中小汽车企业经销商电子商务管理系统的设计

摘要:本文研究的对象是基于中小汽车企业的经销商电子商务管理系统。针对中小型汽车制造企业现有的销售中存在的诸多问题,经过反复的调研实践,通过切实合理的销售流程分析,为中小型汽车制造企业的经销商设计并开发了经销商管理系统。该系统主要完善并改进了汽车销售中的内部管理,旨在提高销售过程中的经销商内部业务管理水平的能力,在中小型汽车制造企业和经销商之间构建一个有效的共同渠道,打破了企业与经销商之间信息交互的屏障,提高企业的效率,促进销售的增长,增强中小汽车企业的市场竞争能力。

Abstract:The object of this paper is the e-commerce business management sysems designed for small and medium auto enterprise, scine there are many problems for small and medium sized enterprises in the sale of automotive, with repeated research practice, and reasonable analysis on the sales process, we designed and developed dealer management system for small and medium car manufacturers. The system mainly improved automobile internal management,and build an effective channel betweenthe car manufacturers and distributours, breaking up the barriers of information exchange between companies and distributors, and improving the efficiency of enterprises and into the sales growth, enhancing the market competitiveness of small and medium car enterprises.

关键词:渠道;共享;订单;数据库

Key words:channel;share;order;database

中图分类号:TP3 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)23-0148-02

1经销商业务需求分析

目前我国的中小型汽车企业已经基本建立起遍布全国的销售体系,为销售提供了稳定的渠道。然而,整个渠道的沟通依然以传统的媒体,如电话,传真等,通讯为主。这种传统信息交流手段导致的信息流通不畅,造成了很多的问题,主要包括以下方面:①很多汽车经销商以及供应商(制造厂)的销售业务管理仍旧是采用人工化的管理方式,存在管理不规范、管理水平低下以及出错率高等问题。②信息化程度低,信息处理困难、数据共享不方便由于各种条件限制,大部分汽车制造厂和经销商之间很难建立起信息化管理体系,现时大部分工作都是手工作业方式,尽管可以应付现在的工作,但随着经销商的不断增加和企业对经销商销售信息共享的要求提高,已有些力不从心了,并且显现出人员众多、效率不高、信息处理困难等不足。比如要查询某经销商在某个时间购买某种车型的价格信息,要花很多时间去翻找许多以前的单据。③不同企业之间的管理方式差异较大,管理水平参差不齐。由于制造企业没有为经销商提供统一的管理规范,各经销商只能按自身条件或参照其他经销商的管理方式来进行业务管理。有的采用4s店管理,有的就纯粹是家庭作坊式管理。因此,建立新系统的前提是要为汽车制造厂和经销商提供统一的销售管理规范。④经销商与制造企业之间的信息沟通不通畅。很多中小汽车制造企业与他们的销售中心之间的联系方式落后,主要靠电话和传真。当经销商想向企业订购车辆时,只能通过传真方式或电话进行沟通,发错车辆的情况时有发生,并且经销商无法知道所申请的车辆目前的处理状况,还存在与经销商无法共享或共享不及时的情况。基于上述问题,本文为中小型汽车制造企业的经销商设计并开发了一套经销商管理系统,旨在提高销售过程中的经销商内部业务管理水平的能力,完善并改进汽车销售中的内部管理,并在中小型汽车制造企业和经销商之间构建一个有效的共同渠道,打破企业与经销商之间信息交互的屏障,提高企业的效率,促进销售的增长,从而增强中小汽车企业的市场竞争能力。

2系统功能需求

基于中小汽车企业的经销商电子商务管理系统,也称为经销商管理系统,是架构在电子商务平台之上的一个用于库存、销售等管理功能的系统,它和设计、制造等多个系统一起构成网络化制造平台,经销商管理系统和其他各个系统存在数据接口。通过数据进行本系统和平台之间的交互。经销商管理系统主要针对车辆完成在电子商务平台上的订单管理、库存管理,销售管理以及数据传送等功能。

2.1 经销商管理系统的总体设计经销商管理系统包含四大功能,分别是订单管理、库存管理、销售管理和数据传送管理。其中订单管理又分为制定订单、发送订单和接收订单状态三个子功能,库存管理包含车辆入库、车辆出库两个子功能,销售管理包含车辆销售、客户信息处理两个子功能,数据传送包含发送库存和销售信息、接收车辆信息两个子功能。系统总体功能结构分布图如下:

2.2 系统主要功能模块设计在系统的处理逻辑上,流程分为七个模块:订单制定管理、订单获取管理、库存发车管理、库存入库管理、销售信息查询、销售信息统计、数据传送管理等。

2.2.1 订单制定管理该流程是用户有购买车辆的需求后向经销商提出意向,由经销商向供应商下订单的过程,其中,经销商向供应商下订单并不是直接和供应商交互,而是通过电子商务平台即时转发给供应商而完成的交互过程。经销商向供应商下订单也可能是因为经销商自己的意向,比如某种型号车辆销售走势好等原因。经销商首先查看供应商是否有想要配置的车型,如果有则从数据库中提出该车型完成订单的制定,否则要自行填写汽车的配置完成订单。之后用户要将订单存入数据库,如果操作成功则提示用户,否则该操作将被记入失败日志,最后经销商向供应商发送订单如发送成功则完成整个操作,否则重新发送或终止该操作。

2.2.2 订单获取管理本流程的获取的订单状态是实时的,即供应商处理后会立即收到,而不是间隔一个周期后后收到的一个特殊流程。供应商返回订单状态后,检查接收订单的状态。

2.2.3 库存发车管理经销商收到客户购买请求后,双方需要首先确认车辆的配置,这个步骤尤其是通过下订单而得到车辆的情况下需要仔细确认,如果经销商和客户两方意见一致则进行车辆出库处理,否则结束该操作。车辆出库处理主要表现为更新车辆在数据库中的状态,经销商通过系统进行车辆出库处理后并更新在数据库中的状态,操作成功后系统提示用户操作成功,否则将该操作记入车辆出库失败日志,终止该操作。

2.2.4 库存入库管理经销商收到送车公司送到的车辆后需要检查车辆是否完好,这一步是避免车辆因为途中受损而造成双方分歧的必要措施,如果车辆受损则拒绝接收。否则则检查车辆的配置是否和订单需求的一致,如果一致则进行车辆入库处理,将购买车辆的确认信息存入数据库,如果操作成功则提示用户,否则记入保存车辆入库失败日志。如果用户收到的车辆配置与订单有所出入或者很大不同,用户则进行配置差异处理,如与供应商协商解决,比如折价或者返还等。

2.2.5 销售信息处理客户收到车辆并对车辆的质量确认后供应商即可进行车辆的销售处理,销售处理主要表现为将车辆的销售信息,比如销售日期、销售价格、折扣等各种销售时才能确定的数据存入数据库、并对车辆的销售状态进行同步更新、可以方便、实时的查询销售信息、可以轻松的统计销售信息。销售信息统计是所有企业最为关注的一个功能,统计信息可以作为企业决策销售策略和发展的重要依据,因为每个系统都少不了统计功能,本系统中,销售信息统计包含两个方面数据的统计,一个是销售数据的统计,另一个是客户信息的统计,两个方面数据的统计可以从多个方面分析和发现产品销售的走势情况。统计的方式可以各种各样,任凭系统用户任意组台。如果销售信息操作成功则提用户,否则将该操作保存在车辆销售处理失败日志中。如果车辆质量有问题则不进行销售处理。销售处理只需要在经铺商本地系统处理即可,不需要实时上报给供应商(制造厂),根据销售业务需求,销售业务不需要实时性太强,只需要一个周期比如一个月上报一次即可,但有的业务却是实时性很强的业务,比如订单,因为订单指定后需要立即投入生产,因此,销售信息处理流程不需要本地系统和协同电子商务平台同时运行,这就体现了本系统的一大优势,即使此时不能上网,也照样能够进行正常的销售处理。

2.2.6 客户信息处理客户信息处理流程主要表现为保存所有客户的信息、可以方面查询已经保存的客户信息、可以根据各种方式轻松的统计客户信息。保存客户信息是将客户的姓名、住址、联系方式等客户相关的信息保存进数据库。客户信息查询是可以实时的查询某个客户及其购车的详细信息,客户信息统计的目的是希望总结出客户购买取向,为决策销售策略做出有益的参考。如果客户信息操作成功则提示用户操作成功完成,否则将该操作记入操作失败日志并终止操作。

2.2.7 数据传送管理经销商的数据要周期性的上传,或者用户请求将数据即时上传到服务器端。首先查询库存的车辆,根据查询结果将库存车辆数据打包。然后查询已销售车辆数据,根据查询结果将销售数据打包。还可以要查询客户信息,根据查询结果将客户数据打包。最后将所有数据打包到一个临时缓存区,并向服务器端上传,在上述过程中,如果某项查询失败,则进行重新查询;如何数打包失败则中止该项操作。用户需要供应商方面的数据就需要从服务器(协同电子商务平台)端下载数据,当用户有下载数据的需求后要提交下载数据的类型、数据产生的时间范围,再发送下载数据的请求,服务器端如果正常返回数据结果则保存在客户端的数据库中,如果返回失败则记录下载数据失败日志,并重新下载,再次发出下载数据请求。如果数据成功保存在客户端数据库中,则提示用户并完成该操作,否则将该操作记入下载数据失败日志。

3结论

电子商务的出现和发展是经济全球化与网络技术创新的结果,它改变了企业运行中原有的商流、物流、信息流和资金流的交互方式与实现手段,充分优化了资源利用,提高了企业运行效率,降低了成本和提高了服务质量。在快速发展的电子商务的支持和带动下,对企业的经销商管理提出了更高的要求。本文就在电子商务环境下实现经销商管理一体化、实时性、信息共享和交流的问题进行了系统的分析,根据企业的实际业务流程和对信息化管理的需求完成了企业需求分析,较好的解决了企业的销售管理瓶颈问题。具体表现在以下几个方面:①系统贴近企业的真正需求,并且比较有代表性,对于中小型制造业具有实用性,对实施电子商务也有重要意义。②系统在满足了经销商的基本业务管理需要的同时,也关注核心企业。经销商管理系统就是站在经销商的角度进行的业务功能设计,这样对于信息化基础差的经销商可以进行基本的业务管理和企业进行快捷信息交互,同时不需要昂贵的投资。③在经销商和企业问建立了方便有效的信息渠道。通过经销商管理系统,经销商能够进行在线订单提交,并且能够在提交后随时进行订单执行状态跟踪:企业也可以及时准确获得经销商的订单,加快了信息的流转速度。企业能够随时掌握经销商的销售和库存情况,避免了长鞭效应,为销售、生产和市场决策提供了更加快捷、准确的依据。

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