高校基金会基金档案管理工作经验分析

【摘要】高校基金会最初出现在美国这类发达国家，并且在发达国家的高等教育发展过程当中发挥着比较重要的作用。早在1890年，耶鲁大学就成立了高校基金会，之后美国的其他著名大学也相继建立属于自己的基金会。而我国在不断发展高等教育事业的背景之下，也开始意识到高校基金会在高校发展过程中的重要意义和作用。高校基金会确实可以为高校缓解办学经费紧张现象起到很好的作用。本文就将针对高校基金会档案管理工作的重要性进行简单分析，并且结合我国高校基金会基金档案现状展开探讨，探究我国高校基金会基金档案的管理模式，以期为相关的档案管理工作者提供理论借鉴与实际参考。

【关键词】高校基金会；基金档案；管理；模式

伴随着我国高等教育的不断发展，我国高等院校的数量不断增加，与此同时高校的办学规模也在不断扩大。在这样的背景之下，沉重的办学经费会使得高校承担较多的经济负担，长此以往，高等教育的需求与财政供给之间势必存在较大的矛盾。资金不到位很容易造成我国高校发展速度降低，高校发展水平止步不前。所以，在这样的背景之下，许多高校都开始重视高校基金会在高校发展过程中的重要作用，甚至希望通过成立基金会以募捐的形式，弥补高校发展过程中经费不足的弊端。然而伴随着高校基金会的成立，也势必会出现高校基金档案。这些档案不同于传统的档案内容，其本身有着重要的价值和独特的意义，且应该被高校高度重视，这样才能凸显高校基金档案的作用，为高校基金会的建立与发展奠定基础。

一、高校基金会基金档案管理的必要性

高校基金会的建立，对于缓解高校的办学压力，减轻高校的经济负担具有非常中药的作用。

（一）高校基金会属于高校的非营利性组织，所以，在日常的发展过程当中，势必会出现许多和高校发展相关联的信息和材料。此时，如果可以有效针对这些有价值的材料进行保存，势必会为高校的发展保留下重要的信息。

（二）高校基金会往往会受到政府的高度关注，同时也是第三方机构对其进行评估的重要参考。基金会本身的档案是极其具有参考价值的，因此做好对高校基金会基金档案的有效管理，可以帮助高校在之后的社会评估以及第三方评估过程中获得较高的地位，为其之后的不断进步和发展奠定坚实的基础。

（三）高校基金会当中的所有基金应该都是来自于捐赠，所以，无论是个体捐赠者还是集体捐赠者，都有权对之间所捐赠的项目或者高校中，实际的资金运用情况进行了解。故而，这些档案将会成为高校基金会捐赠者获取相关信息的重要凭证。所以，针对这些档案进行科学保存和有效整理，可以切实为捐赠者及时反映项目的实施以及资金的应用情况。

（四）高校基金会作为高校的公益性组织，其本身并非营利性组织。所以，当捐赠者对其进行捐赠之后，全社会都有义务对这些捐赠资金进行监督。监督的过程需要满足透明化、公平化的原则。所以，高校基金会的基金档案中包含了每一笔资金的来源以及具体的用作情况，将成为非常有效且非常具有价值的材料，对于帮助高校基金会提升公开透明性，满足社会的监督要求，具有重要意义。

二、未来我国高校基金会基金档案管理的模式和对策

（一）分散档案管理模式

当前我国在高校基金会的基金档案管理方面，已经开始初步探索，希望通过选择适合自身特点的档案管理模式，从而对高校基金会的基金档案进行科学管理。分散式的档案管理模式是一种比较有效的尝试形式，其呈现出的特点主要包括以下几个方面。

第一，管理的权力实现了下放。所谓的管理权下放，就体现为基金档案的管理下放到各个基金档案的受益单位。这些单位需要按照各自的实际情况设立相应的基金档案管理中心。一般而言，高校的基金会会针对这些单位进行相关的要求和统计，但是实则在这样的要求和背景之下，各个受益单位并不需要想高校基金会进行基金档案的提交和管理。基金档案只需要在本单位保存即可，甚至还可以依据不同单位的不同情况，针对档案进行差异性的管理。

第二，这类档案管理模式的成本相对较小，这是因为基金档案通过分散管理，由各个单位自主对档案进行管理和保存，所以高校基金会本身不需要设置相关的部门，同时也不需要建立大型的档案管理中心。只需要依据高校的际情况，设置与自身切身利益相关的、规模较小的档案管理机构。并且，从高校基金会的档案管理工作流程方面来看，高校基金会不再需要制定相应的管理制度，同时还不需要针对基金档案进行实体化管理。既简化了工作步骤，也节约了管理成本，非常符合高校基金会的发展方向和目标。

（二）集中档案管理模式

除了分散式的档案管理模式之外，集中式的档案管理模式也是针对高校基金会基金档案管理的重要做法。通过归纳可以看出集中式档案管理模式具有以下特点。

第一，档案管理的权力实现了集中。高校基金会通过建立大型的、统一的档案管理中心，可以有效将各个受益单位上交的档案进行统一管理，针对高校基金档案的工作方向进行明确。同时还可以制定出统一的档案制度，为高校开展信息档案的利用以及相应的指导工作提供理论参考。

第二，档案管理更加系统化。高校基金会实行集中档案管理模式，可以针对高校的基金档案进行统一化管理。全校的基金档案都可以集中到同一个管理中心，这样高校针对基金档案的管理水平也会有所提升，整个组织档案管理过程也会更加系统。避免了档案丢失的风险，同时也更为有效的保存了档案资源。

第三，这样的方式管理成本较大，这需要学校建立专门的档案管理实体，还需要聘请专业的档案管理人员，所以成本势必会有所提升。因此，这种模式比较适用于已经稳步发展的高校基金会，其可以更为有效的满足高校基金会的档案管理要求。

三、结束语

高校基金会的成立于发展，是有效缓解高校办学压力的关键性举措，同时也是未来我国高校不断扩展规模背景之下，必须要走的道路。所以，高校基金会应该格外重视基金档案的管理，这不仅是高校基金会开展工作的凭证，也将是非常有效和宝贵的材料。所以，未来各个高校都应该选择适合自身的基金档案管理模式，切实提升高校基金会基金档案的管理水平。

参考文献：

[1]许中华，陈艳，伍卓深.高校基金会基金档案管理模式探析[J].档案学研究，2013（6）：30-33

[2]陈艳，伍卓深.高校基金会档案的大数据工作框架构建[J].兰台世界，2016（11）

作者简介：

曾裕涵（1991.09-），女，汉族，湖南长沙人，硕士，研究实习员，湖南涉外经济学院，研究方向：档案管理。