公共管理背景下对档案管理实践的再思考

一、公共管理：现代管理的主导理念

公共管理(Public Management)是以政府为核心的公共部门，在整合社会各种力量的基础上，广泛运用政治、经济、管理、法律等手段，强化政府的治理能力，提高政府管理效能和公共服务品质，有效增加并公平分配社会公共利益和公共产品的管理活动。它由20世纪70--80年代的新公共管理运动所引发和推动，并伴随着波及全球的政府改革运动而稳步推进，以其对传统公共行政批判性继承、拓展、接替和超越的态势，在理论与实践上塑造、规制和导引着现代公共事务的管理方向和运作方式。

公共管理运动表现出探求“去官僚制”的社会治理模式的整体特点和共同努力，其深刻内涵和重要理念在于利益取向的公共性、公平性、管理的公共参与性、管理本质的服务性、管理结果的绩效性，以及政府与社会的合作共治性，反映了由权威型政府向治理型政府转变的深刻变化。对于20世纪80年代初兴起于新西兰的新公共管理运动，作为政府的改革实践，在短短20余年的时间里得到了英、美、墨西哥、香港、拉丁美洲等国家和地区的广泛响应，形成了“不同版本”的新公共管理(运动)。“作为传统公共行政模式的替代物，‘新公共管理’实践模式是公共部门管理特别是政府管理中出现的一次重大突破或一次深刻的变化。用澳大利亚学者约翰・哈里森的话来说，它体现了公共管理方式的根本性、方向性的调整。”①因而被视为“公共行政实践活动的最新范式”。国外学者梅戈特把公共管理看作是公共行政管理传统(Public Administration Tradition)、公共事务传统(Public Af fair Tradition)和政策分析传统(Pohcy Analysis Tradition)之后的第四次浪潮。我国行政学者陈振明则将之视为继传统的公共行政和政策分析之后的“第三种”途径或范式。

“公共管理是否高效运作一直是判断一个公共管理体系是否优良的标准，也是判断政府是否负责任的一个尺度。”20世纪80年代中后期以来，随着我国改革开放的深入和社会各项事业的进步，学习和借鉴公共管理改革的经验，从理念、体制到方式等进行深刻的改革，成为我国行政管理学、经济学、社会学等学科领域众多学者关注的课题和理论取向，显示出强大的理论活力。近年来也逐渐波及档案学领域。

二、公共管理的特定对象与公共管理的践行者：档案管理在公共管理中的双重角色

1　作为公共管理特定对象的档案管理――公共信息

信息是人类社会存续和发展的重要战略性资源。公共管理活动中，管理主体必然依赖并利用信息来开展活动。公共信息是公共主体行为选择和相互交往的前提，是政府和公民进行公共事务处理和实现公共利益的基本条件。“公共信息是一种资源，公共主体只有在对公共信息享有和利用的基础上才能够有效实施和参与公共管理，实现自身利益和公共利益。”在信息时代，公共管理对公共信息的依赖性明显增强，“公共信息力成为一个国家综合竞争力的重要组成部分”。因此，公共管理主体为了更好地利用公共信息资源，必须重视公共信息资源的管理。公共信息资源管理既是政府公共管理的基础工作，也是公共管理的重要内容和特定对象。在当代公共管理研究的专著和教材中，许多学者都已将公共信息管理作为公共管理的一项重要内容加以描述和探讨。

档案是重要的信息资源，“是构成国家信息资源的基本要素和组成部分”。在公共管理体系中，凡属公共活动主体(包括政府、社会组织和企业)在公共管理活动中收集、传递、整理和的各种信息都是公共信息。由此而论，除私人拥有和管理的档案信息外，档案信息资源具有明显的公共性，是公共管理不可忽略的管理对象或者说管理客体。国外学者卡尔森和欧佛门在论及公共信息管理时，明确地将档案管理纳入其中。

2　作为公共管理践行者的档案管理――提供公共信息服务

公共信息资源是社会公共生活得以有效运行，公共生活质量得以不断改善的战略性资源。作为一种社会公共资源，它具有公共性、服务性和共享性的特征，是公共产品的组成部分。对公共信息资源的生产、传播、供给是各类公共管理主体，特别是政府管理的主要职能之一。

政府是国家信息资源的最大拥有者，也是最大的生产者、使用者和者。“政府信息资源约占社会信息资源总量的80％”。政府信息资源管理的总目标是“对所有政府信息资源进行科学管理和合理开发，实现政府信息资源的有效利用，以推动政府的正常运转、经济的良性运行和社会的健康发展。”作为社会利益的调节者、资源的有效配置者和公平分配者，政府部门能否公平、公正、有效地提供信息产品和服务给公众，以及信息产品和服务提供的范围和程度，直接关涉政府信息资源管理目标的实现，更关涉公共管理目标的实现。有学者提出公共信息服务“乃是当今信息社会政府应该提供的最为重要的一项公共服务”。“在信息社会，公共信息资源的生产和供给作为政府管理的主要职能，在政府职能体系里处于更为重要的地位。”

档案信息资源管理既是公共管理的特定对象，也是践行公共管理的特定领域，是主体与客体的统一。档案管理部门承担着公共信息资源的管理和提供信息服务的职责，各级档案行政管理部门和各类档案实体管理部门(档案馆、档案室)都是公共管理体系内的管理主体，有责任和义务参与公共管理活动，分担履行公共管理职能，在新的社会舞台和环境中开展自己的活动。

三、国家模式向社会模式的转变：档案管理融入公共管理的社会基础

档案与文字的产生未必是国家、阶级出现的产物，但档案的有意识保存与管理和国家、阶级有着必然的联系。档案既是管理国家事务，表达统治意志的工具，同时更是统治者统治地位的武器和位置权力的象征，是国家的“胸甲和灵魂”，是“君主的心脏、安慰和珍宝”。档案的产生、保管和使用都与国家权力的维系与行使相联系。1794年世界上第一部专门的档案法一法兰西穑月七日档案法，确立了档案向公民开放的原则。“它改变了档案馆的性质，使档案馆从旧制度下的机密机构，变成了社会全体公民的利益和权力服务的公开机构，开创了档案利用的崭新时代”，因而被誉为“档案的人权宣言”。但无论在资产阶级统治者、档案管理者，还是在普通民众心目中，档案是“法国资产阶级国家的公共财富”的思维方式和国家统治工具的价值观念并未彻底改变。正如T，库克在第十三届国际档案大会的报告中所指出的：“从荷兰学者所处时代到詹金逊、卢萨诺瓦时代，直到美国注重政府文件管理的时代，档案视野在传统上是由一个国家建立的，为这个国家服务，作为该国统治结构和机构

文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法地位”。20世纪后期，公众对档案的认识发生了根本的变化。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权利，而且更多地还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。社会的诸多变化推动了档案管理从传统的“国家范例”向更新的“社会范例”转变，“上述国家(指美国、德国和加拿大)中不同的‘社会观’已导致人们开始探讨档案理论与方法的新概念，这表明档案理论的思想基础发生了另一个根本变化――从一个国家的理论发展到全社会的理论”。加拿大档案学者另一学者安・威尔逊也认为档案更应注重“管理文件”而不是“政府文件”。

20世纪80年代以后，在经济体制和政治体制改革不断推进、信息技术飞速发展和普遍运用、经济全球化和市场一体化、社会组织的培育和公共领域的发展等多种社会因素的推动下，我国社会步入全面的、整体性社会转型期。转变政府职能，形成“小政府，大社会”的社会治理格局成为社会发展的主导趋势之一。在此社会宏观背景下，作为国家事业组成部分的档案事业也在逐步向社会拓宽，档案管理的社会观念得到增强。冯惠玲教授在《论档案馆的“亲民”战略》一文中不仅指出档案馆要从“国家档案观”转变为“社会档案观”，而且进一步指出“社会档案观”将公共档案馆带人一个更为广阔的、丰富多彩的社会活动天地，要求兼顾社会、国家、家庭、个人四个层次，这对中国档案工作者来说是一个重要的观念拓展。

档案管理由国家模式向社会模式的转变，为档案管理融入公共管理提供了社会基础和发展方向选择。库克在另一文章中也间接地表达了这一看法：“(档案管理)在过去的那个世纪发生了一次集体性转移，即从以国家为基础的司法――行政档案话语转向以更广的公共政策和公共利用为基础的社会――文化档案话语”。

四、理论与实践的互动：档案界向公共管理迈进的思考

“档案理论是根据一个时代、地域或个性的职能发生变化，这种职能一旦被认识，就会成为专业发展的动力。”社会转型的深化、治理型政府的推进、和谐社会建设与关注民生政策的导引，都在推动着新时期档案管理职能的转变，需要我们做出积极的回应。

1　在档案研究中引进和强化公共管理概念

科学的发展一方面源于学术共同体认识的提高和深化，另一方面也源于理论视野的转变。“科学中的观察是‘理论负载的’”。人们对于客体的认识不是对客体的直接反射，而是经过主体依据自身既有的认识尺度和认识图式(如概念、理论、例证、储存的心象和可参考的图形等)对客体进行判定的过程，从已有知识出发去探究未知的事物或事物未知的方面。“观察主体的理论抽象取决于主体的理论结构。在现代科学中要把握观察客体的本质规律，就必须在观察中始终发挥主动性。”在科学研究中能不断开阔研究视野，既从自身的角度出发，又能旁及其他，就能更深入地推进对相关对象的理解，发现和揭示那些仅仅从单一的学科角度出发所无法发现的东西，同时通过学科视域的转换和扩展，我们还能够获得更多的研究资源，这是在当今科学研究中倡导跨学科研究或多学科融合的意义所在。

20世纪80年代以来，档案研究发生了一次质的跃迁，即由传统的史学学科向信息资源管理学科的转变。它提高了我们对文件和档案作为国家信息资源的基本要素和重要成分的认识，从“资源”而不是“资料”的角度来看待档案、档案管理现象。但信息资源管理体现的是一种“内向管理”，其核心是强调运用技术方法和手段确保国家或社会组织的信息资源处于可用的有序状态，以及信息系统的构建。信息资源也注重提供信息为社会服务，但其强调的重心在于如何“开发”的问题上，而不是强调以一个什么样姿态去服务一个什么样的社会。

与信息资源管理相比，公共管理更体现出一种“外向管理”的性格，强调“公共性”，以实现由公共行政的内部取向向外部取向的转变，从而达到政府与社会对公共事务管理的合作与“善治”。公共管理理念(论)对档案研究的启发主要在于以积极参与的精神，将档案管理融入到社会管理之中，密合与社会的互动。以此来观照档案研究，我们是否能解释一些更为深刻的档案现象，提出一些新的观点。比如，在理论上回应和揭示档案管理“社会模式”的建立“是通过基于利用模式的方法来证明的，还是通过直接研究社会和其机构来证明的，或通过某些其他手段来确定的”；或者我们能否突破档案工作是一项“服务性工作”的传统认识，确立其“基础性的社会管理工作”的性质等等，有待我们共同去思考。

2　实施积极的档案政策

公共管理既是一个理论学派，有自身的理论取向和价值关怀；同时也是一种实践活动，有自身的行动特点和行动要求。与公共管理有着双重关系的档案工作领域和部门，在管理行动中必然要与公共管理协调互动，体现出公共管理的核心管理理念和管理风格。如管理利益取向的公共性、公平性，把国家、组织、个人都包容在管理和公共服务之内；管理主体的公共参与性，打破政府独家提供公共信息服务的单一格局，政府之外的公共组织、私人组织以及公民共同参与管理，分担责任；管理本质的服务性，为公民、为国家、为社会服务，并把效率、效益、有效“3Es”作为衡量自身服务水平的内在评价尺度，为实现公共利益的目标和履行公民赋予的使命创造条件；管理结果的绩效性，引入目标管理、绩效评估、成本核算等企业管理方法，注重结果和产出；政府与社会的合作共治性，通过参与式民主的方式将政府服务与管理社会的权限下放给家庭、志愿者、民间组织等社会的基本单元，实现自我服务、自我管理，达到政府与公民社会的有效合作。

群体的行动需要政策或制度来引导和推动，对于信息资源管理而言，“作为一种普遍的人类活动，主要是在三个层面上展开的：在社会组织的微观层面，信息资源管理活动主要体现为一种过程管理；在社会组织体系的中观层面，信息资源管理活动主要体现为一种网络管理；在国家政府的宏观层面，信息资源管理活动主要体现为一种政策法规引导的调控管理。”围绕公共管理的核心理念，档案领域要从宏观层次采取积极的档案政策，进一步转变档案机构的职能与角色，拓展档案工作领域，创新服务机制，加强档案信息资源的组织体系和公共资源建设，深化档案部门的“社会关怀”，是档案部门的明智选择和实现与公共管理接轨的具体举措。

20世纪末以来，我国档案界对公共档案馆理论、档案馆公共服务机制创新、档案工作领域的拓展、档案中介与服务机构的创设、档案信息开放、家庭与社区档案管理、档案管理体制改革等等理论与实践等方面多有探索，并取得了一定的成效和经验，一方面反映出社会转型过程中，档案领域存在着管理模式的转变，档案部门也在采取积极的行动，努力适应社会变革，改变国家模式，建立社会模式；另一方面，从这些探索来看，也体现出与公共管理的对接趋势。

我国的社会转型仍处于进程之中，社会还未进入“常态”期，政府治理、档案管理领域“小政府、大社会”的结构性趋势还未充分显现，问题很多、变化很快。公共管理理论未必就是一本“如来真经”，能解决我们所有的问题，改变我们的命运；但就其产生的时代背景及其档案领域在国家和社会管理中的地位来看，它仍不失为一剂“良药”，有利于推动档案管理由与信息资源管理相连的“内向管理”向信息资源与社会相连的“外向管理”转变，扩大我们的视野，增强档案领域的社会适应性和社会活力。