜索到全部相关档案案卷条目，由此可以系统了解某一专题的馆藏情况，更好地确定选材范围和选材内容。

2008年，在编写《开滦130年人物纪事》一书时，笔者利用当时的扫描数据库资料，很快查询到胡华、金达、那森・爱德等人的案卷线索，又通过美国哈佛大学图书馆网站、香港某铁路网页，查询到金达去世时间、那森・爱德离职后情况、胡华开滦任职前的情况等信息，并确认了修筑中国第一条准轨铁路的某些细节，充实了文稿内容。

系统准确利用档案选材在清史项目实施过程中再次得到验证。2012年，开滦档案馆承担了国家清史项目《开滦煤矿档案史料》的编纂任务。项目组利用综合档案信息管理平台，很快检索并筛选出数万页断限内的专题档案资料。在打印录入过程中，档案管理平台的原文缩放功能使许多模糊不清的档案原稿变得易于识别，提高了材料的准确性。

（三）资料利用更加高效安全。通过档案信息管理平台，可以在授权范围内同时看到需要的内容，这就解决了传统方法多人不能同时阅看这一难题。开滦馆藏4万余卷档案中，许多档案原件已过百年。这些当属“文物级”的历史资料，已经不起人们的反复折腾。如果频繁调阅原件，势必会影响到这些珍贵历史资料的长久保存。使用档案平台直接阅读扫描件，或下载打印后使用，不仅更加容易识别，还有效防止了珍贵档案的残缺遗失等现象的发生，档案利用变得更加安全可靠。

（四）受众更加广泛。开滦档案馆充分利用网络受众面广、信息量大等优势，将编研成果以信息、电子书等方式上传，扩大了阅读范围和影响力。2014年，《开滦史鉴》PDF电子书正式上线，走出了网上办刊的关键一步。

二、信息化档案编研面临的新问题

（一）编研成果的数字化应用有待提高。开滦的编研成果主要以纸质成果为主，多媒体方式（光盘、电子书等）的推广力度不大。利用网络等方式对外成果等手段尚处在尝试阶段，有待进一步规范和完善。

（二）深层次系统开发的功能不够完善。由于人员素质、软件设计等原因，档案管理平台的功能还未能充分发挥出来，资源共享还只局限于各个区片，编研素材仍以馆藏资料为主，对档案资料的挖掘深度不够，档案信息平台的功能有待拓展延伸。

（三）队伍素质及档案利用开发意识有待提高。开滦编研工作仍处于“独立编研”状态，互相之间缺乏互动协作，“重管理，轻利用”的形象普遍存在，在档案编研方面投入的时间和精力不足。

三、几点建议

（一）利用信息化技术，整合资源，推进开滦档案数字化建设，为档案编研提供技术支撑和保证。目前，开滦直属区域及下属26家基层单位已搭建起档案综合信息平台，档案材料的筛选更加便捷。因此，开滦档案馆及下属档案科室应当充分利用现代信息技术，做好档案编研资料的内容筛选，并在此基础上，确定实际可行的档案选题。按层次开发，由浅入深逐步实施。

（二）将现代信息技术与开滦档案编研的传统优势相结合，为企业的改革发展提供重要参考。发挥开滦档案编研的传统优势，运用现代化手段对相关档案资料和数据进行加工整理。

（三）互动协作，提高编研人员素质和成果质量。进一步增强编研业务方面的互动、合作，加强编研工作人员的电子文稿编辑、OCR文稿识别转换加工和信息网络技术应用等能力的培训，提高档案编研人员的综合素质。

（作者单位：开滦集团公司档案馆）