评价档案管理述评

摘 要: 评价档案是高校管理工作的重要组成部分,是支撑新建本科院校教学评估的重要组成部分,是学院评价历史与现实工作的反映和记录。本文简述了评价档案管理的重要性,指出评价档案管理从政策上要建章立制,阐述了兼职档案人员做档案管理的一些体会。

关键词: 评价档案 管理 重要性 体会

评价档案是高校档案管理中的一项重要内容,是学院实施教育评价过程中形成的最原始的资料,是支撑新建本科院校教学评估的重要组成部分。评价档案作为本科教学评估的基础和依据,在教学评价中发挥了重要作用。提高评价档案管理意识,增强评价档案管理水平,是做好高校档案管理工作的基础。

一、评价档案管理的重要性

评价档案是在教育质量内部评价实践中积累的评价原始资料,它是评价历史的真凭实证,是评价历史的客观记录,是评价过程中形成的第一手最可靠的资料。评价档案是支撑新建本科院校本科教学评估的重要组成部分,评价档案的管理与评估有着密切的联系,评价档案的管理是为评估服务的,同时评估也是对评价档案管理的一种促进,二者相辅相成、相互促进。评价所涉及的内容渗透教育全过程,是对教育活动现实价值做出的判断,评价档案承载着大量的教育教学评价信息,它是研究和了解新建本科院校各部门建设与发展的重要依据,是促进各部门协调发展的动力,也是鞭策、激励和引导教学部门朝着高质量、高效益的目标迈进的武器。因此,管好评价档案很重要,它是评价工作有效性的体现。新建本科院校应以此为牵动,不断提高评价档案管理水平。

二、评价档案管理要建章立制

营造好的评价档案建档环境,要建章立制。评价是沈阳工程学院一项重要的工作,是建立健全教育质量监控体系中的一项重要内容。评价是提高教育质量的关键,评价形成的档案管理也显得尤为重要。评价指标的形成、评价结果、评价数据、评价过程的材料汇总等,这些原始数据都是部门、教师查阅的原始凭证。教育部要求的教学评估,其中就有关于教育评价的内容,评价档案的重要性显而易见。评价档案的收集、整理不是一朝一夕的事情,而是长时间慢慢积累的过程。建章立制能让兼职档案管理人员充分认识到评价档案管理的重要性和必要性,树立高度的责任感和档案意识,做好评价档案的收集、整理、保管和统计工作。因此,学院应建立《兼职档案部门管理办法》和《兼职档案员的权利与义务》等规章制度,从制度上约束兼职档案人员。如果依据国家《档案法》和教育部的《普通高等学校档案管理办法》,结合本院实际明确兼职档案管理人员的职责和任务,建立归档奖惩追究责任制度,能有效规范、监督和激励兼职档案人员的档案管理水平。

三、评价档案管理的一些体会

作为兼职档案管理人员,在管理档案的过程中感触颇深。评价的档案管理是琐碎的工作,也是很重要的工作。因兼职档案管理人员缺少专职人员的实践和工作经验,要管好档案,责任感尤为重要。下面是我兼职做档案管理的一些体会。

1.及时归档评价数据。

学院成立专门的机构对内评价,对外评估。每学期常规性的评价工作有学生评教、教师评学、绩效评价,以及省级以上的精品课、教学团队、专业带头人、教学名师等的申报。这些常规性的工作要在每学期初列一表格,按时间顺序及时做好收集、整理和归档。对于临时性的评价工作,要先建好档案盒,做好登记和统计,评价结束要及时归档,整理。每学期的评价工作通知、评价指标、评价结果通报、上报材料等都要及时归档、整理。

2.严守评价档案的保密制度。

评价工作不同于其他工作,有评价就要有结果。专家的评价意见是评价过程中形成的第一手最真实的资料,是以后查考的证据。专家打分数据不能公开,评价原始数据要密封,档案管理人员要认真执行保密制度。档案员要有职业道德精神,要维护安定团结,要对专家负责。凡要查阅评价档案的要请示部门领导,领导许可方可查阅原始数据;查阅档案者如需抄录或复印要经领导签字;档案柜平时要上锁,保证评价档案的机密;档案管理人员也不能随意透露评价信息,要守口如瓶,严格遵守评价档案管理的保密制度。

3.评价档案的管理要现代化、规范化和标准化。

随着评价工作的深入,评价档案的数量和内容日益增多。同时,评价档案的利用率也大大提高。教学部门申报项目需要查阅评价资料,复制评价原始资料的次数日益增多。教学部门对评价档案的快速、准确和便捷的需求日益迫切,这就要求兼职档案人员利用现代化的科技手段,提高评价档案管理技术的现代化,使评价档案管理达到最优化的效果。评价的档案主要有纸质档案和电子文档,纸质文件要分门别类归档,电子文件要按部门建文件夹,文件夹下设若干个小文件夹,按评价内容分类,按评价时间排序,按部门建档。评价档案管理是否规范、标准是方便查阅评价资料的基础。只有档案管理实现现代化、规范化和标准化,教学部门查阅原始数据时,才会快捷、方便。评价档案的现代化、规范化和标准化管理,能保证评价档案管理的质量,能提高评价档案的利用率,能保证评价档案的信息完整。

4.评价档案要按要求归档。

凡需归档的评价方面的文件材料,必须遵循评价工作文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,以便于保管和利用的原则进行系统整理,要尽量采用原始文件归档;收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循评价档案的自然形成规律,按归档范围收集;必须保证评价工作的文件材料收集的完整、准确、真实、系统。

5.领导重视是做好评价档案管理的保证。

评价档案管理是我院教育质量内部评价体系的一项外延内容。部门领导的重视程度决定评价档案管理水平的高低。领导重视,经常督促兼职档案管理人员归类各种评价材料,评价文件材料的收集、整理和归档就会及时,兼职档案管理人员就会经常的查遗补缺,增强档案管理意识,不断提高评价档案管理水平。

6.加强档案知识学习,提高档案管理水平。

学院应该积极开展兼职档案人员业务培训,努力提高兼职档案管理人员的素质。同时兼职档案管理人员也要增强学习的自觉性和紧迫感,利用业余时间学习档案管理相关知识,不断提高业务水平。用档案专业知识来提高档案管理工作效率,爱岗敬业,努力提高档案的管理水平。

综上所述,评价档案是高校管理工作的重要组成部分,是支撑新建本科院校教学评估的重要组成部分,是对学院评价历史与现实工作的反映和记录,对高校的持续和发展起着很大的作用。评价档案管理应以本科教学评估体系为指导,加强规范管理,按照本科教学评估的标准做好档案的管理工作。兼职档案管理人员在工作中也应不断提高评价档案管理意识,不断提高评价档案的管理水平。

参考文献:

[1]陈冰.高校档案工作与本科教学评估[J].广东医学院学报,2005,(6).

[2]李咏梅.高校评估与高校教学档案建设[J].档案与建设,2006,(7).